ATA DE REUNIÃO – ACOMPANHAMENTO FINANCEIRO E ORGANIZAÇÃO DE PROCESSOS

Data e Hora: 07/07/2026 – 13:28:44

Local: [Inserir Local]

Cliente: Eli (Elisângela)

Consultora: Yara

Empresa: Academia

1. Resumo Executivo

A reunião teve como objetivo realizar o acompanhamento da organização financeira da academia, com foco na conciliação dos lançamentos de julho, identificação de divergências financeiras e estruturação dos processos de controle interno.

Durante o encontro, foram identificados três principais gargalos que impactam diretamente a confiabilidade das informações financeiras:

1. Mistura entre despesas pessoais e empresariais, principalmente através do uso de cartões pessoais para pagamentos da empresa, dificultando a análise real da lucratividade e geração de relatórios confiáveis.
2. Falta de padronização no controle do caixa físico, ocasionando diferenças de valores, retrabalho e dependência da proprietária para validações diárias.
3. Baixa confiabilidade dos dados gerenciais do sistema, devido a falhas humanas no cadastro e atualização dos alunos, comprometendo indicadores como quantidade de alunos ativos e faturamento real.

A empresária demonstrou preocupação com a dificuldade de interpretar os números financeiros, principalmente pela necessidade de apresentar informações claras ao marido e ao gerente bancário. Também relatou desgaste devido à necessidade constante de revisar e corrigir atividades realizadas pela equipe.

O foco das próximas etapas será estruturar uma metodologia financeira mais organizada, garantindo separação patrimonial, confiabilidade dos dados e autonomia da equipe operacional.

2. Diagnóstico Financeiro Atual

2.1 Mistura entre Finanças Pessoais e Empresariais

Foi identificado como principal fragilidade financeira da empresa o pagamento de despesas empresariais utilizando recursos pessoais da empresária.

Atualmente, existem movimentações realizadas por diferentes meios:

1. Conta bancária empresarial;
2. Máquina Stone;
3. Caixa físico;
4. Cartões pessoais da empresária;
5. Cartão corporativo vinculado à matriz.

Essa estrutura gera dificuldade para identificar:

1. Quanto a empresa realmente gasta;
2. Qual é o resultado operacional real;
3. Quais despesas pertencem à empresa ou à pessoa física;
4. Qual valor deve ser considerado como retirada da sócia.

Exemplo identificado:

Cartão pessoal Bradesco:

1. Fatura aproximada: R$ 22.000
2. Possui despesas pessoais e empresariais misturadas;
3. Dentro da fatura existe uma parcela aproximada de R$ 5.000 referente à empresa.

Além disso:

1. Existe uma fatura aproximada de R$ 10.000 vinculada à conta empresarial.

Essa ausência de separação gera uma visão distorcida da realidade financeira e aumenta o trabalho manual de conferência.

2.2 Aportes Realizados pela Empresária

Foi identificado que Eli realizou pagamentos de despesas empresariais utilizando recursos próprios.

Valores levantados:

FuncionárioValor
Alexandre	R$ 5.000
Paula	R$ 3.500
Erika	R$ 3.000
Total	R$ 11.500

Esse valor deverá ser registrado contabilmente como:

Aporte da Empresária / Empréstimo do Sócio

Objetivo:

1. Evitar distorção do resultado;
2. Demonstrar corretamente que a empresa recebeu recurso externo;
3. Controlar valores que posteriormente podem ser devolvidos à empresária.

3. Diagnóstico do Controle de Caixa Físico

Foi identificado que o processo de controle do caixa realizado pela recepção apresenta falhas operacionais.

Principais problemas:

1. Planilha definida anteriormente não está sendo utilizada corretamente;
2. Falta de registro diário das entradas e saídas;
3. Divergências frequentes no fechamento;
4. Dependência da proprietária para conferência.

Exemplo identificado:

Saldo esperado:

R$ 184,60

Saldo informado:

R$ 179,90

Diferença:

R$ 4,70

Durante a reunião também foi identificada uma diferença de aproximadamente R$ 4,02 em outro lançamento.

Embora os valores sejam pequenos, demonstram uma falha de processo, pois diferenças recorrentes comprometem a confiabilidade do controle financeiro.

4. Avaliação da Equipe e Processos Internos

Foi identificado um cenário de sobrecarga da empresária, ocasionado principalmente por:

1. Necessidade constante de revisar atividades realizadas pela equipe;
2. Falta de disciplina operacional;
3. Baixa aderência aos processos definidos;
4. Alta rotatividade recente.

