2. DASHBOARD EXECUTIVO DA REUNIÃO
| Indicador | Informação |
|---|---|
| 🏢 Empresa | X Mais Grafica |
| 👥 Participantes da Empresa | Leandro |
| 👨💼 Assessor Comercial Responsável | Gabriel |
| 📅 Data | 21/10/2026 |
| 🎯 Objetivo da Reunião | Acompanhar a implantação da política de prospecção e a reorganização da função comercial |
| 📈 Momento do Projeto | Estruturação |
| 🔥 Prioridade / Risco Comercial | Alta |
| 🎯 Área Comercial Principal | Prospecção |
| ✅ Principal Avanço | Decisão de Leandro assumir a venda externa com reorganização interna experimental e construção da curva ABC de clientes |
| ⚠️ Principal Atenção | Vendas dependentes de demanda reativa e indicação, sem vendedor, sem taxa de conversão medida e sem prospecção ativa |
| 🚀 Próxima Decisão Estratégica | Validar relatório de curva ABC e cronograma de visitas/contatos previsto para segunda-feira para iniciar roteiro externo |
| 🤝 Engajamento do Cliente | 8/10 – Participativo, propõe remanejamento, material próprio de 25 anos e assume pessoalmente a função comercial externa |
3. RESUMO EXECUTIVO COMERCIAL
A X Mais Grafica está sem vendedor externo e com orçamento apertado, sustentando as vendas pela demanda reativa de balcão, recompra e indicação. O principal desafio comercial é sair da espera pelo cliente e estruturar prospecção ativa e gestão de carteira, pois hoje não há medição de taxa de conversão, funil monitorado nem rotina de visitas. Isso gera risco de estagnação e alta dependência de poucos clientes, agravado pela sazonalidade de final de ano com pedidos até 10/12 e férias coletivas. Como decisão, Leandro, que domina o produto, assumirá pessoalmente as vendas externas a partir de 26/10 ou início do mês, com teste de remanejamento interno do Rodrigo para produção e destravamento da Letícia nas ordens de serviço, além de criar folder/bloco comemorativo de 25 anos de CNPJ como ferramenta de visita. O próximo movimento é Gabriel entregar na segunda-feira o relatório de curva ABC com volume, recorrência e cronograma de contatos/visitas para orientar o roteiro externo e Leandro iniciar os lançamentos na planilha de taxa de conversão separando venda reativa e venda ativa.
4. INTELIGÊNCIA ESTRATÉGICA DOS TEMAS COMERCIAIS CRÍTICOS
TEMA 1 – Dependência de venda reativa e ausência de prospecção ativa
📌 Evidência: Leandro relata que desde que ficou sem vendedor vive de venda repetida ou indicação; cita dia com 3 clientes espontâneos, 1 fechamento na hora e 1 confirmação no dia seguinte, sem ida atrás. Venda de R$ 600 por indicação citada como exemplo atual.
🧩 Diagnóstico Comercial: Capacidade comercial limitada à recepção de demanda. Causa identificada para dependência: ausência de rotina de prospecção. Hipótese a validar se volume reativo é suficiente para meta.
⚠️ Impacto: Crescimento travado, vulnerabilidade a períodos fracos e a sazonalidade de dezembro/janeiro.
🚨 Risco de Permanência: Manter faturamento refém de fluxo espontâneo e indicações, perdendo espaço para concorrentes com representantes na região.
🎯 Direcionamento: Leandro assumir rota externa em Salto Lontra, Nova Prata e região, visitando base e prospectando novos, com material próprio de apresentação.
📊 Indicador de Evolução: Oportunidades geradas por prospecção ativa, visitas realizadas, taxa de conversão ativa vs. reativa.
TEMA 2 – Estrutura comercial desfalcada e sobrecarga do proprietário
📌 Evidência: Orçamento apertado impede contratar vendedor que não performaria no curto prazo; Leandro centraliza atendimento, ordem de serviço, definição de papel e produção. Irá testar Rodrigo, hoje impressor, na produção para liberar Daniel e deixar OS mais mastigada para Letícia.
