ATA DE REUNIÃO – Alinhamento Inicial de Projeto Financeiro para Loja de Varejo

ATA DE REUNIÃO – Alinhamento Inicial de Projeto Financeiro para Loja de Varejo

Resumo Executivo

1. Objetivo: A reunião teve como objetivo alinhar as expectativas e prioridades do projeto de assessoria financeira, mapear as dores atuais da gestão da loja, e definir o escopo inicial de trabalho para estruturar os processos financeiros. Foram levantadas as despesas operacionais, a estrutura de custos de pessoal, o endividamento e as metas para os próximos meses.
2. Principais tópicos: Foram discutidas as necessidades da gestão financeira (fluxo de caixa, fechamento de caixa, precificação), a metodologia de trabalho colaborativa, o levantamento de despesas fixas e variáveis, a estrutura da folha de pagamento e prolabore, o endividamento (bancário e com terceiros), a importância da participação ativa da cliente Daphne e de seu esposo, e o planejamento de investimentos futuros na loja. O faturamento médio mensal foi estabelecido em R$ 170.000,00 como base para a análise.
3. Decisões estratégicas: Iniciar um programa de estruturação financeira com foco na implantação de processos essenciais, priorizando: 1) fechamento de caixa e controle de espécie, 2) mapeamento detalhado do fluxo de caixa com dados reais (extratos), e 3) estruturação da precificação. Foi definida uma abordagem prática ("mão na massa" e "fazer junto"), co-construída com a cliente, com um cronograma base de 4 meses (extensível para 6). Também foi acordada a implementação de um controle diário de caixa em espécie e o levantamento de toda a documentação de endividamento (PF e PJ).

Tópicos Discutidos

1. Contexto e Objetivos do Projeto
2. O executivo financeiro (John) liderará um projeto de 4 a 6 meses para estruturar a gestão financeira da loja.
3. A metodologia será colaborativa (50/50), exigindo o envolvimento ativo de Daphne para o fornecimento de dados e validações.
4. A abordagem será prática e explicativa, com foco em “fazer junto” e esclarecer o “porquê” de cada etapa para garantir autonomia futura.
5. Foi estabelecida a necessidade de reuniões semanais de no mínimo uma hora.
6. Dores e Lacunas Atuais (Visão da Cliente)
7. A operação cresceu com base em “achismos”, sem processos padronizados.
8. Principais desafios identificados por Daphne: a mistura de contas pessoais e empresariais e a gestão de compras e estoque.
9. Compras excessivas levaram a um estoque elevado (R$ 160 mil atualmente, mas já atingiu R$ 300 mil), gerando problemas de fluxo de caixa, necessidade de empréstimos e pagamento de juros.
10. Ausência de processos bem estabelecidos: fechamento de caixa, fluxo de caixa e precificação estruturada.
11. Plano de Ação da Assessoria
12. Mês 1: Diagnóstico e estruturação do Fluxo de Caixa para entender entradas, saídas, lucratividade e endividamento.
13. Mês 2: Orçamento com tetos de gastos, cálculo do ponto de equilíbrio e análise de CMV e controle de compras.
14. Mês 3: Desenvolvimento e formalização de políticas financeiras (contas a receber, precificação, pagamentos) para padronizar a operação.
15. Levantamento de Faturamento e Despesas Operacionais
16. Faturamento: Faturamento médio mensal definido em R$ 170.000,00 para base de cálculo.
17. Despesas Fixas e Administrativas: Foram listados custos como água (R$ 225), telefonia (R$ 160), software (R$ 514), internet (R$ 90), contabilidade (R$ 1.600), energia elétrica (R$ 2.000), manutenção de ar-condicionado (R$ 194) e seguro de vida (R$ 89,90).
18. Despesas Variáveis e Esporádicas: Incluem combustível (R$ 900), material de expediente (R$ 250), limpeza (R$ 150), mercado (R$ 300) e coleta de resíduos (R$ 175).
19. Provisionamentos Anuais: Foram estimados custos anuais e provisionados mensalmente para taxas como CRF, Vigilância Sanitária, Alvará e manutenções predial e de computadores.
20. Estrutura de Custos com Pessoal e Pró-labore
21. Folha de Pagamento: Custo de aproximadamente R$ 11.000 para quatro funcionários (R$ 7.840 de salários + R$ 3.000 de premiações).
22. Modelo de Premiação: Identificado como inadequado, necessitando de reestruturação para conformidade legal.
23. Pró-Labore: Não há valor definido para os sócios. As retiradas são feitas conforme necessidade. Estimou-se um custo de vida mensal de R$ 20.000 como base inicial para a definição do prolabore.
24. Outros Custos de Pessoal: Vale-transporte (R$ 480/mês), medicina ocupacional (R$ 90/mês) e uniformes (R$ 700/ano).
25. Endividamento e Despesas Financeiras
26. Fornecedores: Pagamentos estimados em R$ 100.000 por mês (cerca de 58% do faturamento), com necessidade de controle preciso.
27. Dívidas: Parcelas de empréstimos somam R$ 11.850 mensais. Há uma dívida de R$ 22.000 com terceiros e uso de R$ 60.000 do limite de cheque especial, gerando juros de aproximadamente R$ 5.000/mês.
28. Levantamento de Dívidas: Foi solicitado o levantamento completo do endividamento (bancário e com terceiros) através da solicitação de "fichas gráficas" aos bancos (PF e PJ).
29. Controle de Caixa e Ferramentas
30. Procedimento: Implementação de controle diário focado em movimentações de espécie (dinheiro físico), que representam 30-40% das entradas. A operação com um único caixa será mantida.
31. Ferramentas: O controle será feito inicialmente em planilhas manuais para garantir o aprendizado e a compreensão profunda dos números antes de qualquer automação.
32. Planejamento e Agendamento
33. Horários: Daphne definiu sua disponibilidade para reuniões semanais: de segunda a quinta, entre 10:00 e 16:00, com preferência para terças ou quartas às 11:00.
34. Participação do Sócio: O esposo de Daphne, responsável por parte das compras, participará de todas as reuniões estratégicas.
35. Planejamento de Investimentos: A necessidade de reforma do mobiliário da loja foi mencionada; os orçamentos serão consolidados e submetidos para análise de viabilidade.
36. Análise Tributária
37. A empresa migrou do regime Simples Nacional para o Lucro Real, com um benefício fiscal estimado entre R$ 2.000 e R$ 3.000 mensais. A necessidade de registrar despesas para otimização fiscal foi destacada.

