ATA DE REUNIÃO

Diagnóstico Comercial e Estruturação de Vendas – Solar Fácil

Empresa: Solar Fácil

Participante: André

Assunto: Diagnóstico Comercial e Estruturação da Jornada de Vendas

1. Resumo Executivo

A reunião teve como objetivo realizar um diagnóstico inicial da maturidade comercial da Solar Fácil, compreendendo sua estrutura atual de vendas, metas, indicadores, canais de geração de demanda, processo de atendimento, uso de CRM e oportunidades de melhoria para aumento da conversão e escalabilidade comercial.

Foi identificado que, atualmente, a operação comercial está concentrada principalmente no André, não havendo vendedores ativos no momento. A empresa possui uma meta mensal de aproximadamente R$ 100 mil, com projeção de crescimento para R$ 150 mil a R$ 200 mil mensais mediante estruturação comercial e eventual contratação de vendedor.

O ticket médio recorrente gira em torno de R$ 18 mil, embora existam vendas pontuais de maior valor, como projetos na faixa de R$ 125 mil. Observou-se que as vendas originadas por indicação apresentam maior taxa de conversão, enquanto os leads provenientes do marketing terceirizado demonstram baixa qualidade e baixa efetividade, resultando em poucas vendas nos últimos meses.

Também foram apontadas oportunidades relevantes na organização dos dados comerciais, estruturação de CRM ou planilha de controle, automação do primeiro contato com leads, padronização do pós-venda e avaliação de expansão regional por meio de representantes comissionados.

2. Principais Pontos Identificados

2.1 Estrutura Comercial Atual

A área comercial da Solar Fácil está concentrada no André, que conduz a maior parte das negociações, atendimentos e fechamentos. Recentemente, a empresa contou com dois vendedores externos que atuavam por indicação, porém ambos não permanecem mais na operação.

A equipe operacional conta atualmente com três instaladores, já tendo operado anteriormente com quatro a cinco profissionais. Há também o apoio de Thiago, jovem aprendiz, que auxilia em atividades administrativas, organização de contratos e suporte operacional.

Foi identificado que a concentração das vendas em uma única pessoa gera sobrecarga, limita o acompanhamento adequado dos leads e dificulta o atingimento consistente das metas comerciais.

2.2 Metas, Ticket Médio e Conversão

A meta mensal atual da Solar Fácil é de aproximadamente R$ 100 mil em vendas. Com a estruturação da área comercial e a possível contratação de um vendedor, a empresa projeta alcançar uma faixa mensal entre R$ 150 mil e R$ 200 mil.

O ticket médio recorrente está em torno de R$ 18 mil, com variações conforme o porte do projeto. Durante a reunião, foi mencionado o exemplo de uma venda pontual de R$ 125 mil, com custo aproximado entre R$ 73 mil e R$ 75 mil.

As vendas originadas por indicação apresentam desempenho superior, com relatos de conversão expressiva, como casos de 8 a 10 fechamentos a partir de aproximadamente 15 indicações. Dessa forma, torna-se essencial mensurar a taxa de conversão por origem do lead, diferenciando indicações, marketing digital, prospecção ativa e outros canais.

2.3 Marketing e Geração de Leads

A Solar Fácil conta com uma equipe terceirizada de marketing, porém os resultados obtidos até o momento estão abaixo do esperado. Foi relatado que havia uma promessa de geração de aproximadamente R$ 100 mil mensais em vendas, entretanto, em cerca de três meses de trabalho, foram concretizadas apenas duas vendas.

Os leads gerados pelo marketing foram avaliados como, em sua maioria, frios ou pouco qualificados. Diante disso, foi identificada a necessidade de revisar a estratégia atual de captação, qualificação e direcionamento dos leads.

Também foi discutida a importância de implementar automações de primeiro contato, permitindo que o lead receba uma mensagem inicial, vídeo de apresentação e orientação de próximos passos de forma imediata, sem depender exclusivamente do horário de atendimento manual.

2.4 CRM, Organização e Controle de Dados

A empresa utiliza atualmente um CRM vitalício, porém a ferramenta apresenta limitações, como baixa integração com WhatsApp, ausência de acompanhamento estruturado de metas mensais e dificuldade de visualização dos dados por período, origem do lead e região.

Grande parte dos registros ainda é realizada manualmente, inclusive por meio de aplicativo no celular, o que dificulta a análise gerencial e a tomada de decisão baseada em dados.

Foi apontada a necessidade de estruturar uma planilha ou CRM mais funcional, contendo informações como origem do lead, etapa do funil, data de entrada, ticket estimado, status da negociação, região, responsável pelo atendimento, previsão de fechamento e taxa de conversão.

Também foi destacada a importância de treinar o jovem aprendiz Thiago para realizar lançamentos de informações, contratos e atualizações no sistema de forma padronizada.

2.5 Pós-venda

O processo de pós-venda da Solar Fácil ainda é curto e pouco formalizado. Atualmente, o acompanhamento ocorre principalmente até a primeira conta de energia após a instalação, em um período aproximado de um mês.

Foi identificada a necessidade de estruturar uma política de pós-venda mais completa, com cadência de contatos, check-ins programados, acompanhamento da satisfação do cliente e solicitação de indicações.

A formalização desse processo poderá contribuir para melhorar a experiência do cliente, aumentar a recorrência de indicações e fortalecer a reputação comercial da empresa.

2.6 Expansão Regional

A Solar Fácil já realiza vendas em cidades vizinhas, porém ainda não possui um controle estruturado de vendas por região. Foi discutida a possibilidade de expansão regional por meio de representantes comissionados, desde que a decisão seja baseada em dados concretos de demanda, ticket médio, conversão e viabilidade operacional.

