ATA DE REUNIÃO – ACOMPANHAMENTO FINANCEIRO E CONCILIAÇÃO BANCÁRIA

1. Objetivo da Reunião

A reunião teve como objetivo realizar a conferência financeira das contas bancárias e do caixa, revisar pagamentos e obrigações da empresa, validar a rotina de preenchimento do fluxo de caixa e avançar na organização dos controles de crediário, inadimplência e documentação financeira.

A movimentação financeira foi conferida até 12/08/2026, contemplando as contas da Cresol, Banrisul e Sicredi, além do caixa físico.

De forma geral, as entradas e saídas analisadas foram consideradas conciliadas e corretas até a data de corte, permanecendo alguns pontos específicos para confirmação.

2. Conciliação Bancária – Cresol

Foram revisadas as entradas e saídas registradas na conta da Cresol.

Entre os lançamentos analisados, foram identificados pagamentos como:

1. Perfumaria: R$ 238,70;
2. Capitalização: R$ 500,00;
3. Tarifas: R$ 17,53;
4. Demais entradas e saídas constantes no extrato.

Posição em 12/08/2026

Saldo da conta Cresol: R$ 427,79.

Os lançamentos analisados foram conferidos e considerados conciliados até a data.

3. Conciliação Bancária – Banrisul

Na conta do Banrisul foram analisadas diversas entradas, principalmente nos dias 03 e 04 de agosto.

Também foram verificadas transferências identificadas como movimentações entre contas, incluindo valores como:

1. R$ 2.320,00;
2. R$ 680,00.

Foi registrada ainda antecipação no valor de:

1. R$ 1.464,81.

Posição em 12/08/2026

Saldo da conta Banrisul: R$ 4.082,86.

Permaneceu uma dúvida referente a uma possível aplicação financeira de R$ 986,89.

O valor não aparece no extrato disponibilizado e foi informado que aplicações normalmente não são realizadas pelo Banrisul.

Encaminhamento

Confirmar diretamente com o banco:

1. se existe a aplicação de R$ 986,89;
2. origem do lançamento;
3. data da aplicação;
4. data prevista para liberação/resgate, se aplicável.

Nenhum lançamento deverá ser realizado no controle financeiro até que a informação seja confirmada.

4. Conciliação Bancária – Sicredi

Foram revisadas as movimentações da conta Sicredi.

Entre os principais lançamentos identificados:

1. Depósito de R$ 1.000,00 em 03/08;
2. Pagamentos para fornecedores, incluindo Genésio e Panfarma;
3. Aluguel;
4. Telefonia/internet: R$ 179,90;
5. IOF: R$ 0,19;
6. Juros de cheque especial: R$ 16,32;
7. Tarifas bancárias;
8. Depósito de R$ 1.800,00;
9. Movimentações relacionadas à campanha de bombons do Dia dos Pais;
10. Demais pagamentos e depósitos registrados no extrato.

Foi identificado que lançamentos no valor de R$ 30,50 aparecem repetidos três vezes.

Encaminhamento

Verificar a origem dos três lançamentos de R$ 30,50 para identificar se:

1. são efetivamente três movimentações distintas; ou
2. existe alguma duplicidade de registro.

Somente realizar qualquer correção após confirmação da origem dos lançamentos.

5. Folha de Pagamento

Foi informado na reunião um valor de folha de pagamento de:

R$ 5.539,61.

Também foram registrados os seguintes valores individuais:

1. Andréia: R$ 3.811,77;
2. Tati: R$ 1.727,84;
3. Morgana – estagiária: R$ 720,00.

Ponto de conferência

Os três valores individuais registrados nas notas totalizam R$ 6.259,61, valor diferente dos R$ 5.539,61 informados como total da folha.

Dessa forma, o valor deverá ser conferido antes da consolidação definitiva, sem alterar nenhum dos registros até que seja identificada a informação correta.

6. Posição do Caixa

A movimentação foi conferida até 12/08/2026.

Posição apresentada

1. Entradas acumuladas: R$ 25.399,00;
2. Caixa: R$ 1.050,86.

As entradas e saídas analisadas foram consideradas conferidas e conciliadas até a data.

7. Aluguel e IPTU

Foi esclarecido que o aluguel é pago em duas parcelas mensais.

