Objetivo: Organizar a rotina operacional, estabelecer responsabilidades, melhorar o controle dos chips, aumentar a autonomia da equipe e implantar uma gestão baseada em indicadores, prazos e acompanhamento das entregas.
1. GESTÃO DOS CHIPS
Fica definido que Luiz será o responsável direto pela gestão dos 44 chips, atendendo às quatro equipes da operação.
A estrutura deverá funcionar da seguinte forma:
- 24 chips em operação, distribuídos entre as equipes no formato 7 + 7 + 7 + 2;
- 20 chips em reserva, que deverão permanecer organizados, testados e disponíveis para substituição;
- Luiz deverá iniciar sua rotina às 07h40, verificando a situação geral dos chips;
- Entre 08h00 e 08h30, deverão ser realizadas verificações, substituições e tratativas necessárias;
- Chips banidos, cancelados ou com qualquer problema deverão ser identificados imediatamente;
- Sempre que houver uma ocorrência sem solução imediata, deverá ser informado o problema, a providência adotada e a previsão de regularização.
O objetivo é evitar que falhas sejam identificadas somente quando já estiverem impactando as equipes.
Controle diário – até 09h00
Luiz deverá apresentar diariamente:
- relatório atualizado;
- quantidade de chips ativos;
- quantidade de chips banidos;
- quantidade de chips cancelados;
- chips aguardando solução;
- aparelhos disponíveis;
- situação dos chips por equipe;
- problemas identificados e providências adotadas.
Validação – 11h30
Às 11h30, Luiz deverá apresentar a planilha atualizada para Joab, contemplando:
- posição atual da operação;
- eventuais divergências;
- justificativa das ocorrências;
- providências já tomadas;
- pendências ainda abertas;
- previsão de solução.
Direcionamento: a informação precisa estar pronta antes da cobrança. A gestão não deverá descobrir o problema depois que ele já estiver afetando a operação.
Responsabilidade atribuída ao Luiz: precisamos ter segurança de que, diariamente, as informações estarão corretas, atualizadas e disponíveis para tomada de decisão.
2. TREINAMENTO E PADRONIZAÇÃO
Luiz ficará responsável por ensinar e padronizar com os estagiários das equipes os procedimentos de banimento e reativação dos chips.
Os procedimentos deverão ser documentados de maneira simples, permitindo que outras pessoas consigam executar as rotinas sem dependência excessiva de uma única pessoa.
As supervisoras também deverão aumentar sua autonomia para solucionar questões operacionais simples, principalmente relacionadas a:
- acessos;
- e-mails;
- planilhas;
- senhas;
- sistemas;
- rotinas administrativas recorrentes.
O objetivo é reduzir a centralização de problemas simples e deixar para a gestão apenas situações que efetivamente necessitem de decisão ou intervenção.
3. ESTRUTURA DA EQUIPE
Foi alinhada a necessidade de buscar um profissional com perfil mais técnico e maior capacidade de execução e autonomia.
Ana ficará responsável por buscar alternativas de profissionais qualificados.
Será realizada entrevista com Edelvan, conduzida por Júlio e Joab, para avaliação do perfil técnico e aderência às necessidades da operação.
Quanto ao Vinícius, ficou definido que permanecerá, inicialmente, até dezembro de 2026. Durante esse período, deverá ocorrer a transferência de conhecimento das atividades atualmente executadas por ele.
O novo assistente deverá aprender e dominar essas rotinas antes da conclusão da transição.
4. MAPEAMENTO DOS PROBLEMAS OPERACIONAIS
No período de 26/08/2026 a 02/09/2026, deverão ser registrados todos os problemas operacionais apresentados pelas equipes.
O levantamento deverá permitir identificar:
- tipo de problema;
- equipe solicitante;
- frequência da ocorrência;
- responsável atual pela solução;
- tempo necessário para resolver;
- problemas que poderiam ser solucionados pelas supervisoras;
- problemas que realmente dependem do administrativo;
- problemas recorrentes que indicam necessidade de mudança de processo.
Na próxima reunião, esse levantamento deverá ser apresentado de forma consolidada.
Objetivo: entender onde a equipe está consumindo tempo, quais problemas estão se repetindo e quais atividades podem ser descentralizadas ou padronizadas.
5. CONTROLE DE TAREFAS E PENDÊNCIAS
Será implantado um controle único das tarefas administrativas e operacionais, inicialmente por planilha consolidada ou ferramenta específica de gestão.
Deverão constar, no mínimo:
Tarefa | Empresa/Projeto | Responsável | Prioridade | Data de abertura | Prazo | Status | Pendência | Próxima ação
Nenhuma atividade relevante deverá permanecer somente em conversas, mensagens ou na memória dos responsáveis.
6. REUNIÃO SEMANAL DE GESTÃO – 20 MINUTOS
Será implantada uma reunião semanal objetiva, com duração máxima de 20 minutos, focada em acompanhamento e decisão.
A reunião deverá seguir esta sequência:
- O que foi combinado na semana anterior?
- O que efetivamente foi entregue?
- Quais indicadores melhoraram ou pioraram?
- Quais pendências continuam abertas e por quê?
- Quem é o responsável e qual é o novo prazo?
- Existe algum problema que necessita de decisão da diretoria?
Regra principal: a reunião não será utilizada para descobrir ou levantar números.
Os indicadores e informações deverão chegar prontos. A reunião será utilizada para analisar, cobrar, priorizar e tomar decisões.
7. COOPERATIVAS E APRESENTAÇÕES
Joab ficará responsável por levantar e organizar os problemas relacionados às cooperativas, identificando:
- cooperativa;
- problema identificado;
- situação atual;
- responsável;
- impacto;
- providência necessária;
- prazo;
- necessidade ou não de decisão da diretoria.
Também ficará sob responsabilidade de Joab a organização das apresentações das cooperativas, garantindo padronização das informações e preparação prévia dos dados.