ATA DE REUNIÃO – DIAGNÓSTICO FINANCEIRO E REESTRUTURAÇÃO DA GESTÃO

1. Resumo Executivo

A reunião teve como objetivo apresentar a metodologia da assessoria financeira e iniciar o diagnóstico da situação atual da empresa, buscando compreender os principais desafios financeiros, operacionais e gerenciais que impactam a rentabilidade e sustentabilidade do negócio.

A empresa possui 16 anos de atuação no mercado, sendo administrada atualmente por Guilherme e Raquel. Historicamente, já alcançou faturamento mensal próximo de R$ 70.000, porém passou recentemente por uma redução de capacidade operacional após desligamentos de colaboradores, impactando diretamente a receita.

Atualmente, o faturamento médio está próximo de:

R$ 55.000/mês

Com destaque para junho:

R$ 54.159

Neste cenário, foi identificado um déficit financeiro mensal estimado em aproximadamente:

R$ 3.800/mês

O principal desafio identificado está relacionado à ausência de uma visão financeira consolidada, causada por controles fragmentados, classificações incorretas de despesas e falta de integração entre sistema, banco e controles paralelos.

Os principais objetivos da assessoria serão:

1. Organizar o fluxo financeiro;
2. Identificar o real ponto de equilíbrio;
3. Apurar o CMV corretamente;
4. Estruturar políticas de precificação;
5. Reduzir impacto do endividamento;
6. Recuperar uma geração operacional positiva estimada entre R$ 10.000 e R$ 11.000/mês.

2. Metodologia da Assessoria Financeira

Foi apresentado o cronograma de trabalho dividido em três meses:

Primeiro Mês – Diagnóstico Financeiro

Objetivos:

1. Consolidar fluxo de caixa;
2. Levantar receitas e despesas reais;
3. Identificar endividamento;
4. Corrigir falhas de lançamento.

Segundo Mês – Planejamento Financeiro

Objetivos:

1. Construção do orçamento empresarial;
2. Cálculo do ponto de equilíbrio;
3. Apuração do CMV;
4. Avaliação da margem de contribuição.

Terceiro Mês – Estruturação de Políticas

Objetivos:

1. Política de precificação;
2. Política de compras;
3. Política financeira;
4. Política de cobrança e pagamentos.

3. Diagnóstico Financeiro Atual

3.1 Déficit Operacional e Pressão de Caixa

O principal problema identificado atualmente é o desequilíbrio entre receitas e despesas.

Com faturamento próximo de:

R$ 55.000/mês

A empresa apresenta:

Déficit aproximado de R$ 3.800/mês

Esse cenário resulta em:

1. Caixa operando próximo do limite;
2. Uso recorrente de cheque especial;
3. Redução da capacidade de investimento;
4. Maior dependência de crédito.

A utilização do cheque especial ocorre em torno de:

R$ 1.500/mês

Esse comportamento aumenta o custo financeiro e reduz ainda mais a margem operacional.

4. Controle Financeiro Fragmentado

Foi identificado que a empresa não possui atualmente um controle financeiro totalmente confiável.

As informações estão distribuídas entre:

1. Sistema Mdesk;
2. Planilhas Excel;
3. Controles manuais;
4. Extratos bancários.

Principais problemas:

1. Despesas não lançadas;
2. Classificações incorretas;
3. Falta de integração entre movimentações financeiras;
4. Ausência de visão real do custo operacional.

5. Falhas no Registro de Custos

5.1 Pagamentos via PIX

Foi identificado que muitos pagamentos realizados via PIX para fornecedores não são registrados adequadamente.

Atualmente existe maior controle sobre:

1. Boletos;
2. Pagamentos programados.

Porém pagamentos instantâneos acabam ficando fora da análise financeira.

Impacto:

1. Subestimação dos custos;
2. Margem calculada incorretamente;
3. Dificuldade de calcular CMV.

5.2 Classificação Incorreta de Custos

Foi identificado que existem lançamentos onde:

1. Peças são classificadas como "terceiros";
2. Custos de serviços não são separados corretamente.

Essa situação impede análises importantes:

1. Rentabilidade da venda de peças;
2. Rentabilidade da prestação de serviços;
3. Margem por linha de negócio.

6. Análise do CMV e Rentabilidade

Atualmente existe uma estimativa de custo de mercadoria próxima de:

R$ 20.000/mês

Porém esse valor ainda não possui validação completa.

Será necessário estruturar:

Revenda

1. Peças;
2. Produtos;
3. Materiais utilizados.

Serviços

1. Terceirizações;
2. Mão de obra;
3. Custos associados.

Objetivo:

Identificar quais operações realmente geram margem e quais precisam de revisão.

7. Endividamento Financeiro

Foi identificado elevado comprometimento financeiro mensal.

Principais compromissos:

Empréstimos e Consórcio

Valor aproximado:

R$ 12.900/mês

Além disso:

1. Empréstimo de capital de giro:
2. R$ 651,14/mês

O endividamento atual reduz significativamente a capacidade de geração de caixa.

Será necessário realizar:

1. Levantamento completo das dívidas;
2. Análise das taxas;
3. Identificação dos prazos;
4. Avaliação de renegociação.

8. Estrutura de Custos Fixos

Foram levantadas algumas despesas recorrentes:

DespesaValor aproximado
Água	R$ 359
Energia	R$ 359
Internet	R$ 186,88
Celular	R$ 35,90
Sistema Mdesk	R$ 271,70
Contabilidade	R$ 550
Aluguel	R$ 3.650
Vigilância	R$ 110

9. Custos Anuais e Eventuais

Foram identificados custos periódicos:

DespesaValor aproximado
Vigilância sanitária	R$ 360/ano
Dedetização	R$ 500/ano
Medicina ocupacional	R$ 1.500
Uniformes	R$ 1.500

Esses custos deverão ser provisionados mensalmente para evitar impactos inesperados no caixa.