Próximos Passos

1. Levantamento de dados financeiros (últimos 6–12 meses): Vendas diárias, extratos bancários (a partir de 01/08/2026), contas a pagar/receber, notas de compra, estoque e margens.
2. Responsável: Daphne
3. Prazo: 2026-08-20
4. Implementar planilha de controle de caixa em espécie: Iniciar o preenchimento diário e enviar o fechamento.
5. Responsável: Daphne
6. Prazo: Imediatamente (a partir de 2026-08-11).
7. Solicitar fichas gráficas aos bancos (PF/PJ): Para mapear todas as dívidas.
8. Responsável: Daphne
9. Prazo: Solicitar até 2026-08-12.
10. Listar endividamentos com terceiros: Consórcios, permutas e outras obrigações.
11. Responsável: Daphne
12. Prazo: 2026-08-13.
13. Definir calendário e agendar reuniões: Definir o calendário semanal e agendar a próxima reunião de diagnóstico detalhado.
14. Responsável: John
15. Prazo: 2026-08-21.
16. Propor template de fechamento de caixa diário (v1.0): E roteiro operacional.
17. Responsável: John
18. Prazo: 2026-08-23.
19. Implantar piloto de fechamento de caixa por 7 dias: E ajustar conforme gaps.
20. Responsável: Daphne (execução), John (acompanhamento)
21. Prazo: Início em 2026-08-24; primeira revisão em 2026-08-31.
22. Desenhar fluxo de caixa semanal e mensal (modelo + guia de uso):
23. Responsável: John
24. Prazo: 2026-08-28.
25. Coletar preços de mercado e custos de produtos-chave: Para matriz de precificação.
26. Responsável: Daphne
27. Prazo: 2026-08-27.
28. Consolidar orçamentos de reforma/mobiliário: E estimativa de investimento.
29. Responsável: Daphne
30. Prazo: 2026-08-16.
31. Apresentar metodologia de precificação: (markup, margem) e aplicar em 5 SKUs piloto.
32. Responsável: John (metodologia), Daphne (aplicação)
33. Prazo: 2026-09-02.
34. Validar despesas e obter projeção tributária: Validar os valores de despesas e obter com o contador a projeção de imposto no Lucro Real.
35. Responsável: Daphne
36. Prazo: 2026-08-25.

