ATA DE REUNIÃO – Política de Representação Comercial, Contratos e Procedimentos Operacionais

Conteúdo criado em: 2026-08-24 15:01:52

Resumo Executivo

Objetivo: Alinhar diretrizes jurídicas, comerciais e operacionais para a formalização de contratos de representação comercial. Os principais pontos abordados foram a definição de zonas de atuação, regras de exclusividade, manutenção de carteira, comissionamento, política de descontos, fluxo de pedidos e a mitigação de riscos trabalhistas.

Principais tópicos:

1. Formalização Contratual: Substituição de acordos verbais por contratos escritos padrão, com anexos para zonas de atuação.
2. Estrutura Contratual: Definição de cláusulas de não exclusividade, política de comissionamento, manutenção de carteira, obrigação de resultado e vedação de representação concorrente.
3. Política Comercial: Estabelecimento de autonomia de desconto (2%), critérios de inatividade de clientes (prazo de 6-12 meses) e regras para comissionamento em vendas diretas da fábrica.
4. Forma de Contratação: Priorização de representantes como Pessoa Jurídica (PJ) com registro no CORE, com plano de transição para os atuais. MEI não é permitido para a atividade.
5. Procedimentos Operacionais: Padronização do fluxo de análise de pedidos, com prazos internos e legais, e implementação de assinatura digital via GOV.

Decisões estratégicas:

1. Avançar com um contrato escrito padrão, incluindo cláusulas de zona de atuação, não exclusividade, e referência à política comercial como anexo.
2. Implementar política de manutenção de carteira com registro de contatos em ferramenta específica; clientes inativos após período definido (6–12 meses) retornam ao funil.
3. Comissionamento será devido apenas após a quitação do pedido pelo cliente, vedando a cláusula del credere.
4. Autonomia de desconto de até 2% condicionada a requisitos de volume; acima disso, exige autorização expressa.
5. Vendas diretas da fábrica e de carteiras estratégicas não geram comissionamento ao representante.
6. Vedação contratual de representar empresas concorrentes do mesmo segmento.
7. Priorizar a contratação de PJ com CORE, com um plano de transição para os representantes atuais.
8. Adotar assinatura digital via GOV para a formalização dos contratos.

Tópicos Discutidos

1. Formalização e Estrutura Contratual:
2. Necessidade de formalização contratual para substituir acordos verbais, visando segurança jurídica e clareza.
3. Desenvolvimento de um contrato modelo com campos de qualificação e anexos (zonas, política comercial) para cerca de 15 representantes.
4. Cláusulas-chave: zona de atuação, não exclusividade, comissionamento, manutenção de carteira, obrigação de registro no CORE, obrigação de resultado, vedação de concorrência e compliance.
5. Natureza da Relação: Reforço de que a relação é regida por lei específica de representação, sem vínculo empregatício (sem 13º, férias, FGTS).
6. Delimitação de Zonas de Atuação e Exclusividade:
7. Definição de estados/regiões por representante para disciplinar o comissionamento. Bahia será dividida em três áreas; ajuste histórico entre Goiás e Brasília foi resolvido.
8. Decisão de adotar não exclusividade para permitir vendas por canais internos (vendedor interno, call center) na mesma zona sem comissionamento automático ao representante da região.
9. Manutenção de Carteira e Inatividade de Clientes:
10. Proposta de prazo de 6 a 12 meses sem contato, atendimento ou venda para um cliente ser considerado "inativo".
11. Vendas para clientes inativos podem ser comissionadas a outro representante ou canal interno.
12. Necessidade de registro obrigatório de contatos e vendas em ferramenta específica como prova de atendimento.
13. Forma de Contratação dos Representantes:
14. Preferência por Pessoa Jurídica (PJ) com registro no CORE para mitigar riscos trabalhistas.
15. MEI é incompatível com a atividade de representação comercial; sugerir alternativas como LTDA unipessoal.
16. Reconhecimento de barreiras práticas (custo, cultura) e proposta de um plano de transição gradual.
17. Política de Comissionamento:
18. Regra geral: comissão devida apenas quando o cliente efetua o pagamento (quitação do pedido).
19. Antecipação de comissão foi desaconselhada devido à complexidade de controle e passivo.
20. Cláusula del credere (transferir risco de inadimplência ao representante) é vedada por lei.
21. Bloqueio de comissão por inadimplência é permitido se previsto em contrato e devidamente documentado com relatórios.
22. Tabela de comissionamento variável (decrescente) conforme o desconto concedido será formalizada.
23. Política de Descontos e Autonomia:
24. Autonomia padrão de 2% de desconto para o representante, condicionada a um volume mínimo (parâmetro a ser definido: "meia carga" vs. quantidade/volume).
25. Descontos acima de 2% exigem autorização expressa da empresa, via sistema ou e-mail.
26. Discussão sobre a possibilidade de incluir cláusula de compensação na comissão por descontos concedidos sem autorização.
27. Obrigações de Resultado e Concorrência:
28. O contrato poderá prever "obrigação de resultado" contextualizada por região, com possibilidade de rescisão por justa causa em caso de descumprimento, sem impor metas físicas uniformes.
29. Vedação expressa de representar empresas concorrentes do mesmo segmento (compensado) de forma simultânea, com previsão de rescisão motivada.
30. Procedimentos Operacionais e Sistema:
31. Padronização do fluxo de pedidos no novo sistema, com status visíveis ao representante (recebido, produção, entrega).
32. Prazo legal máximo de 15 dias para retorno sobre análise de pedido será incluído no contrato, com uma meta operacional interna de 5-6 dias.
33. O prazo começa a contar a partir do recebimento da documentação completa, incluindo análise de crédito para clientes novos.
34. Implantação de assinatura digital via GOV para agilizar a formalização dos contratos.
35. Comunicação das mudanças será feita em reunião com os principais representantes e por ligações aos demais.

