RESUMO EXECUTIVO
A reunião diagnosticou a necessidade urgente de migrar a gestão da PASQ Agro de um modelo operacional para um formato estratégico, dada a sobrecarga dos sócios, Cristina e William. A falta de organização em processos críticos como compras, recebimento, controle de estoque e caixa gera falhas operacionais, perdas financeiras e impede a análise de rentabilidade. A empresa possui um estoque superdimensionado, estimado em mais de R$ 5 milhões, e compras baseadas em hábito e não em dados de giro.
Foi definido um plano de ação faseado, priorizando a organização do setor financeiro com apoio de Giovanni e Keila (terceirizada) para gerar dados confiáveis. Esta etapa, com duração de 60 dias, é pré-requisito para avançar na estruturação de compras, controle de estoque (CMV) e redesenho do layout da loja. A centralização do caixa com a contratação de um profissional dedicado foi decidida para eliminar erros.
Em paralelo, Mariana e Matheus atuarão na área de Pessoas, desenhando o organograma e as descrições de função para a equipe de 20 colaboradores. A estratégia visa liberar os sócios para atuarem na gestão de compras, no atendimento estratégico e na análise de resultados, criando uma base sólida para o crescimento sustentável. A implantação do novo sistema de gestão (Concisa) é um pilar para parametrizar os processos.
📌 PRINCIPAIS ASSUNTOS DISCUTIDOS
- Controle de Estoque e Compras: A empresa possui um estoque superdimensionado (acima de R$ 5 milhões) com itens de baixo giro (limpeza, hospitalar, sementes) devido à falta de um processo de compras definido e a pedidos induzidos por vendedores. O excesso de capital imobilizado foi identificado como risco crítico. O encaminhamento é cortar linhas não core, implantar um teto de compras e basear decisões em dados de giro (CMV).
- Liberação dos Sócios da Operação: Cristina e William centralizam múltiplas funções operacionais (financeiro, compras, comercial, gestão de caixa), o que impede o foco estratégico. A sobrecarga impede a expansão e otimização do negócio. Foi validada como prioritária a delegação de tarefas operacionais, como o financeiro e o caixa, para que eles possam focar na gestão.
- Estruturação Financeira e de Processos: A desorganização operacional, com caixa descentralizado e falhas no recebimento de mercadorias, impede o fechamento financeiro preciso, mesmo com a existência de consultoria externa (Fernando). Foi decidido iniciar a reestruturação pela organização do financeiro (com Giovanni e Keila) e pela contratação de um operador de caixa para centralizar recebimentos e obter dados confiáveis.
- Layout e Estrutura Física: O layout atual da loja dispersa categorias de produtos, prejudica a experiência do cliente e a venda cruzada. Embora necessária, a reestruturação física (criação de "parede farmácia", balcão ao fundo) foi adiada para uma segunda fase, condicionada à organização financeira prévia para justificar o investimento e obter o alinhamento de William.
💰 FINANCEIRO
O principal indicador de risco é o capital de giro excessivamente alocado em estoque (mais de R$ 5 milhões), sem controle de composição ou giro. A empresa fatura em volume (R$ 1,7 milhão em agosto), mas não consegue apurar a margem real e o lucro devido à ausência de dados de estoque. A falta de controle sobre o fluxo de caixa, com divergências diárias, impede a análise de rentabilidade (DRE). A prioridade é estruturar os controles básicos com um plano de contas funcional e conciliação bancária, além de criar um orçamento mensal de compras para evitar pressão no caixa. Os investimentos do sócio William também precisam de classificação contábil dedicada para não se misturarem ao caixa da empresa.
⚙️ PROCESSOS E OPERAÇÕES
Os processos são manuais, frágeis e descentralizados, gerando falhas críticas. Exemplos incluem: pedido cancelado quase aceito; erros na devolução de notas fiscais; entregas com peças faltantes e voltagem errada. O caixa descentralizado entre vendedores causa erros e perdas. O pico operacional entre 13h e 15h agrava os gargalos. A direção é criar fluxos claros no novo sistema (Concisa), começando pelo financeiro, centralizando o caixa e depois expandindo para compras, recebimento e estoque para mitigar riscos e aumentar a eficiência.
👥 PESSOAS E GESTÃO
A estrutura organizacional está centralizada nos sócios, Cristina e William, que executam múltiplas tarefas operacionais, resultando em sobrecarga e falta de foco estratégico para a equipe de 20 colaboradores. A desorganização interna afeta a retenção de talentos, como o funcionário do estoque que pediu demissão. Foi definida a necessidade de contratar um operador de caixa e um profissional para faturamento/estoque. Mariana e Matheus foram designados para elaborar o organograma e as descrições de função, definindo papéis e responsabilidades claras.
🚀 COMERCIAL
A área comercial opera sem metas formais para a equipe externa, gerando imprevisibilidade de receita e dificultando o planejamento de compras. Apesar do bom volume de vendas, a falta de metas impede a gestão de desempenho e um ciclo de vendas otimizado. A linha Nutridonne Pet foi citada como de alto giro e margem (R$60–70 mil a cada 40–60 dias), indicando uma oportunidade de ampliar o volume com controle orçamentário. A definição de metas foi identificada como uma necessidade futura para alinhar os esforços comerciais à saúde financeira.
📢 MARKETING E POSICIONAMENTO
A amplitude de itens fora do foco (limpeza, hospitalar) dilui o posicionamento de "AgroPet" e confunde o cliente. O marketing é terceirizado (Bruno, R$ 650/mês), mas a gestão precisa cobrar entregas, indicando baixo retorno. Há uma oportunidade de reforçar a posição de especialista com um mix enxuto, setorização clara na loja e reavaliação da estratégia de marketing para gerar mais faturamento, além de melhorar a apresentação de produtos em datas comemorativas.
🎯 RECRUTAMENTO E SELEÇÃO
A empresa precisa contratar um operador de caixa e um profissional para faturamento/estoque, mas enfrenta dificuldades em atrair perfis adequados. A desorganização do ambiente de trabalho e a falta de processos claros são apontados como fatores que afastam bons candidatos. A publicação de vagas via Instagram não tem gerado o retorno esperado, indicando a necessidade de um processo de recrutamento mais estruturado.