ATA DE REUNIÃO – CONCILIAÇÃO FINANCEIRA, ORGANIZAÇÃO DE CONTROLES E PLANEJAMENTO DE COMPRAS

1. Resumo Executivo

A reunião teve como objetivo dar continuidade ao processo de organização financeira da empresa, realizando a conciliação das contas bancárias, revisão do fluxo de caixa, identificação de despesas pessoais e empresariais, além de discutir temas relacionados à gestão de pessoas e planejamento estratégico de compras.

Durante o encontro foram analisadas movimentações financeiras das seguintes contas:

1. Conta Cresol;
2. Banco do Brasil;
3. Conta operacional denominada “Comida”;
4. Caixa físico.

Os principais pontos identificados foram:

1. Necessidade de maior disciplina no registro das movimentações em dinheiro;
2. Mistura entre despesas pessoais e empresariais;
3. Elevado comprometimento financeiro com dívidas e compras parceladas;
4. Uso inadequado de cheques pessoais para movimentações da empresa;
5. Necessidade de estruturar política de compras alinhada ao fluxo de caixa;
6. Formalização da contratação e função da colaboradora Isabelle.

A reunião reforçou a necessidade de criar uma gestão financeira mais previsível, reduzindo riscos e garantindo que as decisões de compra e investimento estejam alinhadas à capacidade real de geração de caixa da empresa.

2. Análise e Conciliação Financeira

2.1 Conta Cresol

Foi realizada a revisão das movimentações a partir do dia 15 até o dia 25.

Principais movimentações identificadas:

Entradas

1. Recebimento:
2. R$ 400,00 – dia 18
3. Recebimento:
4. R$ 231,80 – dia 25

Saídas

1. Pagamento via cheque:
2. R$ 460,00 – dia 18

Os lançamentos foram revisados e classificados conforme sua natureza financeira.

2.2 Banco do Brasil

A análise iniciou a partir do dia 16.

Foram identificadas movimentações relacionadas a:

Despesas Operacionais

1. Estilo:
2. pagamento referente a mercadorias;
3. Ori Verde:
4. R$ 30,94
5. itens de consumo da loja;
6. Impostos:
7. R$ 178,31;
8. Aureverde:
9. R$ 153,61
10. confraternização da loja.

Despesas Pessoais

Foi identificado pagamento pessoal:

R$ 240,00

Necessário manter segregação entre:

1. Despesas da empresa;
2. Retiradas pessoais.

Receitas

Foram identificadas entradas:

1. R$ 100,00;
2. R$ 259,70.

2.3 Conta "Comida"

Foi iniciada a análise das movimentações da conta.

Principais registros:

Entrada

Transferência recebida do Banco do Brasil:

R$ 800,00

Empréstimo

Identificado:

R$ 567,65

Necessário manter registro separado como:

1. Crédito financeiro;
2. Não receita operacional.

Tarifas Bancárias

Identificado:

Tarifa de adiantamento depositante:

R$ 50,00

Antecipação Automática de Recebíveis

Foi identificada uma cobrança de:

R$ 50,00

Referente à antecipação automática da máquina de cartão.

Recomendação:

Avaliar desativação da antecipação automática, pois gera custo financeiro desnecessário.

Outras Movimentações

PIX identificado:

R$ 250,00

Referente à decoração da loja.

Classificação:

Investimento/estrutura.

3. Controle do Caixa Físico

Foi identificado como um dos principais pontos de atenção da gestão financeira.

Problema Identificado

Existem movimentações em dinheiro que não estão sendo registradas adequadamente.

Exemplos:

1. Entrada de R$ 400,00;
2. Saída de R$ 20,00;
3. Saída de R$ 60,00.

Impactos

A ausência desses registros gera:

1. Diferenças no fechamento;
2. Dificuldade para identificar sobra real;
3. Falta de confiabilidade no fluxo de caixa.

Nova Rotina Definida

Foi sugerida a criação de um grupo de WhatsApp específico para controle financeiro.

Toda movimentação deverá conter:

1. Valor;
2. Data;
3. Motivo;
4. Se é despesa pessoal ou da loja.

Exemplo:

"12/07 – R$ 50,00 – compra de embalagem – empresa"

ou

"12/07 – R$ 80,00 – retirada pessoal"

4. Separação de Despesas Fixas

Foi realizada análise para separar despesas pessoais e empresariais.

Contas analisadas:

Água

Valor total:

R$ 255,50

Foi definido rateio para a empresa.

Telefone

Valor total:

R$ 360,00

Parte destinada à loja:

R$ 90,00

Internet

Valor total:

R$ 310,00

Parte destinada à loja:

R$ 77,50

O objetivo é evitar que despesas pessoais distorçam o resultado operacional.

5. Pagamentos Confirmados

Foram validados pagamentos:

DescriçãoValor
Imposto	R$ 178,31
Contabilidade + IR	R$ 505,00
Simples Nacional	R$ 282,65

Também foi informado que água e telefone foram pagos pelo marido.