10. Impostos e Encargos

Foram levantados:

EncargoValor aproximado
Simples Nacional	R$ 3.500
INSS	R$ 380
FGTS	R$ 201 a R$ 205
IPTU	R$ 158 em 9 parcelas
Sindicato	R$ 29,12

11. Estrutura Operacional

Atualmente a empresa possui:

1. 1 funcionário CLT;
2. Aproximadamente 5 profissionais terceirizados.

Terceirizados atuam em serviços como:

1. Pintura;
2. Alinhamento de chassi;
3. Solda.

Foi identificado que os custos destes profissionais não possuem controle detalhado por ordem de serviço.

Impactos:

1. Dificuldade de precificar corretamente;
2. Falta de análise de rentabilidade por serviço;
3. Impossibilidade de identificar quais trabalhos geram maior retorno.

12. Cartão Corporativo e Despesas Não Detalhadas

Foi identificado gasto médio aproximado de:

R$ 3.500/mês

no cartão corporativo.

Atualmente essas despesas não possuem detalhamento suficiente.

Será necessário:

1. Extrair fatura completa;
2. Classificar cada lançamento;
3. Identificar oportunidades de redução.

13. Recebimentos

A empresa apresenta baixo risco de inadimplência devido ao modelo de recebimento.

Distribuição aproximada:

1. Cartão e PIX: 85% a 90%
2. Dinheiro físico: 10% a 15%

Não trabalha com vendas via boleto para clientes.

Ponto positivo:

1. Alta previsibilidade de recebimento.

Ponto de atenção:

1. Necessidade de controlar taxas financeiras das maquininhas.

14. Expectativas dos Clientes

14.1 Recuperar Lucratividade

Objetivo:

Eliminar déficit mensal de aproximadamente R$ 3.800.

Meta:

Retomar uma sobra operacional entre:

R$ 10.000 e R$ 11.000/mês

14.2 Ter Clareza Financeira

Criar um modelo onde seja possível identificar:

1. Quanto entra;
2. Quanto sai;
3. Custo real da operação;
4. Resultado líquido;
5. Margem por serviço.

14.3 Melhorar Precificação

Com a correta identificação de:

1. CMV;
2. Custos diretos;
3. Margem desejada;

será possível desenvolver uma política de preços baseada em dados.

14.4 Reestruturar Dívidas

Buscar:

1. Redução do custo financeiro;
2. Substituição de linhas caras;
3. Melhor adequação das parcelas ao fluxo de caixa.

15. Plano de Ação

AçãoResponsávelPrazo
Enviar planilha de controle de recebimentos em dinheiro físico	Yara	Imediato
Fornecer extratos bancários completos	Guilherme/Raquel	Próxima reunião
Enviar relatório de curva ABC do sistema	Cliente	Próxima reunião
Levantar faturamento dos últimos meses	Cliente	Próxima reunião
Levantar custos anuais exatos	Cliente	Próxima reunião
Solicitar fichas gráficas dos empréstimos e consórcio	Cliente	Próxima etapa
Extrair cartão corporativo e categorizar despesas	Cliente	Próxima etapa
Reunir comprovantes das rescisões realizadas	Cliente	Próxima etapa
Ajustar classificação de custos no sistema	Cliente/Consultoria	Durante projeto
Separar ajuda de custo de R$ 500 das comissões	Contadora	Próxima etapa
Construir cenários para eliminar déficit	Consultoria	Próximas reuniões

16. Recomendações Estratégicas Iniciais

1. Implantar Controle Financeiro Único

Todas as movimentações devem estar registradas:

1. PIX;
2. Boletos;
3. Cartão;
4. Dinheiro físico;
5. Transferências.

Objetivo:

Criar uma única fonte confiável de informação.

2. Realizar Orçamento Base Zero

Revisar todas as despesas:

1. Necessárias;
2. Estratégicas;
3. Redutíveis.

Objetivo:

Encontrar oportunidades de redução sem prejudicar operação.

3. Reestruturar Endividamento

Avaliar:

1. Consolidação das dívidas;
2. Troca de linhas caras;
3. Alongamento de prazo.

Objetivo:

Reduzir pressão mensal sobre o caixa.

4. Criar Análise por Linha de Negócio

Separar:

1. Serviços;
2. Revenda;
3. Peças.

Objetivo:

Identificar onde está a maior geração de margem.

17. Considerações Finais

A empresa possui histórico de mercado e capacidade operacional, porém atualmente enfrenta um cenário de pressão financeira causado principalmente pela combinação de:

1. Controle financeiro incompleto;
2. Endividamento elevado;
3. Falta de clareza sobre custos;
4. Classificação inadequada das despesas.

O principal objetivo da assessoria será transformar a gestão financeira em uma ferramenta estratégica, permitindo que Guilherme e Raquel tenham segurança para tomar decisões.

Os pilares de recuperação serão:

1. Controle financeiro confiável;
2. Gestão correta de custos e CMV;
3. Redução da pressão financeira das dívidas;
4. Precificação baseada em margem e rentabilidade;
5. Retomada da geração de caixa positiva.