🧩 Diagnóstico Comercial: Estrutura em Inicial, com centralização e funções acumuladas. Causa identificada: falta de definição e autonomia operacional. Teste ainda não validado como solução.
⚠️ Impacto: Sem liberação da operação, saída para rua às 10h não se sustenta e prospecção não ganha consistência.
🚨 Risco de Permanência: Sobrecarga, atendimento interno prejudicado em dias de pico e abandono da rota externa.
🎯 Direcionamento: Executar teste de remanejamento, padronizar OS à noite para Letícia e auxiliar marketing para Letícia com filmagens.
📊 Indicador de Evolução: Horas/dias efetivos em rua, atendimentos internos sem dono, aderência à nova divisão.
TEMA 3 – Ausência de medição de conversão e de gestão de oportunidades
📌 Evidência: Ferramenta de taxa de conversão não está sendo preenchida porque Leandro aguardava definição sobre contratar ou não. Assessor quer separar conversão reativa vs. ativa para planejar metas e dimensionar marketing.
🧩 Diagnóstico Comercial: Funil informal, sem registro e sem critérios de passagem. Hipótese a validar: se taxa reativa alta de 70-80% resolveria meta apenas com mais fluxo.
⚠️ Impacto: Impossibilidade de definir metas por canal, dimensionar investimento em marketing/tráfego/Google e cobrar produtividade.
🚨 Risco de Permanência: Decisões de meta e orçamento de marketing sem base, sub ou superdimensionamento da estrutura.
🎯 Direcionamento: Passar a preencher planilha de conversão separando reativa e ativa; tabular base em PDF para gerar curva ABC.
📊 Indicador de Evolução: % oportunidades registradas, propostas enviadas/em aberto, taxa de conversão por origem, motivos de perda.
TEMA 4 – Concentração e fragilidade na gestão de carteira
📌 Evidência: Análise preliminar indica ~46 clientes concentrando 50% do faturamento; Crindes é disparado o maior, atendido 100% via WhatsApp/e-mail sem visita presencial, com 5 compradores; há clientes de ticket único alto de R$ 19 mil e recorrentes de R$ 1 mil; clientes de 3-4 anos inativos por informatização.
🧩 Diagnóstico Comercial: Carteira sem segmentação operacional nem cronograma diferenciado por potencial e recorrência. Causa identificada: falta de classificação e rotina de contato.
⚠️ Impacto: Risco de perda de clientes curva A por falta de presença e desconhecimento de potencial em curva B/C e inativos.
🚨 Risco de Permanência: Perda silenciosa de recorrentes e dependência de grandes esporádicos sem antecipação de necessidade.
🎯 Direcionamento: Criar relatório curva ABC com data, volume, ticket por nota e recorrência + cronograma de visita/ligação e mapeamento de prospecção por região.
📊 Indicador de Evolução: Clientes curva A visitados, clientes ativos/inativos/reativados, tempo sem compra, recompra.
5. MATRIZ DE MATURIDADE COMERCIAL
| Área Comercial | Estágio Atual | Evidência | Próximo Estágio |
|---|---|---|---|
| Estratégia e Planejamento Comercial | Estruturação | Discute metas futuras, sazonalidade dez/jan e férias coletivas, mas sem meta definida | Intermediária com metas por canal reativo vs ativo |
| Estrutura e Gestão da Equipe | Inicial | Sem vendedor, dono acumula frente e produção, remanejamento apenas teste | Estruturação com funções e responsabilidades delimitadas |
| Prospecção Comercial | Inicial | Só recompra e indicação, nenhuma rota ativa em execução | Estruturação com roteiro, metas de visitas e ferramenta de abordagem |
| Canais de Vendas | Estruturação | Loja física reativa forte, WhatsApp, indicação, marketing/Instagram/Google citados sem gestão de investimento | Intermediária com gestão de leads por canal |
| Funil e Gestão de Oportunidades | Inicial | Sem preenchimento, sem acompanhamento de propostas | Estruturação com registro e follow-up |
| Atendimento e Negociação | Estruturação | Conhecimento de produto e tabela, atendimento consultivo longo, mas sem padrão nem tempo de resposta medido | Intermediária com padrão e indicadores |