Situações observadas:

1. Demissão recente de duas professoras (Torraia e Lujara);
2. Necessidade de acompanhamento próximo da recepção;
3. Correções frequentes em controles financeiros.

A empresária relatou sensação de desgaste pela necessidade de "conferir tudo", reduzindo sua capacidade de atuar estrategicamente.

5. Sistema de Gestão e Qualidade das Informações

Foi identificado que o sistema atualmente utilizado pela academia possui capacidade operacional, porém os dados inseridos não apresentam confiabilidade.

Principal causa:

Falha no processo de alimentação das informações.

Conforme relatado pela empresária:

"O erro é do humano. O sistema faz tudo. Só que se o sistema é mal alimentado..."

Impactos:

1. Dificuldade para identificar quantidade real de alunos ativos;
2. Indicadores financeiros inconsistentes;
3. Percepção equivocada sobre faturamento e capacidade financeira.

A empresária estima que o número real de alunos ativos esteja próximo de:

200 alunos

Porém existem dúvidas devido a cadastros inativados manualmente.

6. Expectativas da Empresária

Financeiro

A principal expectativa é construir uma visão real da situação financeira da academia.

Objetivos:

1. Separar despesas pessoais e empresariais;
2. Entender a lucratividade real;
3. Apresentar números confiáveis ao marido e ao banco;
4. Conseguir identificar divergências sem depender sempre da consultoria.

Controle Operacional

Objetivo:

Criar um processo simples e funcional para o caixa físico.

Resultado esperado:

1. Registro diário correto;
2. Fechamento sem diferenças;
3. Equipe responsável pelo controle;
4. Redução da intervenção da proprietária.

7. Plano de Ação

7.1 Organização dos Cartões

AçãoResponsávelPrazo
Solicitar extratos dos cartões Bradesco pessoal e cartão empresarial/matriz dos meses de junho e julho	Eli	Até 14/07/2026
Realizar categorização das despesas pessoais e empresariais	Eli/Yara	Próxima reunião
Criar padrão de classificação das despesas	Yara	Próxima reunião

7.2 Estruturação do Caixa Físico

AçãoResponsávelPrazo
Enviar nova planilha de controle de caixa físico	Yara	07/07/2026
Enviar controle diário pessoal da empresária	Yara	07/07/2026
Ajustar saldo inicial do caixa para R$ 184,60	Eli	Próximo fechamento

8. Recomendações Estratégicas

1. Implantação de Cartão Corporativo Exclusivo

Recomenda-se criar um cartão exclusivamente empresarial para a unidade.

Objetivo:

1. Eliminar mistura patrimonial;
2. Facilitar conciliação;
3. Melhorar análise financeira mensal.

2. Política de Reembolso Empresarial

Criar uma regra para situações excepcionais:

Fluxo:

1. Funcionário ou empresária realiza pagamento;
2. Registra despesa;
3. Anexa comprovante;
4. Empresa realiza reembolso;
5. Lançamento fica identificado.

3. Padronização das Categorias Financeiras

Criar categorias fixas:

Exemplo:

1. Marketing;
2. Materiais;
3. Manutenção;
4. Serviços;
5. Folha de pagamento;
6. Despesas pessoais da sócia;
7. Aportes.

Objetivo:

Permitir análise mensal e tomada de decisão.

9. Indicadores para Acompanhamento

Recomenda-se acompanhar mensalmente:

IndicadorObjetivo
Faturamento mensal	Medir evolução da receita
Custos fixos	Controlar estrutura operacional
Despesas variáveis	Identificar oportunidades de redução
Resultado líquido	Avaliar lucratividade
Número de alunos ativos	Medir capacidade comercial
Ticket médio por aluno	Avaliar rentabilidade
Diferenças de caixa	Medir eficiência operacional

10. Considerações Finais

A academia apresenta potencial operacional, porém atualmente existe uma fragilidade significativa na gestão financeira devido principalmente à ausência de separação entre pessoa física e jurídica e à falta de disciplina nos processos internos.

O principal objetivo da próxima etapa será transformar os controles financeiros em uma ferramenta de gestão, permitindo que Eli deixe de atuar apenas como conferente de informações e passe a utilizar os dados para tomada de decisão estratégica.

A evolução financeira da empresa dependerá diretamente da implantação de três pilares:

1. Separação patrimonial;
2. Processos financeiros padronizados;
3. Responsabilização da equipe pelos controles operacionais.