ATA DE REUNIÃO – Política de Pós-Venda e Ações de Prospecção Comercial para Ótica JP Filhos

1. Resumo Executivo
2. Objetivo: Definir e padronizar a política de pós-venda (com foco em pesquisa de satisfação) e delinear diretrizes para prospecção ativa (eventos e vouchers), visando aumentar retorno de clientes, medir qualidade do atendimento/produto e ampliar captação.
3. Principais tópicos: Prazo e fluxo do pós-venda; desenho da pesquisa de satisfação no Google Formulários; estratégia de comunicação para elevar a taxa de resposta; adequações para público 60+; integração com sistema de vendas/cadastros; modelo de prospecção por eventos (indústria, bancos, praça) e regras de voucher/parcelamento.
4. Decisões estratégicas: Padronizar pós-venda em 20 dias após entrega; disparo de pesquisa via WhatsApp com Google Formulários; follow-up em 2 dias para não respondentes (ligação para 60+ quando aplicável); uso do sistema para listar entregas de 20 dias atrás; desenvolvimento de política de eventos com voucher promocional (ex.: até 20% à vista ou com parcelamento reduzido).
5. Tópicos Discutidos
6. Política de Pós-Venda (Prazo e Escopo)
7. Definição de pós-venda como etapa de conclusão da venda; foco em experiência e adaptação do cliente.
8. Prazos: consenso por 20 dias após entrega para todos os produtos, especialmente óculos de grau, devido à necessidade de tempo de adaptação.
9. Possibilidade futura de cronogramas específicos por produto, após maturidade do processo.
10. Pesquisa de Satisfação (Ferramenta e Conteúdo)
11. Ferramenta: Google Formulários; envio do link via WhatsApp com mensagem padrão.
12. Conteúdo sugerido: avaliação do atendimento (escala 1–5), avaliação da equipe, produto e adaptação; campos abertos “o que mais gostou” e “oportunidades de melhoria”; pergunta de indicação (identificar promotores).
13. Identificação do cliente: avaliar tornar opcional, mas recomendada para permitir contato com detratores.
14. Estratégia de Comunicação e Aumento de Taxa de Resposta
15. Orientação para informar o cliente no momento da entrega de que receberá a pesquisa e solicitar participação (“compromisso moral”).
16. Follow-up: se não houver resposta em até 2 dias após envio, realizar contato ativo (preferencialmente ligação para público 60+).
17. Considerar contato de terceiro (filho/responsável) no cadastro para facilitar comunicação.
18. Adequações ao Público Sênior (60+)
19. Uso de ligações e áudios quando necessário; atenção a limitações auditivas (eventual repetição/ajuste de volume).
20. Simplificação das perguntas e orientação clara sobre a importância da resposta.
21. Integração com Sistema de Vendas
22. Uso do sistema para extrair, diariamente, a lista de clientes com entregas de 20 dias atrás.
23. Necessidade de reforçar hábito de consulta ao sistema como ferramenta operacional.
24. Prospecção Ativa e Eventos
25. Ações: testes de visão gratuitos em indústrias, agências bancárias e praças; geração de voucher de desconto para conversão na loja.
26. Regras de conformidade: vedação de venda casada; testes de visão permitidos como triagem (sem prescrição); não vincular a clínica com descontos.
27. Voucher e condições comerciais: possibilidade de até 20% de desconto à vista ou com parcelamento reduzido (ex.: até 6x), preservando margem; comunicação padronizada e equipe uniformizada com a marca.
28. Próximos Passos
29. Padronizar a política de pós-venda em documento interno, incluindo prazos, fluxos e responsabilidades. Responsável: Executivo BG (Matheus) em conjunto com Cláudia. Prazo: 2026-09-02.
30. Criar a pesquisa no Google Formulários com as perguntas aprovadas e configurar mensagens padrão de WhatsApp. Responsável: Cláudia. Prazo: 2026-09-05.
31. Implementar rotina diária no sistema para listar entregas de 20 dias atrás e disparar a pesquisa. Responsável: Cláudia. Início: 2026-09-06.
32. Definir e treinar o script de comunicação na entrega, informando o envio da pesquisa e a importância da resposta. Responsável: Cláudia. Prazo: 2026-09-05.
33. Estabelecer procedimento de follow-up em 2 dias para não respondentes (ligação para 60+), incluindo coleta de contato secundário no cadastro. Responsável: Cláudia. Início: 2026-09-06.
34. Desenvolver a política de prospecção e eventos (formato de ações, materiais, uniforme, regras de conformidade, métrica de conversão, voucher). Responsável: Executivo BG. Prazo: 2026-09-12.
35. Definir política de voucher: percentuais, elegibilidade e condições de parcelamento (ex.: 20% à vista ou até 6x). Responsável: Cláudia com validação do Executivo BG. Prazo: 2026-09-09.
36. Preparar calendário piloto de eventos (indústrias, bancos, praça) e recursos necessários. Responsável: Cláudia. Prazo: 2026-09-16.
37. Treinamento da equipe sobre uso do sistema e execução do pós-venda/prospecção. Responsável: Cláudia. Prazo: 2026-09-10.
38. Painel Executivo
39. Itens de Ação:
40. Formalizar política de pós-venda (20 dias + follow-up em 2 dias).
41. Construir Google Formulários e mensagem padrão WhatsApp.
42. Integrar rotina diária no sistema para identificar clientes elegíveis ao pós-venda.
43. Implementar script de comunicação na entrega.
44. Coletar contato secundário no cadastro para apoio na comunicação.
45. Redigir política de prospecção e eventos (inclui voucher).
46. Definir percentuais e condições do voucher preservando margem.
47. Montar calendário e logística de eventos piloto.
48. Treinar equipe para processos e uso do sistema.
49. Decisões Chave:
50. Prazo do pós-venda: 20 dias após entrega para todos os produtos (prioritariamente óculos de grau).
51. Canal e ferramenta: WhatsApp + Google Formulários.
52. Follow-up para não respondentes em 2 dias; contato telefônico para público 60+ quando necessário.
53. Comunicação proativa na entrega para elevar taxa de resposta.
54. Prospecção ativa com testes de visão gratuitos e voucher; sem venda casada; conformidade assegurada.
55. Limitar parcelamento em compras com voucher de alto desconto (ex.: até 6x) para preservar margem.