| Processos e Políticas Comerciais | Estruturação | Política de prospecção entregue para análise, não implantada | Intermediária com processo documentado e aderência |
| CRM e Gestão de Carteira | Inicial | Base em PDF bagunçado de jan/2025 em diante, sem sistema antigo, curva ABC em construção | Estruturação com base segmentada e cronograma de contatos |
| Pós-venda e Fidelização | Não avaliada | Brinde pontual para top 10 no ano passado, sem rotina comprovada | Estruturação com rotina de pós-venda e reativação |
| Indicadores e Gestão de Resultados | Inicial | Taxa de conversão, motivos de perda e produtividade não mensurados | Estruturação com painel mínimo semanal |
6. ARQUITETURA E ESTRUTURA COMERCIAL
| Tema | Situação Atual | Gargalo | Evolução Necessária |
|---|---|---|---|
| Liderança e decisão comercial | Centralizada em Leandro, proprietário | Acumula produção, OS e atendimento, impede saída para rua | Necessidade de definição de autonomia operacional |
| Atendimento interno / arte | Letícia, irmã, atende, faz arte e marketing, sobrecarregada em OS | Perde tempo decifrando tipo de papel/OS | Padronizar OS mastigada e colocar auxiliar de filmagem |
| Produção | Rodrigo como impressor com domínio total do processo; Daniel impressor oficial | Peça fundamental presa em função que poderia liberar dono | Testar Rodrigo na condução da produção |
| Venda externa | Inexistente, será assumida por Leandro | Sem vendedor, sem mapeamento de região/horários | Implantar roteiro Salto Lontra, Nova Prata e centro com prospecção por quarteirão |
| Integração comercial x operação x financeiro x marketing | Reunião financeira com Carlos em 22/10; reunião marketing sobre campanha antecipação pedidos | Sem alinhamento de orçamento para marketing e parada de final de ano | Definir com financeiro e marketing orçamento e campanha férias coletivas |
7. JORNADA COMERCIAL E FUNIL DE VENDAS
| Etapa | Prática Atual | Gargalo Identificado | Direcionamento |
|---|---|---|---|
| 1. Atração e geração | Fluxo espontâneo loja, WhatsApp, indicação, marketing/Instagram/Google sem mensuração | Sem saber quantos leads por canal para bater meta | Medir origem e volume para dimensionar marketing |
| 2. Prospecção | Inexistente; plano de iniciar 26/10 em clientes da base e novos | Sem lista, sem roteiro, sem ferramenta | Usar relatório curva ABC + mapeamento por região |
| 3. Primeiro contato | Presencial reativo; visitas externas futuras com folder/bloco 25 anos | Locais com dia/horário restrito, deslocamento e custo | Mapear horários, fazer a pé no centro, otimizar carro/combustível |
| 4. Qualificação | Conversa longa consultiva ex. cliente Ampere 1h vs. venda balcão rápida | Sem critério de potencial vs tempo investido | Priorizar curva A sem abandonar giro rápido |
| 5. Apresentação solução | Conhecimento de produto alto, contação de história SDF para X+ | Sem material padronizado | Concluir folder com portfólio, contatos empresa e particular |
| 6. Proposta | Envio via WhatsApp/e-mail ex. Crindes, confirmação no dia seguinte | Sem controle de propostas em aberto | Registrar e acompanhar propostas |
| 7. Negociação | Balcão com fechamento imediato; externo tende a <20% conversão segundo assessor | Expectativa de não recorrente | Preparar para volume de nãos, ir com tempo |
| 8. Fechamento | Exemplo 1 fechada na hora em 3 atendimentos | Não mensurado | Medir taxa reativa e ativa separadas |
| 9. Entrega | Produção interna com OS manual | OS pouco mastigada gera retrabalho | Padronizar OS |
| 10. Pós-venda/recompra | Sem rotina; ação isolada agenda personalizada top 10; aviso antecipação pedidos final ano em definição | Risco de inatividade 3-4 anos e perda em férias | Criar cronograma contato, campanha antecipação e reativação |
Funil atual: Processo informal. Meta: evoluir para Funil definido com registro e depois monitorado.
