A reunião teve como objetivo central clarificar, padronizar e otimizar os processos de abertura, fechamento e conferência de caixas nas unidades Gordão e Patô. O foco foi resolver inconsistências recorrentes, como divergências de valores (furos de caixa), gestão de sangrias e suprimentos, e a falta de procedimentos claros, especialmente no turno da madrugada. Foram discutidos os desafios operacionais, como transferências de valores entre caixas já fechados, a falta de troco, e erros na alocação de formas de pagamento.
As decisões estratégicas focaram na implementação de novos procedimentos para aumentar a rastreabilidade e a responsabilidade. Entre as principais definições estão: a padronização do valor de abertura de caixa em R$1.000; a proibição de movimentações (suprimento/sangria) com o caixa fechado; a implementação de uma conferência dupla do dinheiro no momento do fechamento; a criação de um caixa central na madrugada no "Gordão" para centralizar pagamentos; e o desenvolvimento de instruções de trabalho detalhadas com evidências fotográficas e prints de tela. O objetivo é reduzir erros, otimizar o trabalho de conferência do departamento financeiro e garantir consistência operacional em todas as unidades.
Tópicos Discutidos
- Mapeamento e Escopo do Processo de Caixa
- O foco inicial foi estabelecido no fechamento e conferência de caixa, deixando a documentação do processo de abertura para um segundo momento.
- As vendas são importadas automaticamente para o sistema F360, servindo como base para a conferência, que também utiliza comprovantes físicos para lançamentos manuais (sangrias, despesas).
- Foi destacada a diferença de complexidade entre as unidades: Gordão (operação noturna, menos caixas) e Patô (operação diurna e noturna, mais caixas e tipos diferentes como "caixa garçom" e "caixa nota").
- Fluxo de Sangria, Suprimento e Transferências entre Caixas
- Identificou-se que a prática de realizar suprimentos e sangrias com o caixa fechado ou em dias diferentes é uma das principais causas de divergências.
- Foi estabelecida a regra de que toda movimentação de sangria ou suprimento deve ocorrer com o caixa em operação (aberto) e ser registrada no sistema com comprovantes correspondentes.
- Para pagamentos a motoboys, quando o caixa de delivery não tem dinheiro, o valor deve ser retirado do caixa principal via "sangria" (com descrição "pagamento de motoboy") e entrar no caixa de delivery como "suprimento", com comprovantes espelhados para garantir a rastreabilidade.
- Discutiu-se limitar a sangria a casos de necessidade por segurança, evitando retiradas múltiplas que geram retrabalho se pagamentos ocorrem depois.
- Conferência, Tratamento de Diferenças e Responsabilização
- O procedimento atual de conferência envolve conciliar diferenças em dinheiro. Para faltas, é obrigatório gerar um "vale" com justificativa. Para sobras, não há ação corretiva imediata, mas a causa deve ser investigada.
- Apontou-se que a falta de conferência física (contagem do dinheiro) no momento do fechamento pelo gerente ou responsável do turno é uma falha crítica. Frequentemente, a assinatura é feita sem a devida verificação.
- Decisão: Implementar a conferência dupla, onde um segundo responsável (gerente ou líder) conta o dinheiro em espécie junto com o operador no fechamento e assina o relatório, tornando a responsabilização por furos imediata.
- Para pequenas diferenças (até R$20) sem causa identificada, será aplicada uma política de responsabilização dividida entre os operadores, com registro da ocorrência.
- Padronização de Abertura/Fechamento e Caixa da Madrugada (Gordão)
- Para resolver problemas de fechamento antecipado e pagamentos pendentes, foi decidida a criação de um "caixa central da madrugada" no Gordão, que permanecerá aberto até o último cliente (aprox. 06:15) para centralizar todos os pagamentos.
- Foi padronizado que cada caixa abrirá com um valor fixo de R$1.000, todos os dias. O valor de fechamento de um caixa deve ser o valor de abertura do dia seguinte, e qualquer necessidade de completar o fundo de troco deve ser feita via suprimento registrado.
- Toda abertura e fechamento deve ser comunicada no grupo da loja com fotos e os valores ("abriu com X / fechou com Y").
- Gestão de Troco e Procedimentos de Delivery
- Foi relatado um problema recorrente de falta de troco (moedas) nos fins de semana e a prática indevida de arredondamento de valores sem consultar o cliente. A diretriz é garantir troco adequado.
- Foi formalizada a política para o caixa de delivery: ele abre zerado e o troco para os primeiros pedidos é de responsabilidade do próprio motoboy, que acerta os valores ao final do turno.
- Nomenclatura, Documentação e Treinamento
- A falta de nomenclatura padronizada para lançamentos ("sangria", "suprimento", "vale") gera confusão. Foi decidida a padronização de termos e a criação de campos fixos para justificativas.
- Haverá o desenvolvimento de instruções de trabalho (POP - Procedimento Operacional Padrão) detalhadas, com passo a passo e prints de tela ("botão por botão") para todos os processos de caixa, servindo como guia para treinamento e referência.
- Será realizado um treinamento focado na unidade Patô, que apresenta maior incidência de falhas por atenção, e um alinhamento geral com todas as equipes de caixa e gerentes sobre os novos procedimentos.