A reunião visou estruturar a visão financeira da empresa, abrangendo múltiplas frentes: iniciar o balancete patrimonial, corrigir inconsistências nos relatórios de contas a receber e consolidar dados financeiros das três unidades de negócio para preparar a migração para o sistema Elon. O contexto é uma transição para uma gestão financeira mais robusta, superando as limitações dos relatórios atuais.
Inicialmente, a análise de inadimplência revelou inconsistências graves: clientes com boletos pagos, como "Adelar", constavam como inadimplentes devido a um erro de processo na emissão de notas fiscais. O suporte técnico (Marcelo) esclareceu que o módulo "Caixa Arena" não permite a edição de datas, recomendando o uso do fluxo de "Orçamento" para vendas parceladas futuras, o que foi adotado como procedimento padrão.
A equipe então avançou para o levantamento consolidado, identificando um contas a receber total de R$ 3 milhões e contas a pagar de R$ 1,628 milhão. Foi decidida a extração de relatórios detalhados por unidade, com valores parciais já apurados (ex: R$ 339 mil a vencer para Salto e R$ 473 mil para Boa Esperança).
O direcionamento estratégico final é priorizar o saneamento da base de clientes vencidos ao longo de setembro para garantir uma migração de sistema com dados confiáveis. Paralelamente, será realizado um levantamento completo do patrimônio (imobilizado, estoque de R$ 2,5M, posições em cooperativas) para consolidar um balancete gerencial e um fluxo de caixa precisos, permitindo decisões estratégicas baseadas em uma visão financeira fidedigna.
📌 TÓPICOS DISCUTIDOS E DECISÕES
Análise e Correção do Contas a Receber
- Foi identificada uma divergência crítica entre relatórios de inadimplência e a realidade, onde clientes com pagamentos em dia apareciam como vencidos. O problema foi rastreado a um erro de processo na emissão de notas fiscais, que registrava datas de vencimento incorretas.
- O caso do cliente "Adelar de Gartner", com uma suposta dívida de R$ 47.850,00, serviu como exemplo prático para diagnosticar a falha sistêmica.
- Decisão Confirmada: Rafaela iniciará um saneamento manual da base histórica de clientes vencidos (baixas e correções de datas) ao longo de setembro. Para novos lançamentos, o fluxo via "Orçamento" será adotado imediatamente.
Consolidação Financeira e Estruturação do Balancete
- Foi realizado um levantamento macro, identificando um total de R$ 3 milhões em contas a receber e R$ 1,628 milhão em contas a pagar a fornecedores.
- Discutiu-se a necessidade de mapear todos os ativos e passivos, incluindo estoque (estimado em R$ 2,5M), imobilizado (mesmo em PF), cotas de capital (Cresol e Sicredi) e empréstimos a colaboradores.
- Decisão Confirmada: A equipe consolidará todos os dados financeiros levantados para estruturar um balancete gerencial e o fluxo de caixa da empresa, replicando a extração de relatórios para as três unidades de negócio.
Migração para o Sistema Elon
- A empresa confirmou a decisão de migrar para o sistema Elon, já utilizado pela rede. O contato principal para o processo é Vanderlei.
- Foi destacado o risco crítico de migrar com uma base de dados "podre", o que geraria retrabalho significativo e relatórios incorretos no novo sistema.
- Decisão Confirmada: O saneamento dos dados de clientes vencidos é prioritário e deve ser realizado antes da migração para garantir a integridade da nova base.