Reunião: Consultoria Financeira para Propriedade Rural

ATA DE REUNIÃO – ALINHAMENTO E IMPLEMENTAÇÃO DA CONSULTORIA FINANCEIRA

Data: 23 de junho de 2026

Horário: 16:04

Participantes:

1. John: Consultor Financeiro
2. MARCILENE: Produtora Rural

1. Resumo Executivo

A reunião teve como objetivo alinhar as expectativas e iniciar a implementação da consultoria financeira para a propriedade rural de Márcia, focada na produção de café e hortaliças. Foi definida a metodologia de trabalho, que consistirá em quatro encontros quinzenais para organizar as finanças, separando despesas pessoais das atividades produtivas. Os principais objetivos de Márcia são investir na produção de hortaliças e manter a produtividade do café, optando por provisionar fundos mensalmente em vez de buscar empréstimos. O processo começará com o registro diário de receitas e despesas para construir um fluxo de caixa detalhado, que servirá de base para um orçamento anual e a projeção de investimentos futuros, como a renovação de maquinário. Também foram ajustados os horários das reuniões para depois das 16h, para acomodar a rotina de colheita de Márcia.

2. Tópicos Discutidos

1. Apresentação da Metodologia e Escopo da Consultoria:
2. John explicou que o processo completo consistirá em quatro reuniões quinzenais (aproximadamente 40-60 minutos cada), totalizando cerca de dois meses de acompanhamento.
3. O consultor (John) será responsável por organizar os dados financeiros fornecidos por Márcia e apresentar os resultados de forma simplificada. Ao final de cada encontro, materiais e consolidações serão compartilhados para revisão familiar.
4. A comunicação para dúvidas e acompanhamento poderá ser feita diretamente via WhatsApp particular, com suporte adicional por ligação, se necessário.
5. Levantamento do Perfil e Objetivos da Propriedade:
6. Grupo Familiar: Composto por três pessoas (Márcia, esposo e filha).
7. Fontes de Renda: A renda principal vem da cultura do café, complementada pela venda de hortaliças. A atividade com galinhas está sendo descontinuada por baixa lucratividade.
8. Objetivos Financeiros: Foco em investir na produção de hortaliças e manter a lavoura de café. Não há necessidade imediata de investimentos em infraestrutura (secador, casa) ou veículos.
9. Estrutura do Planejamento Financeiro e Ferramentas:
10. A base do trabalho será a separação entre despesas pessoais e os custos da propriedade (safra/cultura e hortaliças).
11. O primeiro passo prático é o controle diário de todas as movimentações (entradas e saídas), seja em dinheiro ou via aplicativo (PIX, boleto).
12. Foi mencionada uma planilha/formulário de diagnóstico distribuída anteriormente, que servirá como ponto de partida para a coleta de dados. John se comprometeu a fornecer uma cópia caso Márcia não a encontre.
13. Márcia deverá enviar uma foto da planilha preenchida semanalmente para John, que tabulará os dados em um sistema de fluxo de caixa mais robusto.
14. Planejamento de Investimentos e Projeção Orçamentária:
15. Foi confirmado que não há empréstimos bancários ativos, e a decisão foi de não contratar novos no momento, optando por uma provisão mensal para futuros investimentos.
16. Discutiu-se a necessidade de provisionar valores para o investimento na horta e para a renovação de maquinário em ciclos de 5-10 anos, com um cronograma de provisão para 2 anos.
17. Após a consolidação dos dados mensais, será criado um fluxo de caixa projetado para 2026 e 2027, considerando a sazonalidade da produção (anos de safra boa vs. ruim) e estimando um orçamento familiar mensal.
18. O objetivo é determinar a produção mínima e o preço de venda necessário para cobrir todos os custos e gerar excedente.
19. Logística e Agendamento das Reuniões:
20. Márcia expressou preferência por reuniões após as 16h devido à rotina de colheita de café em local distante (≈20 km) e sem acesso à internet.
21. Ficou acordado que as reuniões serão rápidas (≈30 minutos), preferencialmente entre 16h e 17h, seguindo um ritmo quinzenal (uma semana com reunião, outra sem).

