Resumo Executivo
A reunião teve como objetivo realizar um diagnóstico da estrutura comercial da Grasse Máquinas e Peças Agrícolas para identificar pontos de melhoria e oportunidades de crescimento. Foram discutidos a estrutura da equipe de vendas, canais de prospecção, processos atuais, ausência de políticas formais e a necessidade de implementar métricas de desempenho. As principais decisões estratégicas incluem a formalização de processos, a implementação de metas para todos os vendedores, a criação de uma política de premiação documentada e a estruturação de um sistema de acompanhamento de desempenho para o vendedor externo.
Tópicos Discutidos
- Estrutura da Equipe Comercial:
- A equipe é composta por um vendedor de balcão (focado em peças), um vendedor externo (Jean, focado em máquinas) e o envolvimento direto da gestão (Luana e seu pai) nas vendas, principalmente de máquinas.
- O vendedor de balcão possui metas trimestrais e um sistema de premiação informal ("mimo").
- O vendedor externo (Jean) atua como representante, prospectando de porta a porta, sem um cronograma formal ou metas de prospecção/venda definidas. Ele possui salário fixo de R$ 3.800,00, além de carro e combustível fornecidos pela empresa.
- Canais de Venda e Gestão de Leads:
- Os principais canais de venda são a loja física, WhatsApp (principal fonte de leads), Instagram, Facebook e Marketplace.
- A empresa possui um site, mas este não está consistentemente atualizado.
- Foi criado um formulário no Google Forms para registrar leads e sua origem, mas a ferramenta não está sendo utilizada pela equipe de vendas. A justificativa apresentada pelo vendedor externo é a falta de funcionalidade offline.
- Metas, Premiação e Políticas Comerciais:
- Não há metas de vendas definidas para o setor de maquinário. Luana reconhece a necessidade de implementação, mas destaca a dificuldade devido à variabilidade e sazonalidade do agronegócio.
- A política de premiação existente para o vendedor de balcão não é formalizada por escrito.
- Não existem processos padronizados para abordagem, negociação, funil de vendas, política de descontos ou pós-venda.
- Processos de Negociação e Propostas:
- As condições de pagamento são muito variáveis, pois dependem das políticas de cada fornecedor/indústria. Por exemplo, a principal fornecedora (Shemak) oferece 10x no boleto, enquanto tratores novos são vendidos apenas à vista.
- Propostas formais por escrito não são enviadas intencionalmente para evitar que clientes as utilizem para negociar com concorrentes. A comunicação de valores é feita por áudio ou pessoalmente.
- Sugestões de Melhoria e Estruturação:
- Formalização: Criar e documentar políticas comerciais, incluindo política de premiação, regras para registro de visitas e funil de vendas.
- Gestão de Desempenho: Implementar um relatório de visitas obrigatório para o vendedor externo, utilizando o Google Forms já existente. A não utilização deve ser tratada como não conformidade.
- Metas e KPIs: Estabelecer metas não apenas de vendas, mas também de prospecção (ex: número de visitas/dia) para o vendedor externo. Analisar métricas como taxa de conversão e ticket médio para direcionar a equipe.
- Pós-venda: Estruturar um processo de pós-venda, como o envio de uma pesquisa de satisfação (via Google Forms), vinculando os resultados à política de premiação dos vendedores.
- Ferramentas de Gestão: Desenvolver ferramentas para automatizar o acompanhamento de metas e desempenho, permitindo que a gestão foque em análises estratégicas e direcionamento da equipe.
Próximos Passos
- Formalizar a exigência do relatório de visitas: Comunicar à equipe que o preenchimento do formulário de leads/visitas é obrigatório.
- Analisar dados de vendas: Solicitar relatórios do sistema (vendas por vendedor, cliente, região) para análise de faturamento, ticket médio e curva ABC de clientes.
- Desenvolver Política de Metas: Aguardar os levantamentos financeiros (ponto de equilíbrio, recebimentos) para estruturar uma proposta de metas de vendas para toda a equipe.
- Estruturar Política de Premiação: Desenhar e documentar uma política de premiação clara, vinculada ao cumprimento de metas e à avaliação de satisfação do cliente.
- Criar ferramentas de acompanhamento: Desenvolver planilhas ou dashboards para monitorar o progresso das metas e KPIs dos vendedores.
Painel Executivo
- Itens de Ação:
- Tornar obrigatório o uso do Google Forms para registro de leads e visitas.
- Extrair relatórios de vendas do sistema para análise de desempenho.
- Desenvolver e formalizar a política comercial (metas, premiação, prospecção).
- Estruturar um processo padronizado de pós-venda com pesquisa de satisfação.
- Definir um cronograma de atividades para o vendedor externo (planejamento, execução, relatório).
- Decisões Chave:
- Será implementado um sistema de metas para todos os vendedores, incluindo o de maquinário.
- A gestão de desempenho do vendedor externo será intensificada através de metas de prospecção e relatórios obrigatórios.
- As políticas comerciais, atualmente informais, serão formalizadas por escrito.
- O processo de pós-venda será padronizado para coletar feedback e melhorar o atendimento.
- A estratégia de não enviar propostas escritas será mantida para proteger a empresa da especulação de preços.