8. PROCESSOS COMERCIAIS PRIORITÁRIOS
PROCESSO – Prospecção ativa externa
OBJETIVO: Gerar novas oportunidades além de recompra/indicação.
SITUAÇÃO ATUAL: Processo informal, não executado.
GARGALO: Sem vendedor, sem lista, sem tempo de rua.
PROCESSO FUTURO / DIRECIONAMENTO: Roteiro por cidade/região iniciando pela base, com material 25 anos, mapeando horários e prospects vizinhos.
RESPONSÁVEL: Leandro
INDICADOR: Visitas, oportunidades geradas, taxa conversão ativa.
PROCESSO – Atendimento reativo loja/WhatsApp
OBJETIVO: Converter fluxo espontâneo.
SITUAÇÃO ATUAL: Processo existente informal, com conhecimento de produto, exemplo 2 conversões em 3 clientes.
GARGALO: Pico sem cadeiras/estrutura, atendimento dividido com representantes, sem tempo resposta medido.
PROCESSO FUTURO / DIRECIONAMENTO: Manter Letícia no interno com apoio, liberar Leandro sem prejuízo.
RESPONSÁVEL: Não definido
INDICADOR: Contatos atendidos, convertidos, tempo primeira resposta.
PROCESSO – Follow-up e taxa de conversão
OBJETIVO: Acompanhar propostas e medir performance.
SITUAÇÃO ATUAL: Processo inexistente, ferramenta não preenchida.
GARGALO: Falta de disciplina de lançamento.
PROCESSO FUTURO / DIRECIONAMENTO: Preencher separando reativa e ativa.
RESPONSÁVEL: Leandro
INDICADOR: Propostas em aberto, taxa conversão por origem.
PROCESSO – Gestão de carteira e cronograma de visitas
OBJETIVO: Priorizar curva A e reativar inativos.
SITUAÇÃO ATUAL: Processo em implantação, base PDF em tabulação.
GARGALO: Dados bagunçados, CNPJs múltiplos por grupo, histórico só desde jan/2025.
PROCESSO FUTURO / DIRECIONAMENTO: Relatório com curva ABC, ticket por nota, data última compra e cronograma.
RESPONSÁVEL: Gabriel para relatório; Leandro para execução
INDICADOR: Clientes visitados/ligados, reativados.
PROCESSO – Campanha antecipação pedidos / férias coletivas
OBJETIVO: Antecipar pedidos até ~10/12 antes da parada de 12-15 dias.
SITUAÇÃO ATUAL: Processo em discussão com marketing e financeiro.
GARGALO: Definição de datas e mensagem única WhatsApp/Instagram pendente.
PROCESSO FUTURO / DIRECIONAMENTO: Recomendação de largar campanha Antecipe seus pedidos.
RESPONSÁVEL: Não definido
INDICADOR: Pedidos antecipados, data parada definida.
9. GESTÃO DA EQUIPE COMERCIAL E LIDERANÇA
| Tema | Evidência | Diagnóstico | Direcionamento |
|---|---|---|---|
| Organização e sobrecarga | Leandro resolve tudo até 10h e perde tempo em OS | COMPORTAMENTO OBSERVADO: centralização; INTERPRETAÇÃO: risco de gargalo, não falta de comprometimento | Delegar produção e padronizar OS |
| Acompanhamento e rotina | Sem reuniões comerciais, sem metas individuais, sem CRM | Gestão informal sem cadência | Criar rotina semanal com indicadores mínimos |
| Conhecimento produto | Domínio total do produto e tabela, irmã também conhece | Ponto forte para venda interna | Usar como base para script e tabela |
| Produtividade externa | Preocupação com custo carro, combustível, estacionamento, refeição e vendedor rodando 20m de carro | Visão de eficiência e controle | Criar parâmetro de gasto diário/semanal ao sair e ao contratar |
10. CANAIS DE VENDAS E CAPTAÇÃO DE CLIENTES
| Canal | Situação Atual | Oportunidade / Gargalo | Direcionamento |
|---|---|---|---|
| Loja física / balcão | Ativo, com fluxo intenso em picos, 3 clientes em uma manhã | Oportunidade de alta conversão; gargalo estrutura em pico | Manter atendimento com Letícia + apoio |
| WhatsApp / telefone / e-mail | Ativo, principal com Crindes e clientes regionais, pedido recorrente por e-mail | Sem SLA, sem registro | Definir tempo resposta e registro |
