1. Resumo Executivo
A reunião teve como objetivo realizar um diagnóstico inicial da área comercial da empresa, conduzido pelo executivo Gabriel (BG) junto ao gestor Paulinho. Foram discutidos a origem da empresa, a ausência de processos comerciais estruturados (metas, acompanhamento de KPIs), a capacidade produtiva da equipe e os números operacionais atuais, como faturamento e volume de Ordens de Serviço (OS). Identificou-se a necessidade de estruturar o acompanhamento de dados (faturamento, ticket médio, taxa de conversão), implementar uma estratégia de marketing para divulgação de serviços, criar um processo de pós-venda e venda ativa, além de explorar novas frentes de prospecção, como frotas. Como encaminhamento, serão solicitados relatórios gerenciais para uma análise aprofundada, que servirá de base para a criação de um plano de ação comercial.
2. Tópicos Discutidos
- Contexto e Histórico da Empresa
- A empresa foi fundada pelo pai do gestor Paulinho há 28 anos, iniciando como uma autoelétrica e expandindo posteriormente para a parte mecânica.
- Atualmente, a empresa possui um histórico consolidado no mercado local.
- Processos e Métricas Comerciais Atuais
- Metas: A empresa não trabalha com metas comerciais formalizadas, seja de faturamento ou de veículos atendidos.
- KPIs: Não há um acompanhamento formal de indicadores como ticket médio e taxa de conversão de orçamentos (OS).
- Análise de Dados: Os controles financeiros históricos são mantidos em cadernos, com a implementação de planilhas ocorrendo recentemente. O sistema de gestão atual permite a extração de dados básicos de faturamento por período.
- Dados Operacionais e Capacidade Produtiva
- Equipe: A oficina conta com 8 colaboradores, incluindo o gestor Paulinho.
- Volume de Atendimento: Foi mencionado um pico de 500 OS em um mês, mas a média atual estimada é de 350 a 400 veículos atendidos mensalmente. Isso indica uma taxa de conversão aproximada de 70-80% sobre o total de OS abertas.
- Faturamento: O faturamento é variável. Embora a média inicial discutida fosse de R$ 180 mil, o mês anterior registrou um faturamento de R$ 266 mil.
- Capacidade Produtiva: Não há um estudo sobre a capacidade máxima de atendimento da equipe atual, o que impede a definição de metas realistas.
- Incentivos: Não existe um programa de premiação ou comissionamento para a equipe baseado em performance.
- Estratégias de Venda e Marketing
- Venda Ativa: Não há um processo proativo de contato com clientes para agendamento de serviços recorrentes (ex: troca de óleo).
- Prospecção: A prospecção de novos clientes, como empresas com frotas, não é uma prática corrente, mas foi considerada uma oportunidade interessante.
- Marketing: As ações de marketing são mínimas. A principal fonte de clientes é a reputação e o tempo de mercado. Foi identificado que muitos clientes antigos desconhecem a gama completa de serviços oferecidos.
- Padronização do Atendimento
- Atendimento ao Cliente: Existe uma cultura de bom atendimento na recepção ao cliente, incluindo o uso de uniformes, mas não há um processo formalizado ou documentado (script, política de atendimento).
- Pós-venda: Não são realizadas ações de pós-venda, como pesquisas de satisfação ou acompanhamento do cliente após o serviço.
3. Próximos Passos
- Solicitação de Relatórios: Gabriel enviará a Paulinho uma lista de relatórios gerenciais necessários para análise.
- Extração de Dados: Paulinho deverá extrair os dados solicitados do sistema ou compilar as informações disponíveis para análise.
- Análise de Dados: A equipe da BG analisará o histórico de faturamento, a recorrência de clientes (curva ABC) e a sazonalidade do negócio.
- Desenvolvimento de Plano de Ação: Com base nos dados analisados, será elaborado um plano de ação comercial detalhado, incluindo estratégias de marketing, vendas ativas e definição de metas.
4. Painel Executivo
- Itens de Ação:
- Extrair histórico de faturamento mensal dos últimos anos.
- Extrair relatório de vendas por cliente para análise de recorrência.
- Analisar a capacidade produtiva da equipe atual.
- Estruturar um plano para divulgação do portfólio completo de serviços.
- Desenvolver um cronograma de contato ativo com a base de clientes.
- Avaliar a implementação de um programa de incentivos para a equipe.
- Decisões Chave:
- A empresa iniciará um processo formal de estruturação da área comercial.
- Serão levantados dados históricos para embasar a criação de metas e estratégias.
- Serão exploradas oportunidades de marketing e prospecção ativa de clientes (ex: frotas).
- Serão desenvolvidas estratégias para aumentar a recorrência de clientes e o ticket médio.