Resumo Executivo
A reunião teve como objetivo central estruturar a estratégia comercial e financeira da Imagine Festas, abordando desde a padronização do atendimento até a definição de metas e o ajuste de ferramentas de gestão. Foram discutidos e alinhados: a nova Política de Atendimento Comercial, o uso e ajuste do CRM, a revisão do funil de vendas e do dashboard de métricas, a definição de metas comerciais com base no ponto de equilíbrio e a separação de receitas entre locação e produção. Ao final, foram definidas ações claras para aprimorar as ferramentas (CRM e planilha de metas), padronizar processos de atendimento e contrato, e estabelecer uma rotina de monitoramento de indicadores-chave, como taxa de conversão por canal e ticket médio por linha de negócio.
Tópicos Discutidos
Tópico 1: Política de Atendimento Comercial e Resultados de Marketing
- Apresentação da Política: Foi apresentado um documento de Política de Atendimento Comercial para padronizar processos, equilibrando humanização e profissionalismo. A política servirá como guia de integração e referência, alinhada à futura definição de missão, visão e valores.
- Princípios e Fluxo Comercial: Discutiu-se a importância do atendimento consultivo, empatia e agilidade. O fluxo comercial foi definido em cinco etapas: recepção, qualificação, apresentação da solução, envio do orçamento e follow-up.
- Resultados da Campanha de Voucher: A campanha de voucher/sorteio gerou aproximadamente seis contatos, com o WhatsApp se mostrando o canal de maior conversão, superando o Instagram.
- Orçamentos via WhatsApp: Foi decidido manter a prática atual de enviar orçamentos de forma descritiva diretamente no chat do WhatsApp, por gerar maior engajamento, consolidando as informações no contrato formal posteriormente.
- Contratos e Assinatura Digital: Identificou-se a necessidade de adotar uma plataforma de assinatura digital para otimizar o processo de contratação, eliminando a impressão física e a coleta de assinaturas presenciais. A opção via Gov.br foi descartada.
- Visita Presencial: A visita presencial ao espaço foi validada como a estratégia de conversão mais eficaz (próxima de 100%), sendo recomendada sua incorporação ativa ao processo de vendas.
- Tratamento de Objeções: A política inclui um módulo sobre como tratar objeções (ex: "achei caro"), focando na venda de valor e experiência.
Tópico 2: Revisão do CRM e do Dashboard de Vendas
- Ajuste no CRM: Foi identificada e corrigida a ausência do canal "WhatsApp" como origem de lead no CRM. A executiva Lilian foi orientada a utilizar o novo campo imediatamente para garantir a precisão dos dados.
- Divergência no Ticket Médio: Discutiu-se a diferença no cálculo do ticket médio exibido em dois quadros do dashboard (um por etapa do funil e outro por canal). Foi definido que o "ticket médio efetivo" deve excluir registros com status "reprovado".
- Estrutura do Funil de Vendas: O fluxo do funil foi revisado, destacando a etapa "apresentação de orçamento" como ponto crítico de decisão (aprovação/reprovação), sinalizada com a cor amarela. O fluxo padrão para vendas fechadas será: Aprovado → Pós-venda → Encerrado.
- Mensuração de Canais: Confirmou-se a importância de mensurar o desempenho por canal de origem (Facebook, WhatsApp, etc.) e o WhatsApp foi validado como um canal a ser incluído em todas as visões do dashboard.
- Manutenção de "Classificação" e "Status": Decidiu-se manter os campos de "classificação" e "status" no funil para não perder a visibilidade sobre as etapas em que ocorrem as perdas de negócios.
Tópico 3: Ajustes na Planilha de Vendas e Cadastro de Itens
- Cadastro de Itens: Foram definidos os ajustes para a planilha de gestão de vendas:
- Brinquedos: Criação de uma coluna com lista suspensa contendo todos os brinquedos disponíveis para locação.
- Descartáveis: Criação de categorias ("temáticos", "tradicionais", "sem descartáveis"), com detalhes específicos a serem registrados no campo de observações.
- Velas: Manutenção como um campo aberto, com os tipos (numeral, festão, etc.) detalhados nas observações.
- Usabilidade e Formatação: A planilha será padronizada com quebras de linha nas observações, alinhamento centralizado, cores para status, e convertida em tabela (Ctrl+T) para melhor usabilidade e filtragem.
- Filtro por Aniversário: A filtragem de clientes por mês e dia de aniversário foi orientada como prática para priorizar contatos proativos.
- Funcionalidades Adicionais: A ferramenta já inclui campos para data de validade de voucher e data de nascimento do cliente, com cálculo automático de idade.
Tópico 4: Estruturação Financeira e Definição de Metas Comerciais
- Separação de Receitas (Locação vs. Produção): Foi definida a necessidade de separar as receitas e indicadores de "locação" e "produção" na planilha de metas e no dashboard, para permitir análises estratégicas mais precisas.
- Estratégia Financeira: Discutiu-se a estratégia de usar campanhas promocionais para cobrir custos fixos e garantir que as produções gerem lucro com reserva recorrente.
- Definição de Metas:
- Ponto de Equilíbrio: R$ 15.000.
- Desencaixe Médio: 5% (para prudência financeira).
- Meta Comercial Base: R$ 15.750 (ponto de equilíbrio + desencaixe).
- Métricas de Referência: Taxa de conversão de 25% e Ticket Médio de R$ 150 (para locações, a ser separado de "produção").
- Cálculo de Volume de Contatos: As metas de contatos diários serão calculadas automaticamente com base na meta financeira, ticket médio, taxa de conversão e dias úteis, com projeções para diferentes cenários.
- Consolidação de Ferramentas: Foi decidido integrar os dados de leads do CRM à planilha de metas para um acompanhamento unificado.
Painel Executivo
Itens de Ação
- Ferramentas: Ajustar planilha de metas para separar Locação/Produção; incluir listas de Brinquedos, Descartáveis e Velas; padronizar formatação; automatizar cálculo de metas e contatos/dia no dashboard.
- CRM e Dashboard: Corrigir e validar o canal "WhatsApp" em todas as visões; ajustar fórmulas de ticket médio; documentar regras de status do funil; integrar dados de leads na planilha de metas.
- Processos Comerciais: Adotar plataforma de assinatura digital; incorporar o convite para visita presencial ao fluxo de vendas; divulgar linha de brinquedos.
- Gestão e Estratégia: Separar ticket médio por Locação e Produção; estabelecer rotina semanal de revisão de métricas; realizar treinamento sobre os novos indicadores; revisar o mix operacional.
- Documentação: Revisar e validar a Política de Atendimento Comercial como documento final.
Decisões-Chave
- Orçamento e Contrato: Manter envio de orçamentos via WhatsApp, com migração para assinatura digital de contratos.
- CRM e Canais: O campo "WhatsApp" foi incluído no CRM como origem de lead. A visita presencial foi confirmada como principal alavanca de conversão.
- Métricas do Funil: O "ticket médio efetivo" excluirá negócios perdidos. A etapa "apresentação de orçamento" é o ponto de decisão chave para conversão. Os campos "classificação" e "status" serão mantidos.
- Gestão de Itens: Brinquedos terão lista suspensa; Descartáveis serão categorizados; Velas terão campo aberto com detalhes em observações.
- Metas e Finanças: A meta comercial será baseada no ponto de equilíbrio (R$ 15.000) acrescido de 5% de desencaixe. As receitas e métricas serão separadas por Locação e Produção.
- Política de Atendimento: O documento apresentado foi aprovado como base institucional, a ser integrado aos processos da empresa.