ATA EXECUTIVA — ORGANIZAÇÃO FINANCEIRA E CONTROLE DE CAIXA

Data: 21/08/2026

Horário: 16h17

Participantes identificados: Lise e consultor responsável pelo acompanhamento

Demais pessoas mencionadas: Cleiton

1. IDENTIFICAÇÃO E CONTEXTO DA REUNIÃO

A reunião teve como foco a organização da gestão financeira da empresa, com prioridade para a conciliação das movimentações de agosto de 2026, estruturação do controle do dinheiro em espécie e transferência gradual da rotina financeira para Lise.

Lise passa a assumir participação mais ativa na gestão financeira após deixar sua outra atividade profissional para dedicar-se integralmente ao negócio. Como não esteve presente nas reuniões anteriores, esta etapa também teve caráter de integração e aprendizado dos controles já iniciados.

O direcionamento é trabalhar de forma próxima nos primeiros dois a três meses, estruturando uma rotina que permita a Lise compreender o processo, executar as conciliações e posteriormente manter os controles com maior autonomia.

Foram analisadas movimentações de diferentes instituições, incluindo Mercado Pago, Unicred e Sicoob, além de pendências relacionadas à Cresol.

2. DASHBOARD EXECUTIVO

Principais dores do cliente

1. Falta de controle do dinheiro em espécie

O principal ponto crítico identificado é a ausência de registro sistemático das entradas e saídas realizadas em dinheiro.

No momento da reunião, não era possível identificar quanto havia sido recebido em espécie entre 01/08/2026 e 20/08/2026, pois esse controle não vinha sendo realizado.

Como consequência, parte das vendas, despesas e pagamentos pode permanecer fora da leitura financeira.

2. Informações financeiras fragmentadas

A empresa trabalha com múltiplas contas bancárias e ainda possui movimentações que precisam ser identificadas ou detalhadas.

Essa fragmentação aumenta o esforço necessário para concluir a conciliação e reduz a segurança das informações utilizadas na tomada de decisão.

3. Sazonalidade sem reserva financeira estruturada

Foi relatada redução da demanda principalmente durante períodos de inverno e chuva.

Sem uma visão completa do fluxo de caixa e sem formação de reserva nos meses de melhor desempenho, a sazonalidade pode gerar maior pressão financeira nos períodos de menor movimento.

Expectativa do cliente por área

ÁreaExpectativa identificada
Financeiro	Aprender e assumir a conciliação financeira, controlar integralmente o dinheiro em espécie e melhorar a previsibilidade do caixa.
Comercial	Compreender como a sazonalidade das vendas afeta a geração de caixa e preparar a empresa para meses de menor movimento.
Pessoas / Processos	Definir uma rotina clara de responsabilidade, registro, conferência e fechamento das movimentações financeiras.
Marketing	Não houve evidência suficiente nesta reunião para estabelecer direcionamento específico.
Gestão	Desenvolver autonomia de Lise na rotina financeira após um período inicial de acompanhamento próximo.

3. DECISÕES E DIRECIONAMENTOS

Implantação imediata do controle de dinheiro em espécie

Foi definido que Lise deverá iniciar o acompanhamento do caixa físico por meio de uma planilha específica de controle diário.

O novo acompanhamento deverá começar pela contagem do dinheiro disponível no caixa e, a partir desse ponto, registrar diariamente todas as entradas e saídas realizadas em espécie.

O objetivo é interromper a perda de informações financeiras e criar uma base confiável para as próximas conciliações.

Aprendizado e autonomia financeira de Lise

O acompanhamento não deverá se limitar à execução da conciliação pelo consultor.

A proposta é que Lise compreenda:

1. de onde retirar as informações;
2. como classificar as movimentações;
3. como conciliar bancos e caixa;
4. como identificar diferenças;
5. como acompanhar obrigações financeiras;
6. como manter o processo atualizado.

A expectativa mencionada é que, após aproximadamente dois a três meses de acompanhamento, ela possua condições de dar sequência à rotina com maior independência.

