ATA DE REUNIÃO – Estratégia de Comunicação, Comercial e Expansão da Clínica

Resumo Executivo

1. Objetivo: Alinhar estratégias de comunicação e marketing, avaliar o desempenho da agência atual, estruturar ações comerciais para aumento de faturamento e ocupação, e planejar a expansão de serviços com a integração de novos profissionais e ocupação de espaços.
2. Principais tópicos: Gestão de crise de comunicação após saída de profissional; desempenho e renegociação com a agência de marketing; prospecção de novas agências; estruturação de apoio financeiro interno; baixa conversão e ocupação de agendas; estratégia de prospecção B2B para empresas e escolas; implementação de um programa de fidelidade; e negociação para ocupação de uma nova sala por uma fisioterapeuta.
3. Decisões estratégicas: Manter a comunicação centrada no acolhimento; não aceitar o aumento da agência de marketing atual antes de regularizar as entregas pendentes; avaliar formalmente uma nova agência; estruturar um comercial ativo ("guerrilha") para empresas e escolas; avançar com a criação de um programa de fidelidade; e acelerar a negociação para integrar uma fisioterapeuta, ocupando uma sala disponível.

Tópicos Discutidos

1. Pós-venda e Comunicação com Pacientes
2. Foi realizada ação ativa de comunicação com pacientes após a saída de um profissional, com retorno positivo sobre o acolhimento.
3. A ex-profissional contatou pacientes, gerando ruído, mas a situação foi controlada, com apenas uma perda pontual de paciente.
4. O posicionamento da clínica, focado em vínculo e comunicação, foi reforçado como um valor central.
5. Decidiu-se pela necessidade de revisar cláusulas contratuais para evitar captação indevida por ex-colaboradores.
6. Desempenho da Agência de Marketing e Alternativas
7. A agência atual solicitou um aumento de 30%, mas apresenta entregas aquém do esperado (conteúdo estático, desalinhado com a identidade da clínica) e pendências contratuais de "dois meses e meio".
8. A relação se desgastou, com a percepção de foco excessivo em cobranças por parte da agência.
9. Foi decidido notificar a agência sobre as pendências e condicionar qualquer renegociação à regularização das entregas.
10. Uma nova agência foi indicada, com proposta mais barata, maior volume de entregas e estilo criativo, embora utilize gravação com iPhone. Decidiu-se avaliar esta alternativa com um teste-piloto, garantindo a manutenção da identidade visual da clínica.
11. Estratégia Comercial e Faturamento
12. Identificou-se a necessidade de aumentar o faturamento devido ao ticket médio baixo, excesso de convênios e baixa ocupação de agendas, especialmente da médica, apesar da alta validação social no Instagram.
13. Foi proposta uma estratégia de "guerrilha" comercial, com prospecção ativa de empresas e escolas na região, focando em serviços não cobertos por planos (psicopedagogia, mastoterapia, quiropraxia).
14. A intenção de usar tráfego pago para impulsionar conteúdos foi discutida, com a decisão de acionar a especialista "Eva" para orientação técnica a fim de não "sujar" o algoritmo.
15. Planejou-se uma campanha de reativação de pacientes inativos como alavanca de curto prazo.
16. Expansão de Serviços e Estrutura
17. Foi discutida a oportunidade de alugar uma sala de 45 m² para uma fisioterapeuta, que também poderia oferecer Pilates. A locação depende de uma reforma no imóvel a ser feita pelo proprietário.
18. Decidiu-se pressionar o proprietário pela reforma e formalizar a negociação com a profissional para acelerar a expansão.
19. Discutiu-se a criação de um programa de fidelidade e um plano de convênios para empresas/escolas, com a proposta a ser apresentada à equipe interna para definição dos termos.
20. O cônjuge (engenheiro) passará a apoiar as áreas financeira e de infraestrutura para suprir lacunas operacionais, com escopo e limites claros para não interferir na gestão.
21. Abordagem de Vendas e Posicionamento
22. Foi debatida a melhor forma de apresentar os serviços da clínica. A conclusão foi que a prioridade é vender a "clínica como um todo", centralizando o paciente no ecossistema de serviços integrados para fortalecer a marca e a retenção, mesmo que uma abordagem mais transparente e humana seja mantida.

