A reunião, conduzida por Matheus (executivo BG) com Alisson (proprietário), teve como objetivo promover um alinhamento e reestruturação organizacional abrangente. Foram abordados três eixos principais: (1) Estrutura Organizacional e Pessoas, com a revisão do organograma, a definição de novas funções para Morgana (assumindo financeiro, RH, marketing e compras) e Alisson (focando em comercial e design), e o planejamento para desligamentos e capacitação de equipe; (2) Mapeamento e Padronização de Processos, incluindo o fluxo completo do atendimento à produção, a implementação de um novo processo de contas a pagar com aprovação centralizada, e a documentação de fluxogramas e instruções de trabalho; e (3) Estruturação da Área Comercial, com a avaliação de um potencial candidato. As decisões-chave incluem a formalização da nova estrutura hierárquica, a delegação de responsabilidades-chave para Morgana, a implementação de um fluxo financeiro mais seguro e a padronização documental a ser conduzida pela equipe executiva BG (Mariana e Cris).
2. Tópicos Discutidos
Tópico 1: Estrutura Organizacional, Organograma e Funções
- O organograma atual foi revisado com base no desenho da equipe BG, e uma nova estrutura de responsabilidades foi definida:
- Alisson: Foco em Comercial, Design e, inicialmente, Compras.
- Morgana: Assumirá progressivamente as áreas de Financeiro, RH, Marketing e Compras.
- Raquel: Apoio/auxiliar, a ser treinada por Morgana para executar rotinas operacionais.
- Kleber: Liderança formal da produção, respondendo diretamente a Alisson.
- A liderança de Kleber será comunicada formalmente a toda a equipe de produção, que passará a responder a ele.
- Morgana poderá, no futuro, atuar em regime semi-presencial, desde que Raquel esteja capacitada para as rotinas (prazo estimado de seis meses para treinamento).
- Alisson reconheceu a necessidade de delegar a gestão de rotinas e cobranças de equipe, papel que será assumido por Morgana.
- O organograma atualizado será apresentado formalmente à equipe em reunião na semana de 2026-10-05.
Tópico 2: Movimentações de Pessoal e Gestão de Equipe
- Alisson comunicou a intenção de desligar dois colaboradores da produção por baixo desempenho e postura inadequada:
- Dario: Desligamento previsto em breve.
- Segundo colaborador (não nomeado): Desligamento planejado para uma etapa posterior.
- Não haverá reposição imediata. Alberto permanecerá como auxiliar de produção.
- A equipe de produção será composta por: Kleber (líder), Alberto (auxiliar), Vinícius (solda) e Gustavo e José (adesivos).
- Foi analisado o perfil comportamental (DISC) de Oziel, identificando a necessidade de direcionamento constante devido à sua alta estabilidade e baixa conformidade.
Tópico 3: Mapeamento de Processos Operacionais e Administrativos
- Alisson detalhou o fluxo atual de atendimento e produção, desde o contato do cliente via WhatsApp até a instalação do produto, passando por Oziel (atendimento), design, Zé (ordem de produção) e Davi (distribuição interna).
- A equipe BG (conduzida pela executiva Mariana) será responsável por transformar esse fluxo em fluxogramas formais e criar Instruções de Trabalho (ITs) detalhadas para padronizar todas as etapas.
- Foi acordado o mapeamento completo dos processos por setor: financeiro, RH, marketing, compras e comercial, utilizando materiais já existentes (checklists, POPs em rascunho) como base.
- A executiva Mariana realizará uma visita presencial para o levantamento detalhado e validação dos processos com a equipe.
Tópico 4: Estruturação do Fluxo Financeiro
- Foi definido um novo processo de contas a pagar para otimizar o tempo do proprietário e aumentar a segurança.
- A responsável designada (inicialmente Raquel, com avaliação de migração para Morgana) fará os lançamentos dos pagamentos no sistema do banco Cresol, utilizando um acesso secundário sem poder de movimentação.
- O proprietário (Alisson) realizará as aprovações dos pagamentos em lote, uma vez por semana, via aplicativo.
- O processo envolverá a inclusão manual de boletos que não aparecem no DDA (Débito Direto Autorizado) e o uso de checklists para evitar duplicidades.
- A adequação do perfil da responsável atual do financeiro foi questionada, e Morgana foi apontada como alternativa preferencial para assumir a função.
Tópico 5: Sistema Interno, Treinamento e Área Comercial
- Foi identificado que colaboradores estavam alterando cadastros de produtos e preços no sistema, causando desorganização. A decisão foi parametrizar e bloquear esses acessos por função.
- Foi planejada a realização de um treinamento para toda a equipe em um sábado pela manhã, utilizando a documentação de processos (POPs, fluxogramas) a ser consolidada.
- Alisson relatou ter um candidato com forte perfil comercial, e ficou definido que a executiva Cris (BG) realizará a análise de perfil (DISC) e uma entrevista estruturada antes de qualquer contratação.
- A estruturação da área comercial, com escopo de função definido, foi considerada um passo fundamental para o crescimento da operação.