Os pagamentos são realizados via Pix para Nilze Noemi, mãe da proprietária.

Também foi informado ajuste em parte do aluguel, no valor de:

R$ 298,80, em razão de abatimentos realizados.

Em relação ao IPTU:

1. pagamento dividido em três partes;
2. valor total aproximado informado: R$ 680,00;
3. parcela atribuída à locatária: R$ 226,66.

As movimentações deverão permanecer separadas e devidamente identificadas no controle financeiro.

8. Obrigações Tributárias e Contribuições

Foram revisados os pagamentos de tributos e obrigações referentes aos meses anteriores.

Competência informada – Junho

1. FGTS: R$ 1.395,92;
2. Receita Federal/DARF: R$ 960,67;
3. Simples Nacional: R$ 4.043,21.

Competência informada – Julho

1. FGTS/INSS: R$ 1.395,92;
2. Receita Federal/DARF: R$ 960,67;
3. Simples Nacional: R$ 3.738,21.

Foi discutida a possibilidade de alguns boletos ou obrigações estarem agrupados.

Definição

Manter controle mensal das obrigações e centralizar os comprovantes e documentos referentes a:

1. FGTS;
2. INSS;
3. Simples Nacional;
4. DARF/Receita Federal.

O objetivo é facilitar a conferência mensal entre competência, pagamento, extrato bancário e fluxo de caixa.

9. Empréstimo Anual

Foi identificado um empréstimo contratado em nome do esposo da responsável, porém relacionado à operação da empresa.

O pagamento possui natureza anual, não sendo uma obrigação mensal.

A próxima previsão de pagamento informada é para setembro de 2026.

Orientação

O compromisso deverá permanecer registrado no planejamento financeiro para evitar que o pagamento anual gere impacto inesperado no caixa no mês do vencimento.

10. Controle de Crediário – “Notinhas”

Foi discutida a necessidade de melhorar o acompanhamento das vendas realizadas por crediário.

Atualmente, Tati realiza a verificação mensal manualmente, e o sistema apresenta alerta individual quando o cliente possui pagamento em atraso.

Foi solicitada a geração de um relatório demonstrando:

Crediário programado para recebimento

versus

Crediário efetivamente recebido.

O acompanhamento permitirá mensurar:

1. valor total a receber;
2. valor recebido;
3. saldo em aberto;
4. inadimplência;
5. atraso dos clientes;
6. impacto do crediário no fluxo de caixa.

Foi informado que existem aproximadamente dois clientes com atrasos recorrentes, para os quais já são realizadas cobranças.

11. Política de Cobrança

Foi discutida a possibilidade de implementar mensagens de cobrança ou lembretes automáticos.

A orientação inicial é evitar mensagens excessivamente antecipadas que possam gerar desconforto aos clientes.

O foco deverá estar principalmente nos clientes que apresentarem atraso de:

1. aproximadamente 10 a 15 dias; ou
2. aproximadamente 30 dias.

Encaminhamento

Alinhar com Matheus:

1. momento adequado para iniciar a cobrança;
2. frequência das mensagens;
3. clientes que receberão a comunicação;
4. texto padrão;
5. possibilidade de automação.

A política deverá preservar o relacionamento comercial ao mesmo tempo em que fortalece o controle da inadimplência.

12. Fluxo de Caixa e Rotina de Preenchimento

A planilha financeira já foi previamente ajustada.

Foi orientado que o preenchimento seja realizado utilizando os extratos bancários como base para os lançamentos, garantindo maior segurança na conciliação.

Rotina inicial definida

Realizar o preenchimento semanalmente.

A frequência poderá ser ajustada posteriormente conforme a equipe adquirir maior domínio do processo.

A equipe de assessoria realizará acompanhamento inicial para auxiliar na consolidação da rotina.

Também deverá ser enviada ou ajustada a planilha referente ao controle de dinheiro, que ainda não havia sido recebida corretamente.

Caso sejam identificados erros de fórmulas ou somatórios, deverão ser reportados para correção.