| Indicações | Ativo, gera vendas ex. R$ 600 Dois Vizinhos | Dependência, ticket inicial baixo mas abre relacionamento | Estimular e acompanhar indicações |
| Redes sociais / Instagram / marketing / tráfego pago / Google | Citado como origem da venda reativa, reunião marketing realizada | Sem orçamento e sem mensuração de leads | Alinhar com marketing necessidade de leads para meta |
| Venda externa / visitas | Inativo, planejado para Salto Lontra, Nova Prata, Ampere, centro | Grande oportunidade, exige presença constante | Iniciar roteiro com folder 25 anos |
| Clientes recorrentes | Base desde jan/2025, com recorrentes e esporádicos grandes | Risco concentração, CNPJs múltiplos ex. cooperativa | Segmentar curva ABC e cronograma |
11. ATENDIMENTO, NEGOCIAÇÃO E EXPERIÊNCIA DO CLIENTE
| Tema | Evidência | Impacto Comercial | Direcionamento |
|---|---|---|---|
| Acolhimento em pico | Falta de cadeiras, mistura de representantes e clientes entrando/saindo | Risco de espera e perda de experiência | Organizar recepção e triagem |
| Atendimento consultivo | Cliente Ampere 1h+ conversa vs cliente objetivo bom dia/preciso disso/tchau | Fideliza grandes, mas consome roteiro | Equilibrar tempo por potencial |
| Argumentação | História 25 anos CNPJ, de SDF a X+, portfólio completo salão a indústria | Diferenciação contra gráficas de fora com representantes | Formalizar em folder/bloco de rascunho |
| Fechamento reativo | Percepção de venda mais segura quando cliente vem até loja | Alta conversão, mas volume limitado | Manter e ampliar com marketing |
Prática identificada, sem padrão definido nem resultado comprovado por pesquisa.
12. GESTÃO DE CARTEIRA, PÓS-VENDA E FIDELIZAÇÃO
| Tema | Prática Atual | Risco / Oportunidade | Direcionamento |
|---|---|---|---|
| Segmentação | ANTES: sem classificação; MOVIMENTO: tabulação curva ABC 50% em 46 clientes; ATUAL: relatório em construção, ainda não validado como evolução | Oportunidade de priorizar visitas presenciais onde possível | Concluir e validar relatório segunda-feira |
| Cliente estratégico Crindes | Maior faturamento, 5 compradores SP/Curitiba/Ampere, tudo WhatsApp/e-mail, sem visita | Risco de distanciamento; oportunidade de presença/brinde | Definir rotina de contato e antecipação de variação preço |
| Ticket e recorrência | Ticket por nota vs total: recorrente R$ 1 mil contínuo vs esporádico R$ 19 mil único; Mundial Super exemplo multi-CNPJ | Risco de subestimar esporádico grande | Tratar ambos como curva A com cadência adequada |
| Inativos | Clientes 3-4 anos sem comprar por informatização; novos que não compravam hoje compram | Oportunidade reativação e aprendizado | Levantar inativos e motivos |
| Fidelização pontual | Agenda personalizada para top 10 no ano passado | Boa prática isolada, sem continuidade | Transformar em programa anual + mensagem férias |
13. POLÍTICAS COMERCIAIS E PADRONIZAÇÃO
| Política / Diretriz | Situação Atual | Risco / Gargalo | Ajuste Necessário |
|---|---|---|---|
| Política de prospecção | Em discussão, documento impresso/encadernado analisado por Leandro | Sem implantação, sem rotina | Definir aprovação, metas de visitas e registro |
| Distribuição oportunidades e carteira | Inexistente | Sem dono por carteira | Definir responsáveis interno vs externo |
| Follow-up propostas | Inexistente | Propostas sem dono e sem prazo | Definir regra e ferramenta |
| Férias coletivas / antecipação | Em discussão | Sem datas e comunicação | Validar com financeiro e marketing |
Nenhum percentual de desconto, comissão ou condição inventado.
