Reunião em 23 de out. de 2026 às 08:59 GMT-03:00
Registros da reunião
Resumo
Reunião abordou canais de comunicação com integração de inteligência artificial e estratégias de marketing.
Problemas de comunicação no WhatsApp
Excesso de grupos prejudicou o atendimento. Chat privado foi recomendado.
Adoção de inteligência artificial
Nova ferramenta automatizou andamentos processuais. Eficiência operacional aumentou.
Estratégia de marketing digital
Baixo engajamento em vídeos exigiu reajuste. Leads serão direcionados para triagem.
Decisões
Alinhada
- Integração de manuais e procedimentos internos Ficou alinhada a integração e complementação do material da gestão de documentos junto ao manual da equipe existente, unificando os documentos.
Próximas etapas
- [business group] Investigar sistema: Investigar a falha de notificação do sistema atual para o cliente. Verificar se o problema é técnico ou específico para o usuário.
- [business group] Unificar manuais: Cruzamento e unificação dos manuais de procedimentos comerciais e de gestão de documentos do cliente em um único material. O objetivo é evitar redundância e facilitar a consulta pela equipe.
- [Allan Diego Pilonetto] Revisar marketing: Revisar as estratégias de marketing digital. Ajustar os conteúdos patrocinados para aumentar o tempo de retenção do público nos vídeos.
Detalhes
Desorganização nos Canais de Comunicação do WhatsApp: Durante o início da reunião, business group pediu desculpas a Allan Diego Pilonetto por não ter dado retorno em um contato anterior devido a uma falha de energia e à dispersão em grupos de WhatsApp. business group relatou gerenciar atualmente 219 grupos no aplicativo, o que dificulta o acompanhamento de demandas e faz com que mensagens passem despercebidas, recomendando que contatos futuros sejam feitos no chat privado (00:04:00). Allan Diego Pilonetto concordou com a dificuldade de gerenciar esse volume de grupos e sugeriu que a BG reorganize seus processos de comunicação (00:04:49).
Falhas de Notificação e Integração de Atendimento via WhatsApp: Allan Diego Pilonetto apontou como ponto negativo o fato de o sistema da BG não enviar notificações automáticas quando novos documentos são inseridos, exigindo verificação manual aba por aba (00:05:39). business group reconheceu a questão e afirmou que investigará se há algum problema específico com as notificações da plataforma, explicando que a ferramenta busca se comunicar via WhatsApp (00:06:42). Allan Diego Pilonetto detalhou que o escritório utiliza o Chat Jurídico com um único número de WhatsApp compartilhado por 10 pessoas entre os departamentos de marketing, comercial e jurídico, argumentando que uma API aberta integrando chats diretamente ao sistema seria muito mais eficiente do que o uso de múltiplos grupos de WhatsApp, que frequentemente causam quedas na plataforma (00:07:29).
Adoção e Integração de Nova Inteligência Artificial: Allan Diego Pilonetto relatou que migrou para uma nova plataforma de inteligência artificial já em funcionamento, embora ainda em fase de adaptação. A ferramenta acessa o sistema do escritório, exporta planilhas diariamente com números de processos, contatos e telefones, e envia andamentos processuais automaticamente para os telefones cadastrados (00:09:25). Allan Diego Pilonetto informou que, no dia anterior, a IA atendeu 13 andamentos processuais, sendo que apenas 9 exigiram intervenção humana, reduzindo o atendimento diário em 10% (00:12:26). business group e Allan Diego Pilonetto discutiram a possibilidade de integrar a IA ao Cloud para disparar lembretes automáticos de documentos faltantes a cada 15 dias, embora Allan Diego Pilonetto tenha ressaltado a necessidade de implementar as mudanças em etapas (00:10:25).
Centralização de Procedimentos e Manuais no Notion: Allan Diego Pilonetto apresentou a central de procedimentos estruturada no Notion, que reúne fluxos comerciais, de recepção, administrativos e jurídicos, além da descrição dos benefícios atendidos (00:11:26) (00:13:25). O material foi compilado com o auxílio do assistente Cláudio, que importou documentos em PDF do Google Drive para criar links de atalhos e páginas centralizadas (00:13:25) (00:20:21). business group elogiou a organização e combinou de cruzar as informações do manual de atendimento da BG com os dados do Notion de Allan Diego Pilonetto para unificar o material de apoio sem duplicar fontes de consulta para a equipe (00:18:24) (00:23:20).
Cronograma e Divisão de Responsabilidades na Gestão de Documentos: Allan Diego Pilonetto apresentou o cronograma de cobrança de documentos realizado pela recepção, com lembretes programados para 5, 11 e 22 dias úteis, e o acionamento da assessoria após 30 dias para identificar eventuais dificuldades dos clientes (00:14:14). business group propôs um fluxo complementar no qual o cadastro inicial é feito pela recepção e administrativo, enquanto o assessor acompanha o recebimento em prazos específicos de 3 e 7 dias, consultando a recepção sobre as pendências (00:15:33). Allan Diego Pilonetto concordou com essa divisão de tarefas para evitar a sobrecarga dos assessores com atividades rotineiras (00:16:29).
Uso de Inteligência Artificial na Criação de Manuais Interativos: Allan Diego Pilonetto mencionou que o escritório começou a utilizar inteligência artificial há cerca de um ano, o que permitiu compilar procedimentos e criar manuais interativos no Notion de forma ágil, algo que levaria anos para ser feito manualmente (00:24:09). business group destacou que o uso de inteligência artificial proporciona maior assertividade e aprimora a linguagem das políticas institucionais em comparação com textos redigidos anteriormente (00:25:08).
Avaliação de Petições Geradas por Inteligência Artificial: Allan Diego Pilonetto compartilhou testes comparativos realizados com duas ferramentas de inteligência artificial para a geração de petições em relação aos modelos elaborados pela equipe do escritório. Allan Diego Pilonetto expressou preferência pelos modelos criados pela equipe por apresentarem tabelas organizadas e resumos de rápida compreensão, embora tenha reconhecido a alta qualidade dos argumentos gerados pela inteligência artificial (00:26:02).
Estratégia de Marketing, Tráfego Pago e Conversão de Leads: Allan Diego Pilonetto comentou sobre os investimentos em tráfego pago, que variam entre R$ 500 e R$ 1.000 por mês em Meta Ads e Google Ads, gerenciados por uma empresa de marketing terceirizada. Allan Diego Pilonetto analisou métricas de conversão e constatou que o engajamento com os vídeos é baixo, pois o público assiste no máximo por 3 segundos antes de passar para o próximo conteúdo. Diante disso, Allan Diego Pilonetto planeja reajustar a estratégia com a equipe de marketing para direcionar os leads obtidos para a plataforma de triagem inicial do escritório e tentar convertê-los por meio de mensagens (00:26:52).
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