Painel Executivo

1. Itens de Ação:
2. Coleta e organização de dados financeiros históricos e extratos bancários.
3. Implementação do controle diário de caixa em espécie.
4. Levantamento completo do endividamento (fichas gráficas e dívidas com terceiros).
5. Estruturação de um levantamento preciso dos custos pessoais para definir um prolabore.
6. Agendamento da rotina de reuniões semanais.
7. Construção do fluxo de caixa detalhado.
8. Implementação piloto da precificação em SKUs selecionados.
9. Levantamento de orçamentos para reforma da loja.
10. Decisões Chave:
11. Projeto estruturado para 4-6 meses com abordagem prática ("fazer junto").
12. Prioridades: 1) fechamento de caixa, 2) fluxo de caixa, 3) precificação.
13. Frequência de reuniões estabelecida como semanal, com duração mínima de uma hora.
14. O esposo de Daphne participará de todas as reuniões estratégicas.
15. A metodologia inicial de controle financeiro será manual (planilhas) para fins de aprendizado.
16. Foco na separação das finanças (PF/PJ) e otimização da gestão de compras/estoque.
17. Operação com um único caixa será mantida, com controle focado exclusivamente em espécie.
18. O faturamento médio mensal a ser usado para análise é de R$ 170.000,00.

Minutas Detalhadas (Narrativa Cronológica)

1. [2026-08-11 20:03] – Abertura, Metodologia e Expectativas
2. Cortesias iniciais, contextualização sobre a viagem de Daphne e apresentação do escopo do projeto (4 a 6 meses).
3. John explicou a necessidade de uma parceria 50-50, onde a participação ativa de Daphne é crucial.
4. Foi estabelecida a importância de reuniões semanais e Daphne sugeriu terças ou quartas-feiras como ideais.
5. John detalhou o plano de ação em 3 meses: Fluxo de Caixa (Mês 1), Orçamento/CMV (Mês 2), Políticas Financeiras (Mês 3).
6. [2026-08-11 20:10] – Dores, Lacunas e Desafios do Negócio
7. Daphne relatou crescimento baseado em “achismos”, ausência de processos e dificuldade em lidar com teorias divergentes.
8. Destacou dois desafios centrais: a mistura de despesas pessoais com as da empresa e a gestão de compras, que leva a estoque alto e problemas de caixa.
9. Foi mencionado que a regra de limitar compras a 40% do faturamento, implementada há dois meses, já mostra melhoras.
10. [2026-08-11] – Levantamento de Despesas e Análise Tributária
11. A reunião prosseguiu com a definição do faturamento médio (R$ 170.000) e o levantamento detalhado das despesas fixas, variáveis, anuais e operacionais.
12. Foi discutida a transição para o regime de Lucro Real e a orientação contábil de registrar mais despesas para abatimento fiscal, estratégia que será avaliada tecnicamente.
13. Solicitou-se a projeção do imposto no novo regime, informação que ficou pendente.
14. [2026-08-11] – Análise de Custos de Pessoal, Endividamento e Diagnóstico Preliminar
15. Foram levantados os custos com folha de pagamento (R$ 11.000), a ausência de prolabore definido (estimativa de R$ 20.000 como base) e a necessidade de reestruturar o modelo de premiações.
16. Foram mapeadas as dívidas: empréstimos (R$ 11.850/mês), dívida com terceiros (R$ 22.000) e uso do cheque especial (R$ 60.000 com juros de R$ 5.000/mês).
17. Uma análise preliminar indicou um superávit teórico de R$ 10.000 após parcelas de empréstimos, valor que não se reflete na realidade, apontando o juro do cheque especial como principal "ralo".
18. [2026-08-11] – Controle de Caixa, Ferramentas e Próximos Passos
19. Decidiu-se implementar um controle de caixa focado em espécie, mantendo o sistema de caixa único.
20. John confirmou que as ferramentas serão manuais para aprendizado, comparando a "aprender a calcular no papel antes de usar a calculadora".
21. Foram definidos os próximos passos imediatos: Daphne coletar extratos bancários de agosto, controles de caixa físico e solicitar as "fichas gráficas" aos bancos. John agendará a próxima reunião.

Lista de Responsáveis e Ações