Assunto: Levantamento das rotinas operacionais, práticas administrativas e diretrizes internas para elaboração do Manual de Condutas e Normas Internas da empresa.
1. OBJETIVO DA REUNIÃO:
A reunião teve como objetivo realizar o alinhamento inicial para o desenvolvimento do Manual de Condutas e Normas Internas da empresa, mediante levantamento das práticas atualmente adotadas, identificação das necessidades de regulamentação e definição das diretrizes que deverão integrar o documento.
Buscou-se estabelecer procedimentos claros e padronizados, promovendo a organização das relações de trabalho, a segurança jurídica da empresa, a transparência das obrigações dos empregados e a uniformização das condutas nos diferentes setores.
2. ESTRUTURA ORGANIZACIONAL DA EMPRESA
Foi informado que a empresa possui, atualmente, aproximadamente 15 a 16 empregados, distribuídos entre dois setores principais:
a) Escritório Administrativo:
- Financeiro e Recursos Humanos;
- Comercial;
- Compras;
- Engenharia.
b) Fábrica – Setor Industrial:
- Transporte e Logística;
- Produção.
Considerando as particularidades de cada setor, ficou estabelecido que o Manual deverá contemplar disposições gerais aplicáveis a todos os empregados, bem como regras específicas relacionadas às atividades administrativas, industriais e de transporte.
3. ASSUNTOS ABORDADOS
3.1. Contrato de experiência
Foi informado que a empresa adota contrato de experiência com duração total de 90 dias, dividido em dois períodos de 45 dias, mediante uma única prorrogação.
Atualmente, a coleta das assinaturas dos documentos contratuais é realizada no ato da admissão.
Ficou definido que o Manual deverá contemplar as disposições relacionadas ao período de experiência, às obrigações do empregado e à observância das condições contratuais estabelecidas.
3.2. Jornada de trabalho, horas extras e registro de ponto
Foi informado que a jornada de trabalho ocorre de segunda a sexta-feira, mediante regime de compensação das horas correspondentes ao sábado. As horas extras são pagas em folha com o acrescimo de acordo com o disposto na CCT (60% de segunda a sabado).
A empresa utiliza sistema digital de registro de ponto para controle da jornada dos empregados.
Durante a reunião, foi reforçada a importância da correta marcação dos horários de entrada, saída e intervalos, bem como da observância da jornada contratual e das regras aplicáveis à realização de horas extras.
Orientação específica sobre ajustes no registro de ponto:
Foi orientada a implementação de um formulário próprio de justificativa de ponto, destinado às situações em que houver necessidade de correção ou regularização dos registros.
O procedimento deverá observar as seguintes etapas:
- Disponibilização do formulário ao empregado.
- Preenchimento pelo próprio empregado, com indicação da data, horário e motivo da divergência.
- Encaminhamento ao setor responsável para conferência.
- Realização do ajuste, quando cabível, mediante registro e manutenção da documentação correspondente.
Ressaltou-se que o controle de ponto constitui documento relevante para a comprovação da jornada de trabalho, sendo indispensável preservar a veracidade das informações e a rastreabilidade de eventuais alterações.
A adoção do procedimento tem como finalidade proporcionar maior transparência, organização documental e segurança jurídica à empresa.
3.3. Atrasos, faltas e justificativas de ausência
Foram abordadas as diferenças entre ausências legalmente abonadas e situações em que o empregado apresenta documento destinado apenas à justificativa de determinado período de afastamento/ausência.
Foi orientado que o abono de ausências deverá observar as hipóteses previstas na legislação, nas normas coletivas aplicáveis e nos documentos médicos válidos, especialmente atestados emitidos por médicos ou cirurgiões-dentistas, conforme as respectivas competências profissionais.
Quanto aos documentos que apenas comprovem comparecimento ou permanência em determinado local, sem necessariamente assegurar o abono legal de toda a ausência, a empresa poderá avaliar individualmente a situação, inclusive quanto à possibilidade de compensação das horas, quando juridicamente admitida.
Foi informado que a empresa adota banco de horas com fechamento mensal, cuja regulamentação deverá ser examinada conforme a legislação e eventual instrumento coletivo aplicável.
