ATA DE REUNIÃO – ACOMPANHAMENTO FINANCEIRO E CONCILIAÇÃO BANCÁRIA

1. Resumo Executivo

A reunião teve como objetivo realizar a continuidade da organização financeira da empresa, com foco na revisão das movimentações bancárias, conferência dos lançamentos realizados e identificação de divergências no fechamento do mês anterior.

Durante o encontro foram analisadas as principais contas utilizadas pela empresa, incluindo:

1. Conta principal;
2. Conta Cresol;
3. Conta Banrisul;
4. Controle de caixa físico.

O trabalho teve como objetivo garantir que todas as entradas e saídas financeiras estejam corretamente classificadas, permitindo uma visão confiável da movimentação financeira da farmácia.

Durante a análise foram identificados alguns pontos de atenção:

1. Possíveis duplicidades de lançamentos;
2. Pagamentos particulares realizados na conta empresarial;
3. Caixa físico sem atualização durante o período;
4. Necessidade de concluir a conciliação da conta Banrisul;
5. Necessidade de melhorar a disciplina dos registros financeiros.

A conclusão do fechamento mensal permanece pendente devido à necessidade de finalizar a conferência da conta Banrisul e regularizar o caixa físico.

2. Revisão da Conta Principal

Foi realizada a análise das movimentações financeiras da conta principal referentes ao mês anterior.

Foram conferidos:

1. Recebimentos de vendas;
2. Depósitos;
3. Boletos;
4. Transferências via PIX;
5. Pagamentos de fornecedores.

2.1 Pagamentos a Fornecedores

Foram identificados pagamentos relacionados à compra de:

Perfumaria e Medicamentos

Principais fornecedores:

1. Genésio;
2. Panfarma;
3. Grupo SC;
4. CSK;
5. Nilo Toso;
6. Sanfarma;
7. PAMA.

Esses lançamentos foram revisados para validação da correta classificação financeira.

2.2 Despesas e Obrigações Identificadas

Durante a conferência foram registrados:

Vale Combustível – Comissão

Valor:

R$ 950,00

Referente a dois meses de vale combustível pago para Andréia.

Impostos

DARF:

R$ 960,67

Simples Nacional:

R$ 4.043,21

Energia Elétrica

Pagamento realizado:

R$ 970,81

Referente a dois meses de consumo.

Foi identificado como ponto de atenção a existência de atraso no pagamento, sendo necessário criar uma rotina preventiva para evitar impacto no fluxo de caixa.

Capitalização

Valor identificado:

R$ 100,00

Associação de Farmácias

Taxa paga:

R$ 1.266,00

Referente à manutenção da rede de farmácias associadas.

2.3 Transferência Entre Contas

Foi identificado um lançamento de:

R$ 400,00

Referente a transferência:

Banrisul → Cresol

O lançamento não deve ser considerado como despesa operacional, pois representa apenas movimentação interna entre contas da empresa.

2.4 Pagamentos Particulares Identificados

Foram identificados dois pagamentos particulares realizados indevidamente pela conta da farmácia.

Ações necessárias:

1. Avaliar origem dos pagamentos;
2. Realizar ajuste contábil;
3. Registrar corretamente como retirada pessoal ou corrigir lançamento.

3. Revisão da Conta Cresol

Foi realizada análise das movimentações da conta Cresol a partir do dia 10.

Foram revisados:

1. Recebimentos;
2. Pagamentos de fornecedores;
3. Depósitos;
4. Movimentações diversas.

3.1 Movimentações Identificadas

Capitalização

Pagamento:

R$ 500,00

Associação de Farmácias

Taxa:

R$ 1.266,00

Depósito

Valor registrado:

R$ 1.450,00

A conta apresentou movimentações compatíveis com a operação, permanecendo apenas a necessidade de continuidade da conferência geral.

4. Revisão da Conta Banrisul

Foi iniciada a análise da conta Banrisul, contemplando movimentações realizadas a partir do dia 10.