Conciliação das contas bancárias

Durante a reunião foram analisadas movimentações referentes a:

Mercado Pago + Unicred + Sicoob.

A rotina desejada é evoluir para uma conciliação frequente, preferencialmente diária, evitando o acúmulo de lançamentos e a necessidade de reconstrução das informações posteriormente.

Formação de reserva financeira

Foi discutida a importância de aproveitar os períodos de maior faturamento para constituir uma reserva financeira operacional.

A intenção é reduzir o impacto dos períodos de menor movimento provocados pela sazonalidade.

Antes de estabelecer um valor ou percentual de reserva, será necessário consolidar o fluxo de caixa e compreender com maior precisão:

receitas + despesas + parcelas + retiradas + compromissos recorrentes + comportamento sazonal.

4. AÇÕES POR ÁREA

Lise — Controle financeiro

AçãoObjetivoPrazo
Iniciar o controle diário do dinheiro em espécie, começando pela contagem do caixa atual.	Construir histórico confiável das entradas e saídas realizadas em dinheiro.	Início imediato a partir de 21/08/2026.
Identificar os boletos e movimentações ainda sem classificação.	Permitir conclusão da conciliação de agosto.	Data final não definida na reunião.
Solicitar as informações do capital de giro da Cresol.	Conhecer saldo, parcelas e condições da operação financeira.	Data final não definida na reunião.

Consultoria — Acompanhamento

AçãoObjetivoPrazo
Disponibilizar a planilha de controle do caixa físico para Lise.	Permitir início imediato dos registros em espécie.	Após a reunião de 21/08/2026.
Orientar Lise na utilização e conferência dos controles financeiros.	Desenvolver autonomia na conciliação e gestão do fluxo de caixa.	Durante os próximos dois a três meses de acompanhamento.
Realizar acompanhamento periódico dos lançamentos e da evolução do fluxo de caixa.	Corrigir inconsistências e consolidar a rotina financeira.	Periodicidade semanal sugerida; datas não definidas na reunião.

5. INDICADORES E EVIDÊNCIAS

Movimentações e obrigações que exigem acompanhamento

ItemValorSituação
Capital de giro Cresol	R$ 3.470,20	Necessário obter ficha gráfica/detalhamento da operação.
Boleto não identificado — dia 10	R$ 4.929,00	Necessário confirmar origem e classificação.
Boleto não identificado — dia 16	R$ 2.018,00	Necessário confirmar origem e classificação.
Transferência para CPF de Cleiton	R$ 78.280,00	Necessário compreender origem, finalidade e classificação financeira.
Parcela de ICMS	R$ 5.463,00	Informado como 1ª de 12 parcelas.

Caixa físico

Situação encontrada

Período sem informação completa: aproximadamente 01/08 a 20/08/2026.

Não havia registro consolidado que permitisse informar:

1. total de vendas recebidas em dinheiro;
2. pagamentos realizados em espécie;
3. retiradas;
4. despesas pagas diretamente pelo caixa;
5. saldo teórico;
6. diferença entre caixa físico e controle.

Essa ausência impede a reconstrução precisa do fluxo financeiro do período somente com os dados disponíveis na reunião.

Instituições financeiras envolvidas na análise

1. Mercado Pago;
2. Unicred;
3. Sicoob;
4. Cresol.

A quantidade de contas utilizadas reforça a necessidade de uma rotina padronizada de conciliação e classificação.

6. RISCOS E RESTRIÇÕES

🔴 Falta de rastreabilidade do caixa físico

A ausência de registro do dinheiro em espécie é atualmente o risco operacional financeiro mais evidente.

Sem esse controle, o saldo bancário isoladamente não representa a movimentação financeira completa da empresa.

🔴 Movimentações relevantes ainda sem identificação completa

Existem lançamentos de valores relevantes que precisam ser esclarecidos antes da conclusão da conciliação.