A análise por região será importante para identificar mercados com maior potencial, direcionar esforços comerciais e avaliar oportunidades de crescimento sustentável.

3. Decisões Estratégicas

Durante a reunião, foram definidas as seguintes diretrizes estratégicas:

1. Levantar dados financeiros e comerciais para embasar o diagnóstico e o plano de ação.
2. Estruturar uma ferramenta de controle comercial, seja por meio de CRM ou planilha, com visão de funil, metas e indicadores.
3. Medir a taxa de conversão por origem do lead e por etapa do funil comercial.
4. Revisar a estratégia do marketing terceirizado, avaliando qualidade dos leads, volume, conversão e retorno gerado.
5. Implantar automação de primeiro contato com leads, incluindo mensagem inicial, vídeo de apresentação e qualificação.
6. Formalizar o processo de pós-venda com cadência de acompanhamento e solicitação de indicações.
7. Avaliar a expansão regional com base em dados de vendas por cidade e potencial de mercado.
8. Analisar a viabilidade futura de representantes comerciais comissionados.

4. Próximos Passos

4.1 Levantamento de Dados Comerciais e Financeiros

Será realizado o levantamento dos principais dados comerciais e financeiros da Solar Fácil, incluindo metas, vendas mensais, ticket médio, origem dos leads, taxa de conversão, vendas por região e margem dos projetos.

Responsáveis: André, com apoio de Thiago, e BG/Gabriel.

Prazo: envio da lista de documentos pela BG até 05/07/2026 e compilação inicial pela Solar Fácil até 10/07/2026.

4.2 Estruturação de CRM ou Planilha Comercial

Será desenvolvido um modelo de controle comercial contendo os principais campos necessários para acompanhamento da jornada de vendas, como origem do lead, etapa do funil, data de entrada, ticket, status, região, responsável, previsão de fechamento e conversão.

Responsáveis: BG pelo desenvolvimento do modelo e Thiago pela implementação e atualização operacional.

Prazo: entrega do modelo até 08/07/2026 e início da implantação piloto até 15/07/2026.

4.3 Automação de Leads e Revisão do Marketing

Será estruturado um fluxo de primeiro atendimento automático para leads, contemplando mensagem inicial, vídeo de apresentação, coleta de informações básicas, qualificação e direcionamento para agendamento ou atendimento comercial.

Também será realizada uma reunião com a equipe terceirizada de marketing, incluindo Evi, para revisar metas, qualidade dos leads, estratégia de captação e critérios mínimos de entrega.

Responsáveis: BG/Gabriel e André.

Prazo: reunião de alinhamento até 09/07/2026 e plano de automação até 12/07/2026.

4.4 Formalização do Pós-venda

Será desenvolvido um processo padronizado de pós-venda, com contatos programados após a instalação, acompanhamento da primeira fatura, avaliação de satisfação e solicitação de indicações.

Sugere-se a seguinte cadência inicial:

1. D+3 após instalação: contato de confirmação e verificação inicial.
2. Após a primeira fatura: análise da economia percebida e reforço da entrega de valor.
3. D+30: acompanhamento de satisfação.
4. D+90: novo check-in e solicitação de indicação.

Responsáveis: BG pelo desenvolvimento dos roteiros e Thiago pela execução operacional.

Prazo: roteiro até 11/07/2026 e início do piloto até 18/07/2026.

4.5 Estudo de Mercado e Expansão Regional

Será realizado um estudo preliminar para mapear vendas por região, identificar cidades com maior potencial, avaliar oportunidades de crescimento e analisar a viabilidade de atuação com representantes comissionados.

Responsável: BG.

Prazo: relatório preliminar até 19/07/2026.

4.6 Medição de Conversão

Será implementada uma metodologia de mensuração da taxa de conversão por origem do lead e por etapa do funil comercial, permitindo melhor controle sobre a eficiência das campanhas, indicações e abordagens comerciais.

Responsável: BG.

Prazo: implantação junto ao CRM ou planilha até 15/07/2026.

5. Painel Executivo

Itens de Ação

AçãoResponsávelPrazo
Enviar lista de documentos necessários para diagnóstico comercial e financeiro	BG/Gabriel	05/07/2026
Compilar dados comerciais e financeiros iniciais	André e Thiago	10/07/2026
Desenvolver modelo de CRM ou planilha comercial	BG	08/07/2026
Implantar piloto do controle comercial	Thiago, com apoio da BG	15/07/2026
Reunir com marketing terceirizado para revisão da estratégia	André e BG	09/07/2026
Estruturar plano de automação de leads	BG	12/07/2026
Criar roteiro e cadência de pós-venda	BG	11/07/2026
Iniciar piloto do processo de pós-venda	Thiago	18/07/2026
Elaborar estudo preliminar de mercado e expansão regional	BG	19/07/2026
Medir conversão por origem e etapa do funil	BG	15/07/2026

6. Decisões-Chave

1. Priorizar o canal de indicações, considerando sua maior taxa de conversão.
2. Estruturar prospecção ativa e acompanhamento comercial com metas e cadências claras.
3. Revisar a performance do marketing terceirizado com base em critérios objetivos de volume, qualidade e conversão dos leads.
4. Implantar automação de primeiro contato para reduzir perda de oportunidades e aumentar velocidade de atendimento.
5. Formalizar CRM ou planilha comercial para dar visibilidade aos indicadores de vendas.
6. Manualizar o pós-venda como ferramenta de satisfação, relacionamento e geração de novas indicações.
7. Avaliar representantes regionais somente após análise de dados por cidade, demanda e viabilidade comercial.