Necessário registrar corretamente como:

1. Aporte;
2. Reembolso;
3. Despesa empresarial paga por terceiro.

6. Gestão das Contas Bancárias

Foi discutida a utilização de múltiplas contas bancárias:

1. Cresol;
2. Sicredi.

Foi identificado que algumas contas apresentam saldo negativo, gerando:

1. Juros;
2. Tarifas;
3. Custo financeiro.

Recomendação

Avaliar:

1. Necessidade real de manutenção de todas as contas;
2. Possibilidade de concentração operacional;
3. Redução de custos financeiros.

O relacionamento bancário deve ser avaliado considerando o custo-benefício financeiro.

7. Gestão de Pessoas – Contratação Isabelle (Isa)

Foi discutida a formalização da contratação de Isabelle, filha da empresária.

A colaboradora já atua na loja há aproximadamente um mês.

Situação Atual

Pagamento realizado:

R$ 100,00

Classificado inicialmente como salário.

Porém ainda não foram definidos:

1. Cargo;
2. Responsabilidades;
3. Salário;
4. Comissão;
5. Modelo de contratação.

Encaminhamento

Será realizada reunião com a área de Gestão de Pessoas para estruturar:

1. Descrição de função;
2. Remuneração;
3. Jornada;
4. Possibilidade de CLT.

8. Situação Financeira e Riscos Identificados

A empresária demonstrou preocupação com o volume de compromissos financeiros.

Foram relatados:

1. Diversos boletos;
2. Compras parceladas;
3. Dívidas acumuladas.

Principais Compromissos

Dívida com fornecedor Dimi

Valor aproximado:

R$ 19.000,00

Compra recente

Valor:

R$ 22.000,00

Parcelada.

Uso de Cheques de Terceiros

Foi relatado que o marido utiliza cheques da empresária para gerar giro financeiro.

Também foi mencionado:

1. Perda de cliente relevante;
2. Mais de R$ 200.000,00 em cheques com problemas.

Ponto de Atenção

Essa prática representa risco financeiro elevado devido à:

1. Falta de previsibilidade;
2. Comprometimento do caixa;
3. Mistura patrimonial.

9. Estratégia de Compras – Coleção de Verão

Foi discutida a necessidade de estabelecer limite financeiro para novas compras.

Decisão Estratégica

Foi definido:

❌ Evitar compras imediatas em julho/agosto.

Prioridade:

✅ Vender estoque atual;

✅ Levantar estoque de verão existente;

✅ Avaliar necessidade real de reposição.

Planejamento

A estratégia será realizar compras:

Setembro/Outubro

Possibilitando:

1. Maior análise de estoque;
2. Compras mais assertivas;
3. Menor pressão no caixa.

10. Plano de Ação

AçãoResponsávelPrazo
Finalizar análise do fluxo de caixa	Consultoria	Semana 30/06
Registrar todas movimentações do caixa físico via WhatsApp	Empresa	Imediato
Solicitar desativação da antecipação automática da maquininha	Empresa	Próxima etapa
Informar valor correto da conta de água e apresentar boletos	Empresa	Próxima reunião
Agendar reunião com Emanuel para definir função da Isa	Empresária	Antes de 01/07
Definir cargo, salário e responsabilidades da Isabelle	Gestão Pessoas	Próxima etapa
Realizar levantamento do estoque de verão	Ana e Isa	Até 03/07
Realizar reunião sobre política de compras	Empresa/Consultoria	02/07 às 17h30
Definir limite financeiro para coleção de verão	Gestão	Próxima reunião
Avaliar consolidação de contas bancárias	Empresa/Consultoria	Após fechamento financeiro

11. Recomendações Estratégicas

1. Implantar Política de Caixa

Criar regras:

1. Nenhuma saída sem registro;
2. Separação PF/PJ obrigatória;
3. Conferência diária do caixa.

2. Criar Política de Compras

Definir:

1. Limite mensal de compra;
2. Estoque máximo;
3. Giro por categoria;
4. Necessidade real de reposição.

3. Revisar Endividamento

Realizar levantamento:

1. Fornecedores;
2. Bancos;
3. Cheques emitidos;
4. Parcelamentos.

Objetivo:

Criar plano de redução da pressão financeira.

4. Formalizar Estrutura de Pessoas

Evitar informalidade.

Definir:

1. Cargo;
2. Função;
3. Remuneração;
4. Responsabilidades.

12. Considerações Finais

A reunião evidenciou que o principal desafio da empresa não está apenas no volume de vendas, mas na falta de controle e previsibilidade financeira.

Os principais focos de atuação definidos são:

1. Organizar fluxo de caixa e eliminar misturas PF/PJ;
2. Reduzir custos financeiros desnecessários;
3. Controlar melhor compras e estoque;
4. Criar disciplina no registro de movimentações;
5. Estruturar equipe e responsabilidades.

A implementação dessas ações permitirá maior segurança para tomada de decisão, principalmente em relação a compras, investimentos e crescimento sustentável da empresa.