A reunião teve como objetivo alinhar a visão financeira, operacional e estratégica da clínica, com foco na preparação para a transição pós-franquia. Foram revisadas despesas, definida a reestruturação de equipes e funções, e planejada a criação de políticas formais de pagamentos, distribuição de lucros e precificação. Decisões estratégicas incluem a formalização de processos financeiros (fluxo de caixa, conciliações), a redefinição de papéis na equipe odontológica e de recepção para otimizar o fluxo de atendimento e aumentar a rentabilidade, e o foco da estratégia de marketing na imagem da Dra. Bruna Mioto. O plano de ação visa preparar a clínica para uma operação independente, com processos padronizados e maior controle sobre a performance financeira e operacional.
2. Tópicos Discutidos
- Análise Financeira e Fluxo de Caixa:
- Revisão dos recebimentos de agosto (R$ 182.892,00) e custos de mercadorias (CMV) de ~8%, com projeção de aumento para 15-18% com maior volume de implantes. A sobra operacional foi de 16,9% (R$ 30.894), com meta de 20% sob a franquia e 25-35% pós-saída.
- Definida a necessidade de instituir uma rotina financeira diária (fluxo de caixa) e uma política de pagamentos semanais para organizar as saídas.
- Discutida a necessidade de alinhar as visões de competência e caixa e sistematizar a conciliação de cartões para evitar processos manuais.
- Constatou-se que a clínica opera com margem de 15%, considerada adequada, e que não antecipa recebíveis de cartão, dependendo do fluxo diário.
- Houve um incidente com a contratação não autorizada de um Pronampe, que gerou um débito pontual de R$ 174 mil e taxas de R$ 7 mil, a serem compensadas na distribuição de lucros do sócio responsável.
- Estrutura de Custos, Despesas e Tributação:
- Foram revisadas despesas fixas (aluguel, energia, publicidade) e a taxa da franquia (10%). O investimento em rádio (~R$ 1.500) será suspenso por falta de mensuração de ROI.
- Discutiu-se a necessidade de regularizar a emissão de notas fiscais (atualmente R$ 60-70 mil/mês) para manter o enquadramento no Simples, seguindo orientação contábil.
- Foram definidas reclassificações contábeis: o pagamento do scanner (R$ 2.000/mês) será classificado como "convênio" e um celular de uso pessoal será removido do imobilizado da clínica.
- Transição Pós-Franquia e Estratégia de Marketing:
- O fim do contrato com a franquia está previsto para janeiro, exigindo a remoção imediata da comunicação visual.
- A estratégia de marketing será focada em posicionar a clínica como referência em implantes e facetas de porcelana, fortalecendo a marca pessoal "Instituto Doutora Bruna Mariana Mioto".
- Foi levantada a necessidade de validação jurídica para iniciar um trabalho de marketing paralelo antes do término do contrato. O principal risco na transição é a perda do ponto comercial, embora considerado de baixa probabilidade pelo advogado.
- Estrutura Societária, Passivos e Políticas de Lucros:
- A compra de uma participação societária de 25% foi discutida, com a recomendação de que a operação ocorra somente após o vencimento do contrato com a franquia, para que eventuais passivos sejam divididos entre os sócios atuais.
- Identificou-se um passivo acumulado com a Dra. Bruna (saldo de R$ 28 mil referente a agosto). Foi decidido formalizar um plano de amortização com parcelas fixas, além do pagamento pela produção corrente.
- A política de distribuição de lucros será formalizada, passando de um modelo informal para um baseado no lucro líquido (após impostos, bancos e convênios), com sincronização de datas contábeis.
- Reestruturação Operacional, de Equipe e Jornada do Cliente:
- Foi proposto um novo fluxo de atendimento: Dra. Bruna focará em avaliações iniciais e procedimentos complexos (implantes, facetas, Botox); outras dentistas assumirão procedimentos de menor complexidade (restaurações, ortodontia); e Carlos (Gestor) será responsável pela apresentação dos orçamentos.
- Foi desenhado um novo organograma para a clínica e a futura área de radiologia. Simone atuará como auxiliar financeiro e cobrirá a recepção durante a licença de Thaís. Camila migrará para a recepção. A definição final do organograma aguarda o retorno da colaboradora Camila.
- Foi identificada a necessidade de criar cronogramas diários detalhados por função para padronizar rotinas e aumentar a produtividade.
- Foi decidida a realocação de Emanuele para a futura área de radiologia, com base em sua análise de perfil comportamental (DISC).
- Política de Precificação e Recebimento:
- Foi identificado que a clínica não possui uma metodologia de precificação formal, baseando-se em "achismo" e oferecendo parcelamentos longos (ex: 50x) sem cálculo de juros.
- A equipe BG desenvolverá uma ferramenta de precificação baseada no orçamento detalhado da clínica (custos fixos, variáveis, impostos, margem de lucro), a ser criada após o fechamento financeiro de setembro.