Próximos Passos

1. Notificar a agência atual com relatório de entregas pendentes e plano de regularização antes de qualquer renegociação (responsável: Samantha; prazo: 2026-08-21).
2. Acionar Eva para orientar tráfego pago e diretrizes de campanha (responsável: Speaker 2; prazo: 2026-08-21).
3. Contatar o proprietário do imóvel para obter um prazo definido para a conclusão da reforma da sala de 45 m² (responsável: Speaker 1; prazo: 2026-08-21).
4. Auditoria do conteúdo entregue vs. contratado pela agência atual (responsável: Samantha + Executivo BG; prazo: 2026-08-22).
5. Formalizar diretriz de comunicação pós-saída de profissionais (responsável: Samantha; prazo: 2026-08-23).
6. Estabelecer escopo e limites do apoio do cônjuge no financeiro/infraestrutura (responsável: Samantha; prazo: 2026-08-23).
7. Estruturar script de abordagem a empresas (telefone e e-mail) (responsável: Speaker 2 com revisão de Speaker 1; prazo: 2026-08-23).
8. Apresentar a proposta do programa de fidelidade e do convênio para empresas/escolas à equipe da clínica (responsável: Speaker 1; prazo: 2026-08-19 - noite).
9. Revisar contratos e cláusulas de não captação/concorrência (responsável: Assessoria jurídica; prazo: 2026-08-26).
10. Mapear empresas-alvo e contatos de RH/gestores (responsável: Speaker 1; prazo: 2026-08-26).
11. Iniciar campanha de reativação de pacientes (responsável: Speaker 1; prazo: 2026-08-26).
12. Agendar reunião com a fisioterapeuta interessada para discutir contrato (responsável: Speaker 1; prazo: 2026-08-26).
13. Elaborar calendário editorial com foco em interdisciplinaridade (responsável: Executivo BG; prazo: 2026-08-27).
14. Definir pacotes por porte da empresa e por linha de serviço (responsável: Speaker 2; prazo: 2026-08-27).
15. Revisar precificação da Luana e proposta de valor (responsável: Speaker 1; prazo: 2026-08-28).
16. Definir metas de ocupação por profissional e por sala (responsável: Speaker 1; prazo: 2026-08-28).
17. Estruturar o programa de fidelidade e o script de prospecção B2B (responsável: Speaker 2; prazo: 2026-08-28).
18. Definir critérios de avaliação para nova agência e realizar teste-piloto (responsável: Executivo BG; prazo: 2026-08-29).
19. Definir política para ações externas (in-company) (responsável: Speaker 2; prazo: 2026-08-29).

Painel Executivo

1. Itens de Ação:
2. Realizar auditoria e notificar a agência atual sobre pendências, condicionando a renegociação.
3. Avaliar e testar uma nova agência de marketing, preservando a identidade visual.
4. Acionar suporte técnico (Eva) para orientar o uso de tráfego pago.
5. Criar script comercial e mapear empresas/escolas para prospecção B2B.
6. Desenvolver pacotes de serviços, programa de fidelidade e política de convênios.
7. Executar campanha de reativação de pacientes.
8. Acelerar a negociação para ocupação da nova sala com uma fisioterapeuta.
9. Estabelecer metas de ocupação e revisar a precificação de profissionais (Luana).
10. Formalizar o apoio do cônjuge na área financeira/infraestrutura.
11. Revisar contratos de trabalho para incluir cláusulas de não concorrência.
12. Decisões Chave:
13. Manter o posicionamento de comunicação centrado no vínculo e acolhimento.
14. Condicionar qualquer renegociação com a agência atual à entrega dos conteúdos pendentes.
15. Avançar na avaliação de uma alternativa de agência, com critérios claros de qualidade e identidade.
16. Implementar um comercial ativo ("guerrilha") focado em B2B para conversão de curto prazo.
17. Estruturar um programa de fidelidade e convênios para empresas e escolas.
18. Priorizar a ocupação da nova sala, integrando uma profissional de fisioterapia/pilates.
19. Centralizar a estratégia de vendas na clínica como um ecossistema integrado.
20. Formalizar o apoio do cônjuge em áreas específicas, sem transferência de gestão.