A transferência de R$ 78.280,00 para o CPF de Cleiton, por exemplo, deverá ser corretamente identificada quanto à sua natureza e finalidade para que não distorça os controles da empresa.

🟠 Sazonalidade do faturamento

A redução de movimento em determinados períodos pode pressionar o caixa caso os meses fortes não sejam utilizados para preparar financeiramente a empresa.

🟠 Dependência de informações dispersas

Enquanto os dados estiverem distribuídos entre contas, pessoas e registros incompletos, a conciliação continuará exigindo alto esforço manual.

🟡 Curva de aprendizado de Lise

Lise está iniciando sua participação mais direta na rotina financeira.

O processo deverá equilibrar execução e treinamento, evitando simplesmente transferir tarefas sem assegurar compreensão do método.

7. OPORTUNIDADES E PRÓXIMOS MOVIMENTOS

1. Implantar fechamento diário de caixa

A planilha deverá evoluir para uma rotina simples:

Saldo inicial → Entradas → Saídas → Retiradas → Saldo teórico → Contagem física → Diferença.

Qualquer diferença deverá ser identificada no mesmo dia ou tão próximo quanto possível da ocorrência.

2. Centralizar a leitura financeira

Mesmo mantendo diferentes instituições bancárias, a empresa deverá construir uma visão consolidada das movimentações.

O objetivo não é analisar Mercado Pago, Unicred, Sicoob e caixa como realidades separadas, mas compreender:

quanto entrou + quanto saiu + quanto foi transferido + quanto foi financiado + quanto efetivamente permaneceu disponível.

3. Criar reserva para sazonalidade

Após a estabilização do fluxo de caixa, será possível calcular uma reserva operacional adequada para suportar períodos de menor faturamento.

A construção dessa reserva deverá ocorrer principalmente nos meses de melhor desempenho, reduzindo a necessidade de decisões financeiras emergenciais durante períodos fracos.

4. Evoluir da conciliação para planejamento

A primeira fase é obter informações corretas.

Posteriormente, o controle poderá evoluir para:

realizado → projetado → compromissos futuros → saldo mínimo necessário → reserva financeira.

Essa transição permitirá que a gestão deixe de olhar apenas para o que já aconteceu e passe a antecipar necessidades de caixa.

5. OBSERVAÇÕES ESTRATÉGICAS

A entrada de Lise de forma integral na empresa representa uma oportunidade relevante de reorganização financeira. O principal ganho esperado, neste primeiro momento, não está em criar controles complexos, mas em garantir que nenhum dinheiro entre ou saia sem registro.

A ausência histórica de acompanhamento do caixa físico impede que os números bancários representem corretamente a realidade do negócio. Por isso, a prioridade deverá permanecer na qualidade das informações antes de avançar para análises financeiras mais sofisticadas.

A sazonalidade também precisa ser tratada como característica previsível da operação, e não apenas como um problema quando ocorre. Com alguns meses de dados confiáveis será possível identificar o comportamento do caixa, dimensionar uma reserva e planejar os períodos de menor faturamento.

O desenvolvimento de autonomia de Lise deverá ser acompanhado como parte central do projeto.

6. PLANO DE ACOMPANHAMENTO

Nas próximas reuniões, o acompanhamento deverá priorizar a consolidação da nova rotina de controle do caixa físico e conciliação financeira.

Inicialmente, deverão ser revisados os lançamentos realizados por Lise, corrigindo classificações e esclarecendo dúvidas para que o processo seja assimilado progressivamente.

Também será necessário concluir a identificação dos boletos pendentes, obter a ficha gráfica do capital de giro da Cresol e compreender corretamente a transferência de R$ 78.280,00 vinculada ao CPF de Cleiton.

Após estabilizar os controles, a análise deverá avançar para a construção de um fluxo de caixa consolidado, permitindo visualizar receitas, despesas, compromissos bancários e comportamento sazonal.

A etapa seguinte deverá ser transformar esse histórico em planejamento, definindo necessidade mínima de caixa e uma estratégia de reserva financeira para os meses de menor movimento.