13. Conferência do Caixa Físico – 01 a 04/08

01/08 – Manhã

Foram registradas entradas em dinheiro, incluindo:

1. R$ 60,00;
2. R$ 19,98;
3. R$ 92,99;
4. R$ 1,50;
5. R$ 13,50;
6. R$ 15,99.

Também foram registrados:

1. Retirada final: R$ 204,00;
2. Quebra positiva: R$ 0,06;
3. Fechamento: R$ 399,05.

01/08 – Tarde

Entre as entradas analisadas:

1. R$ 96,98;
2. R$ 10,99;
3. R$ 48,99;
4. R$ 59,98;
5. R$ 39,80;
6. R$ 35,00;
7. R$ 17,97;
8. R$ 24,99;
9. R$ 30,99;
10. R$ 35,00;
11. entre outras movimentações.

Fechamento:

1. Retirada final: R$ 426,00;
2. Quebra negativa: R$ 2,39;
3. Fechamento: R$ 400,35.

03/08

Foram analisadas múltiplas entradas.

Fechamento:

1. Retirada: R$ 1.150,00;
2. Retirada final: R$ 404,00;
3. Quebra positiva: R$ 0,43;
4. Fechamento: R$ 399,57.

04/08

Foram analisadas diversas entradas e movimentações.

Também foram registrados:

1. Saída para limpeza: R$ 100,00;
2. Crediário do dia: R$ 758,64;
3. Saldo positivo: R$ 0,90;
4. Fechamento: R$ 399,80.

Crediário acumulado – 01 a 04/08

R$ 2.024,30.

Os fechamentos diários foram realizados e as respectivas diferenças de caixa permaneceram registradas para acompanhamento.

14. Principais Decisões

1. As movimentações bancárias e de caixa foram consideradas conciliadas até 12/08/2026, ressalvados os itens que ainda dependem de confirmação.
2. O preenchimento do fluxo de caixa passará a ser realizado inicialmente em rotina semanal.
3. Os extratos bancários deverão ser utilizados como principal base para o preenchimento e conferência financeira.
4. O controle de crediário deverá evoluir para comparação entre valor previsto e valor efetivamente recebido.
5. A política de cobrança deverá priorizar clientes efetivamente atrasados, evitando excesso de mensagens para clientes com pagamentos regulares.
6. Os comprovantes tributários deverão ser centralizados para facilitar as conferências mensais.
7. O empréstimo com vencimento anual deverá ser considerado no planejamento de caixa de setembro.

15. Plano de Ação

AçãoResponsávelPrazo
Confirmar junto ao Banrisul a existência da aplicação de R$ 986,89 e sua data de liberação	A definir	Não definido na reunião
Verificar a origem dos três lançamentos de R$ 30,50 na Sicredi	A definir	Não definido na reunião
Conferir divergência entre o total da folha informado e a soma dos valores individuais	A definir	Não definido na reunião
Gerar relatório de crediário: programado x efetivamente recebido em agosto	A definir	Não definido na reunião
Alinhar política de cobrança e mensagens para inadimplentes	Matheus / equipe	Não definido na reunião
Preparar texto padrão para cobrança de clientes em atraso	A definir	Após alinhamento da política
Enviar/ajustar planilha referente ao controle de dinheiro	A definir	Não definido na reunião
Reportar eventuais erros de soma ou fórmulas da planilha	Equipe responsável pelo preenchimento	Conforme identificação
Implantar rotina semanal de atualização do fluxo de caixa	Equipe financeira	Semanal
Realizar acompanhamento inicial da utilização da planilha	Assessoria	Durante a implantação
Centralizar comprovantes de FGTS, INSS, Simples e DARF	A definir	Mensal
Programar no planejamento financeiro o pagamento anual do empréstimo	A definir	Antes do vencimento de setembro/2026

16. Pontos em Aberto para Próxima Reunião

1. Confirmação da aplicação de R$ 986,89 no Banrisul;
2. Validação dos lançamentos repetidos de R$ 30,50 na Sicredi;
3. Conferência da divergência identificada na folha de pagamento;
4. Apresentação do relatório de crediário previsto x recebido;
5. Definição da política de cobrança;
6. Validação do texto padrão para inadimplentes;
7. Verificação da execução da rotina semanal do fluxo de caixa;
8. Conferência da organização dos comprovantes tributários;
9. Acompanhamento da preparação financeira para o empréstimo anual com vencimento previsto para setembro.