14. CARGOS, FUNÇÕES E RESPONSABILIDADES COMERCIAIS
| Cargo / Função | Situação Atual | Risco / Gargalo | Ajuste Necessário |
|---|---|---|---|
| Proprietário / comercial externo futuro | Leandro acumula gestão e vendas, assumirá rua | Sobrecarga | Delimitar horas rua vs interno |
| Atendimento / arte / marketing | Letícia acumulada | Sobrecarga OS + marketing | Colocar auxiliar filmagem, padronizar OS |
| Produção / impressor | Rodrigo peça-chave, Daniel impressor oficial | Dependência de pessoa única | Testar e formalizar nova divisão |
| Financeiro | Carlos + Mari, reunião 22/10 08h | Orçamento apertado limita contratação | Alinhar ponto equilíbrio e verba marketing |
16. ANÁLISE COMPORTAMENTAL DISC NA ATUAÇÃO COMERCIAL
Tendência comportamental/comunicativa observada na reunião, não diagnóstico psicológico.
| Perfil Observado | Evidências | Aplicação Comercial |
|---|---|---|
| Leandro – Tendência I/S com C de produto: comunicativo, relacional e detalhista | 1) Sustenta conversa 1h+ com cliente Ampere; 2) Conta história 25 anos e personaliza brinde com nome; 3) Prepara material para deixar marca no cliente e inclui contato particular | Usar em visitas de relacionamento e fidelização curva A; equilibrar com gestão de tempo e roteiro para não prender agenda; apoiar com checklist OS para liberar rua |
| Gabriel – Tendência C/D: analítico, condutor e orientado a dados | 1) Conduz pauta implementação e taxa conversão; 2) Tabula PDF bagunçado e propõe curva ABC com ticket/recorrência; 3) Explica estatística 20% conversão externa e necessidade dimensionar marketing | Usar comunicação direta com dados e próximos passos claros; enviar relatório visual e cronograma para dar segurança e ritmo |
17. DECISÕES E AÇÕES COMERCIAIS
| Prioridade | Responsável | Ação | Prazo | Status |
|---|---|---|---|---|
| 🔴 Alta | Leandro | Assumir rota externa a partir 26/10 | Não definido | Definido |
| 🔴 Alta | Leandro | Preencher ferramenta taxa conversão reativa e ativa | Não definido | Pendente |
| 🟡 Média | Leandro | Finalizar folder/bloco 25 anos para visitas | Não definido | Em andamento |
| 🔴 Alta | Gabriel | Entregar relatório curva ABC e cronograma visitas | 26/10/2026 | Definido |
| 🟡 Média | Gabriel | Melhorar visual base vendas por cliente | Não definido | Em andamento |
18. PONTOS COMERCIAIS EM ABERTO
- Definição de datas de férias coletivas e campanha Antecipe seus pedidos com financeiro e marketing.
- Validação do teste Rodrigo na produção e padronização de OS para Letícia para liberar Leandro.
- Definição de metas por canal reativo vs ativo e orçamento de marketing para gerar leads suficientes.
19. INDICADORES DE EVOLUÇÃO COMERCIAL
| Indicador | Atual | Meta | Prazo | Evolução |
|---|---|---|---|---|
| Visitas comerciais externas | Não mensurado | Meta não definida | Não definido | A iniciar |
| Oportunidades geradas ativa vs reativa | Não mensurado | Meta não definida | Não definido | A iniciar |
| Taxa conversão reativa | Não mensurado | Meta não definida | Não definido | A iniciar |
| Taxa conversão ativa | Não mensurado | Meta não definida | Não definido | A iniciar |
| Propostas em aberto / sem acompanhamento | Não mensurado | Meta não definida | Não definido | A iniciar |
| Clientes curva A visitados | Não mensurado | Meta não definida | Não definido | Relatório em construção |
| Clientes inativos reativados | Não mensurado | Meta não definida | Não definido | A levantar |
| Faturamento comercial / ticket médio | Base parcial jan/2025 em diante em tabulação | Meta não definida | Não definido | Em apuração |