3. Próximos Passos

1. Márcia: Localizar a planilha de diagnóstico financeiro e iniciar o preenchimento do controle diário de fluxo de caixa (receitas e despesas).
2. Márcia: Enviar a foto do primeiro controle de fluxo de caixa para John. Prazo: até 26 de junho de 2026.
3. John: Caso Márcia não encontre a planilha, providenciar e enviar uma cópia. Prazo: até 28 de junho de 2026.
4. John: Tabular as informações recebidas, montar a primeira versão do orçamento (separando categorias: pessoal, safra/cultura, hortaliças) e elaborar um cronograma de provisão para 2 anos (horta e maquinário). Prazo: até 28 de junho de 2026.
5. Márcia: Validar a classificação de despesas e receitas e apontar dúvidas/ajustes. Prazo: até 30 de junho de 2026.
6. John e Márcia: Agendar o próximo encontro, que ocorrerá em aproximadamente duas semanas (por volta de 7 de julho de 2026), no horário preferencial após as 16h. Prazo para agendamento: até 25 de junho de 2026.

4. Painel Executivo

1. Itens de Ação:
2. Márcia deve localizar a planilha de diagnóstico e iniciar o registro diário do fluxo de caixa.
3. Márcia deve enviar o primeiro registro preenchido para análise.
4. John deve fornecer a planilha a Márcia, caso ela não a encontre.
5. John deve tabular os dados, montar o orçamento inicial e preparar o cronograma de provisão.
6. Márcia deve validar as categorias e valores do orçamento.
7. Ambos devem agendar o próximo encontro para depois das 16h.
8. Decisões Chave:
9. A consultoria seguirá um formato de quatro encontros quinzenais.
10. O pilar central do trabalho será a separação entre finanças pessoais e da propriedade (safra/cultura e hortaliças).
11. Adotar um sistema de registro diário de todas as transações financeiras (entradas e saídas).
12. Não contratar empréstimos no momento; optar por provisão mensal para investimentos.
13. As reuniões de acompanhamento serão realizadas preferencialmente após as 16h.

5. Minutas Detalhadas (Narrativa Cronológica)

1. 23/06/2026 – Alinhamento Inicial, Metodologia e Objetivos
2. John iniciou a reunião explicando o propósito do encontro: alinhar expectativas e apresentar o funcionamento da consultoria, que ocorrerá em quatro reuniões quinzenais.
3. Márcia expressou sua dificuldade com finanças. John a tranquilizou, afirmando que o processo será simplificado e que ele será responsável por organizar os dados.
4. Márcia informou que o grupo familiar é de três pessoas, as fontes de renda são café e hortaliças, e o objetivo principal é investir na horta e manter a lavoura de café.
5. 23/06/2026 – Definição do Processo de Coleta e Análise de Dados
6. John introduziu a metodologia de controle de caixa, exemplificando o registro de despesas diárias (mercado, farmácia, combustível) e receitas (adiantamento de café, venda de hortaliças).
7. Ficou definido que Márcia fará o registro diário em uma planilha e enviará uma foto semanalmente para John, que se comprometeu a tabular os dados e consolidar os resultados mensalmente.
8. Foi esclarecida a importância de diferenciar custos pessoais de custos da fazenda para entender o fluxo de caixa real de cada área.
9. 23/06/2026 – Planejamento de Investimentos e Projeção de Orçamento
10. Confirmou-se a ausência de empréstimos bancários. Foi proposta a criação de uma provisão mensal para acumular o capital necessário para investimentos na horta e renovação de maquinário em um período de 2 anos.
11. John explicou que, após entender os gastos mensais, o próximo passo será criar uma projeção orçamentária anual, considerando variações de safra, despesas fixas, variáveis e o custo de vida da família.
12. O objetivo final é determinar a produção e o preço mínimo para cobrir os custos e gerar lucro.
13. 23/06/2026 – Ajustes de Agenda e Logística Operacional
14. Foi discutida a logística das reuniões, com Márcia explicando a necessidade de horários após as 16h devido à colheita de café em local sem internet.
15. Acordou-se um formato de reuniões quinzenais, curtas (≈30 min), agendadas entre 16h e 17h, com comunicação contínua via WhatsApp.

6. Lista de Responsáveis e Ações