Próximos Passos

1. Elaborar o contrato padrão de representação comercial com anexos de zonas e referência à política comercial.
2. Mapear e delimitar as regiões de atuação, especialmente na Bahia, e confirmar ajustes em Goiás/Brasília.
3. Definir e aprovar o prazo oficial de inatividade de carteira (6 ou 12 meses) e os critérios de comprovação de atendimento.
4. Implementar e validar a ferramenta de registro de contatos e vendas, e treinar os representantes.
5. Revisar a linguagem da política comercial para evitar ambiguidades.
6. Criar um plano de transição para que os representantes se tornem PJ com registro no CORE.
7. Definir o parâmetro objetivo (volume, peças, m³) para a autonomia de 2% de desconto.
8. Especificar no sistema o fluxo de autorização para descontos acima de 2%.
9. Formalizar o procedimento de comunicação de alterações na política comercial.
10. Mapear e listar os clientes da carteira atendidos diretamente pela fábrica (não comissionáveis).
11. Decidir sobre a inclusão e aplicação da cláusula de compensação por descontos não autorizados.

Painel Executivo

1. Itens de Ação:
2. Produzir contrato padrão com cláusulas de zona, não exclusividade e obrigação de resultado até 31/08/2026.
3. Dividir Bahia em três regiões e oficializar limites até 29/08/2026.
4. Definir prazo de inatividade de carteira (6 ou 12 meses) até 28/08/2026.
5. Lançar ferramenta de registro de contatos e treinar equipe até 06/09/2026.
6. Revisar política comercial e terminologia até 30/08/2026.
7. Propor plano de transição para PJ+CORE até 13/09/2026.
8. Parametrizar gatilho do desconto de 2% por volume/quantidade até 02/09/2026.
9. Implementar fluxo de autorização de descontos no sistema até 09/09/2026.
10. Instituir procedimento formal para comunicar mudanças na política até 06/09/2026.
11. Consolidar lista de clientes de venda direta (não comissionáveis) até 13/09/2026.
12. Decidir sobre cláusula de compensação por descontos não autorizados até 13/09/2026.
13. Formalizar prazo interno de análise de pedidos (5–6 dias) e contratual (15 dias) até 28/08/2026.
14. Estruturar comunicação aos representantes (reunião + ligações) até 10/09/2026.
15. Decisões Chave:
16. Contratos devem ser escritos, padronizados e substituirão acordos verbais.
17. Adoção de não exclusividade nas zonas de atuação para permitir vendas multicanal.
18. Clientes inativos após período definido retornam ao funil; comissionamento segue regra de manutenção comprovada.
19. Representantes devem atuar como PJ com registro no CORE; MEI não é permitido.
20. Comissões serão pagas somente após o pagamento efetivo do cliente.
21. Vedação de cláusula del credere e de representação de empresas concorrentes do mesmo segmento.
22. Autonomia de desconto de 2% condicionada a requisitos; acima disso, exige autorização expressa.
23. Vendas diretas da fábrica não geram comissionamento.
24. Indenização de 1/12 será paga apenas conforme hipóteses legais, sem parcelamento mensal.
25. Uso de assinatura digital via GOV para formalização dos contratos.