Foram identificados:

1. Boletos;
2. Antecipações;
3. PIX;
4. Recebimentos de vendas.

4.1 Antecipações Identificadas

Foram encontrados os seguintes valores:

TipoValor
Antecipação 1	R$ 3.566,27
Antecipação 2	R$ 1.293,57
Antecipação 3	R$ 960,32

Esses valores precisam ser corretamente classificados considerando:

1. Taxas financeiras;
2. Antecipação de recebíveis;
3. Impacto no fluxo de caixa.

4.2 Boleto Identificado

Pagamento:

R$ 1.179,87

Registrado durante a conferência.

4.3 Divergência Encontrada

Foi identificada possível:

1. Duplicidade de lançamento;
2. Diferença no fechamento.

A conferência foi realizada até o dia 22.

Os lançamentos a partir do dia 23 serão analisados na próxima sessão.

5. Controle de Caixa Físico

Foi identificado que o controle do caixa físico não foi atualizado durante o período analisado.

Impactos:

1. Dificuldade de validar saldo real;
2. Possibilidade de diferenças entre físico e sistema;
3. Falta de rastreabilidade das movimentações em dinheiro.

Será necessária uma conferência presencial/operacional para:

1. Validar saldo existente;
2. Conferir registros;
3. Regularizar lançamentos pendentes.

6. Pontos de Atenção Identificados

6.1 Possíveis Duplicidades

Foi identificada diferença de lançamento durante o fechamento.

Ação necessária:

1. Revisar origem;
2. Confirmar se houve duplicação;
3. Ajustar sistema.

6.2 Pagamentos Particulares na Conta Empresarial

Foram encontrados dois pagamentos particulares realizados pela conta da farmácia.

Necessário definir tratamento:

1. Estorno;
2. Reembolso;
3. Registro como retirada dos sócios.

6.3 Falta de Atualização do Caixa Físico

O caixa físico precisa seguir uma rotina obrigatória:

1. Registro diário;
2. Conferência semanal;
3. Fechamento mensal.

6.4 Atrasos em Contas Fixas

O pagamento da energia elétrica contemplou dois meses acumulados.

Recomenda-se:

1. Criar calendário financeiro;
2. Programar vencimentos;
3. Evitar pagamentos acumulados.

7. Plano de Ação

AçãoResponsávelPrazo
Finalizar lançamentos da conta Banrisul a partir do dia 22	Equipe responsável	Próxima sessão
Conferir caixa físico	Responsáveis pelo caixa	Próxima semana
Enviar extrato/foto atualizado do caixa físico	Responsável pelo caixa	Antes da próxima reunião
Realizar lançamento do novo mês após fechamento anterior	Equipe financeira	Após conclusão
Verificar duplicidade identificada	Equipe financeira	Próxima conferência
Corrigir lançamentos particulares na conta da farmácia	Empresa/Financeiro	Próxima etapa
Criar rotina preventiva para contas recorrentes	Empresa	Após fechamento

8. Recomendações de Melhoria

1. Implantar rotina de fechamento financeiro mensal

Sugestão:

1. Até o 3º dia útil: fechamento bancário;
2. Até o 5º dia útil: conferência de caixa;
3. Até o 7º dia útil: análise financeira.

2. Separar movimentações empresariais e pessoais

Toda movimentação pessoal deve ser:

1. Evitada na conta da empresa;
2. Registrada corretamente quando ocorrer.

Objetivo:

Garantir visão real da operação.

3. Criar controle diário do caixa físico

Processo recomendado:

Entrada:

1. Vendas em dinheiro;
2. Recebimentos.

Saída:

1. Pequenas despesas;
2. Pagamentos autorizados.

Conferência:

1. Saldo físico x sistema.

9. Considerações Finais

A reunião avançou na organização financeira da empresa através da revisão das principais contas bancárias e identificação de inconsistências.

O processo demonstrou a necessidade de fortalecer a disciplina dos registros financeiros, principalmente em relação ao caixa físico, classificação correta das despesas e separação entre movimentações empresariais e particulares.

A conclusão do fechamento mensal dependerá da finalização de:

1. Conciliação da conta Banrisul;
2. Regularização das divergências encontradas;
3. Conferência do caixa físico;
4. Ajuste dos lançamentos particulares.

Com a conclusão dessas etapas, será possível iniciar o acompanhamento do mês corrente com informações financeiras mais confiáveis e estruturadas.