Prazos definidos:
- Entrega de documentos comprobatórios de ausência: até 48 horas.
- Comunicação de ausências previsíveis: antecedência mínima de 24 horas.
Os prazos deverão constar no Manual, ressalvadas situações de emergência, impossibilidade comprovada e demais hipóteses legalmente protegidas.
Também deverá ser estabelecido o procedimento de comunicação ao superior imediato e de encaminhamento dos documentos ao setor de Recursos Humanos.
3.4. Férias individuais e coletivas
Foi informado que a empresa concede férias coletivas ao final de cada ano, normalmente pelo período de 15 dias.
Durante a reunião, foram prestadas orientações sobre os prazos legais relativos ao período aquisitivo e concessivo, comunicação das férias, pagamento e demais formalidades necessárias.
Também foram esclarecidas as regras relativas ao abono pecuniário, especialmente quanto à possibilidade de conversão de parte das férias em dinheiro, observados os requisitos e prazos legais.
Ficou definido que o Manual deverá estabelecer o procedimento para solicitação de férias individuais, a comunicação aos responsáveis e as diretrizes aplicáveis às férias coletivas.
Deverão ser observadas as particularidades legais relativas aos empregados que ainda não completaram o período aquisitivo, bem como as formalidades próprias das férias coletivas.
3.5. Pagamento de salários e adiantamento salarial
Foi informado que o pagamento dos salários é realizado até o quinto dia útil do mês subsequente ao trabalhado.
A empresa também disponibiliza aos empregados a possibilidade de adiantamento salarial, de caráter opcional, normalmente realizado na semana do dia 20 de cada mês.
O adiantamento poderá corresponder a até 40% do salário do empregado.
3.6. Uniformes, equipamentos de proteção individual e materiais da empresa
Foi informado que a empresa fornece os uniformes, equipamentos de proteção individual (EPIs) e demais materiais necessários ao desenvolvimento das atividades profissionais.
O uso do uniforme é obrigatório, conforme as exigências de cada função e setor.
No ambiente industrial, a empresa conta com acompanhamento de técnico de segurança do trabalho, responsável por orientar e acompanhar as questões relacionadas à segurança e à correta utilização dos equipamentos.
Deverá ser reforçado que a responsabilização por eventuais danos e descontos salariais dependerá da observância dos requisitos legais aplicáveis, não sendo admitida a imposição automática de descontos.
3.7. Uso de aparelhos celulares
Foi informado que a empresa adota restrição ao uso de aparelhos celulares particulares durante o horário de trabalho.
Ficou definido que o Manual deverá estabelecer a proibição de utilização dos aparelhos para finalidades pessoais durante a execução das atividades profissionais, ressalvadas as situações autorizadas pela empresa e os períodos em que o empregado não esteja à disposição do empregador.
Em situações de emergência pessoal ou familiar, os contatos poderão ser realizados por intermédio do superior imediato, que deverá providenciar a comunicação ao empregado.
3.8. Monitoramento e uso de imagem
Foi identificada a necessidade de regulamentar as questões relacionadas ao monitoramento dos ambientes de trabalho e à utilização da imagem dos empregados.
Ficou definido o desenvolvimento de Termo de Ciência sobre Monitoramento e, quando aplicável, Termo de Autorização de Uso de Imagem.
3.9. Utilização de veículos da empresa
Foi informado que a empresa possui dois motoristas que utilizam veículos corporativos para o desempenho de suas atividades profissionais.
Diante disso, ficou definida a necessidade de elaboração de um Termo de Responsabilidade pela Utilização de Veículos Corporativos, a ser assinado pelos empregados autorizados.
O documento deverá contemplar, entre outras disposições, as obrigações relacionadas à utilização adequada dos veículos, conservação, documentação, comunicação de acidentes e ocorrências, cumprimento das normas de trânsito e procedimentos relativos a eventuais multas e danos.
Ao final da reunião, ficou estabelecido que as informações levantadas servirão de base para a elaboração da primeira versão do Manual de Condutas e Normas Internas, bem como dos documentos complementares definidos.
Nelsi informou que a agenda de apresentação do material fosse definida para a primeira semana de Outubro, tendo em vista que na semana seguinte está ausente.
Nada mais havendo a tratar, foi encerrada a reunião.