A reunião teve como objetivo principal revisar o progresso da assessoria e alinhar as próximas etapas estratégicas. Foi constatado um avanço significativo na organização financeira, com 95% das transações já na conta PJ e um crescimento expressivo do caixa, que dobrou nos últimos três meses, atingindo R$ 162.825. A empresa mantém uma excelente média de resultado operacional de 26%. As discussões focaram em: 1) Controle de Estoque, onde a prioridade é o ajuste fiscal junto ao contador antes da organização física e sistêmica; 2) Análise Financeira, com a decisão de replicar o plano de contas no sistema de gestão da cliente para otimizar a análise de receitas e custos; e 3) Definição de Políticas, incluindo a formalização de rotinas de compras, pagamentos (semanais), crédito e recebimento. As prioridades imediatas definidas foram a implementação de uma ferramenta de precificação e a organização das compras. Foi abordada a retomada do plano de marketing e a preocupação com o cenário tributário futuro, orientando o monitoramento contínuo.
2. Tópicos Discutidos
- Revisão dos Objetivos da Assessoria e Organização Financeira
- Organização e Fluxo de Caixa: O objetivo de organizar o financeiro está sendo alcançado com a gestão do fluxo de caixa. A fase atual focará na criação de políticas para processos de pagamento, recebimento e cobrança.
- Separação Pessoa Física (PF) e Jurídica (PJ): A cliente confirmou que a separação está fluindo bem, com aproximadamente 95% das transações já direcionadas para a conta PJ.
- Política de Pagamentos: Atualmente, os pagamentos são feitos diariamente. Foi proposta a consolidação em um único dia da semana para otimizar o tempo operacional. A rotina de cobrança foi sugerida para as terças-feiras.
- Controle de Estoque
- Desafio Atual: O principal impedimento para o controle de estoque é uma divergência entre o estoque físico e o contábil. A cliente precisa emitir um grande volume de notas fiscais de saída para ajustar essa diferença.
- Plano de Ação (Cliente): A cliente, em coordenação com seu contador, planeja emitir as notas gradualmente até dezembro para mitigar o impacto fiscal. O sistema de gestão será ajustado somente após essa regularização.
- Sugestão da Assessoria: Foi sugerido dedicar tempo à organização física do estoque (separação e categorização) antes da contagem para otimizar o processo de inventário.
- Análise de Desempenho Financeiro e Política de Compras
- Análise de Receita: A receita se divide em aproximadamente 65% de vendas de peças e 35% de serviços. O sistema da cliente será configurado para refletir essa separação.
- Análise de Custo e Fornecedores: Foi demonstrada a importância de controlar as compras em relação à receita. A empresa mantém uma média de resultado operacional de 26% e um crescimento de caixa de R$ 81.662 para R$ 162.825 em três meses.
- Política de Compras: Foi estabelecida a necessidade de criar uma política formal de compras para definir limites de gastos, otimizando o fluxo de caixa. As compras são majoritariamente parceladas com prazos de 30 a 120 dias.
- Precificação de Mão de Obra e Serviços
- Desafio: Identificou-se incerteza na precificação de mão de obra. A empresa utiliza a plataforma "Torie" para estimar horas e aplica uma taxa mínima para serviços rápidos.
- Decisão: Será implementada uma ferramenta de precificação direta que considera valor das peças, tempo, mão de obra, despesas e margens, dando segurança para ofertar descontos. Esta foi definida como prioridade imediata junto com as compras.
- Implementação de Controles no Sistema de Gestão
- Objetivo: Transferir todos os controles financeiros (atualmente em planilhas) para o sistema de gestão da empresa, unificando ferramentas e eliminando o duplo trabalho.
- Escopo: Inclui a configuração de um plano de contas personalizado, precificação de mão de obra, controle de estoque e políticas de crédito e cobrança.
- Política de Crédito, Cobrança e Inadimplência
- Inadimplência: Está sob controle, com a recuperação de R$ 20 mil de um total anterior de R$ 36 mil.
- Política de Recebimento: O uso de boletos foi priorizado para PJ e cartão de crédito para PF. A empresa deixou de oferecer parcelamento em 10x sem juros e utiliza duas maquininhas (Stone e Sicredi) para otimizar as taxas.
- Decisão: Formalizar a política de recebimento e crédito em um documento.
- Projetos Paralelos e Desenvolvimento de Equipe
- Preparação de Jipes: Esta atividade secundária será monitorada como um centro de custo separado no sistema para avaliar sua rentabilidade, terceirizando serviços para não impactar a operação principal.
- Recursos Humanos: O trabalho com a Lística Mariana e a evolução do funcionário Jonathan foram mencionados, destacando um amadurecimento na visão sobre gestão e cobrança.
- Marketing e Comunicação
- Marketing: O trabalho com a "KF" está lento, mas ações como WhatsApp Business e mensagens automáticas já foram implementadas. A retomada do plano com a Eve foi definida como um próximo passo.
- Comunicação Interna: Foi acordado o uso do grupo oficial como canal primário para garantir a comunicação com a equipe de executivos.
- Contexto Externo e Planejamento Futuro
- Cenário Econômico: A cliente expressou preocupação com o cenário futuro (pós-eleições e "nova lei de tributação"), reforçando o objetivo de fortalecer a reserva de caixa antes de novos investimentos ou retiradas de lucro.