ATA DE REUNIÃO – Validação de Fluxos Operacionais, Políticas de Recebimento, Cobrança e Organização Financeira

Resumo Executivo

1. Objetivo: Validar o status do fluxo operacional em andamento e consolidar políticas internas críticas (Recebimentos, Pagamentos, Compras, Cobrança e Reembolso), com foco na mitigação de riscos, previsibilidade de caixa e padronização operacional.
2. Principais tópicos discutidos:
3. Status e entrega do fluxo operacional; agendamento de validação presencial em Planalto após 15/07/2026.
4. Conceito e finalidade das políticas internas (formalização didática para padronizar processos, reduzir retrabalho e riscos).
5. Política de Recebimentos (dinheiro, cartão, PIX/TED, cheque, link de pagamento, crediário; regras de parcelamento; cheque de terceiros; convênio PJ via boleto; antifraude).
6. Política de Cobrança (régua escalonada de 0 a 60+ dias; notificações; ligações; negativação; notificação extrajudicial).
7. Organização de Pagamentos e previsibilidade semanal (rotina de segunda-feira; relatório de previsibilidade; validação de NF/boletos; ações comerciais diante de gaps).
8. Política de Reembolso (critérios, documentos, prazos, forma de pagamento, registro contábil).
9. Formalização do processo de compras e documentação de critérios, gatilhos e aprovações.
10. Precificação considerando custo do dinheiro, inadimplência, taxas de cartão e antecipação; avaliação de crediário terceirizado e impacto na margem.
11. Decisões estratégicas:
12. Formalizar processos críticos em políticas didáticas com revisão e ajuste fino.
13. Estabelecer diretrizes de recebimento com preferência por métodos de menor risco (PIX com QR Code), controle de taxas e verificação de autenticidade.
14. Definir política de parcelamento: parcela mínima entre R$80 e R$100; até 10x; cliente propõe e colaborador tenta reduzir 1 quando possível.
15. Cheque de terceiros só com autorização da gerência, presença do portador e coleta completa de dados.
16. Convênio PJ via boleto: emissão dia 1º, vencimento entre 22 e 25; multa de 2% e juros de 0,33%/dia.
17. Implantar régua de cobrança formal (WhatsApp, ligações de alçada superior, negativação, notificação extrajudicial).
18. Padronizar processo de pagamentos com rotina semanal de validação e relatório de previsibilidade (90% dos pagamentos).
19. Instituir política de reembolso formal para mitigar riscos trabalhistas.
20. Agendar validação presencial em Planalto entre 17/07/2026 e 19/07/2026.

Tópicos Discutidos

1. Status do Fluxo Operacional
2. Início imediato da execução pelo responsável, com disponibilidade em 07/07/2026 pela manhã; entrega prevista ainda nesta semana.
3. Atrasos justificados por ocorrências pessoais; retomada confirmada.
4. Validação presencial planejada para Planalto após 15/07/2026.
5. Conceito e Finalidade das Políticas Internas
6. Políticas como formalização didática de processos já praticados, com orientações claras para padronização e onboarding.
7. Benefícios: mitigação de erros (ex.: boletos falsos), redução de gargalos e retrabalho; suporte à expansão e substituição de funções.
8. Material será produzido pelo executivo e revisado em conjunto com ajustes operacionais.
9. Política de Recebimentos – Métodos à Vista
10. Dinheiro: verificação de autenticidade das cédulas; registro e controle de caixa.
11. Cartão (débito e crédito à vista): gestão de taxas e prazos (D+1 a D+2); atenção por bandeira; auditoria e revisão periódica de contratos com adquirentes.
12. Transferência bancária/PIX: preferência por PIX com QR Code e comprovante em tempo real; evitar comprovantes manuais sem confirmação; definir alçadas para verificação de entrada efetiva.
13. Cheque à vista: alto risco; controles específicos (consulta SPC/Serasa conforme valor; validade documental não superior a 6 meses; regras para cheques cruzados e de terceiros).
14. Política de Recebimentos – Vendas a Prazo e Crediário
15. Cartão parcelado: regras de parcelamento, taxas por bandeira/parcelas.
16. Crediário da farmácia: cadastro, emissão de cartão fidelidade, pagamento presencial, boleto ou remoto (link); preferir soluções com antifraude e confirmação automática.
17. Link de pagamento: uso para compras remotas; priorizar antifraude.
18. Cheques (Gestão de Risco e Procedimentos)
19. Verificação de numeração (dezenas menores podem indicar baixa longevidade), titularidade e cruzamento com documento.
20. Atenção ao “cliente desde” em cartões bancários; pode ser alterado por instituições.
21. Cheque cruzado: depósito obrigatório; controle separado por cheques à vista e pré-datados; organização cronológica.
22. Cheque de terceiros: aceitação apenas com autorização explícita da gerência, presença do portador e coleta completa de dados (assinatura, nome, telefone, CPF etc.).
23. Política de Cobrança
24. Aplicável a todas as formas de venda a prazo (boleto, cheque, depósito e cartão com cancelamento).
25. Notificação preventiva 2 dias antes do vencimento para reduzir inadimplência por esquecimento.
26. Régua de cobrança: até D+3 WhatsApp amigável; após D+3 ligações por alçada superior; até D+15 foco de negociação; após D+15 negativação (SPC/Serasa); até D+60 notificação extrajudicial (AR); após D+60 decisão sobre terceirização, acordo ou prejuízo.
27. Organização de Pagamentos e Previsibilidade Financeira
28. Rotina de segunda-feira para organizar fluxos da semana seguinte (pagamentos, recebimentos e compras).
29. Relatório semanal de previsibilidade (pelo menos 90% dos pagamentos da semana).
30. Validação operacional de NF/boletos para mitigar golpes; aprovação executiva rápida (5–10 min).
31. Diante de gap de caixa: postergar compras não essenciais e intensificar plano comercial (contato a clientes inativos +30 dias; revisão de abordagens).
32. Política de Reembolso
33. Mitigação de risco trabalhista em despesas pagas pelo funcionário (treinamento, deslocamento) sem formalização.
34. Criar política escrita com critérios, documentação exigida, prazos de ressarcimento, forma de pagamento e registro contábil.
35. Vinculação da política à política de pagamentos das unidades.
36. Precificação e Custo do Dinheiro
37. Considerar custo do prazo, inadimplência, taxas de cartão e custo de antecipação para preservar margem.
38. Exemplo: produto Ozempic (~R$1.993) com margem estimada de ~R$383; parcelamento longo pode consumir margem pelo custo financeiro.
39. Avaliar crediário terceirizado (“pré-cadastrado”) com taxas crescentes por parcela (6% a ~15%), ponderando recebimento garantido vs. erosão de margem.
40. Formalização do Processo de Compras
41. Reconhecimento da competência atual na gestão de compras; necessidade de documentar critérios, gatilhos e parâmetros decisórios.
42. Migração de conhecimento tácito para processo formal com aprovações.
43. Diretrizes Comerciais de Parcelamento
44. Parcela mínima entre R$80 e R$100; teto de até 10x quando o ticket justificar.
45. Não impor número de parcelas: cliente propõe; colaborador avalia e tenta reduzir uma parcela quando possível para preservar margem e competitividade.
46. Convênio PJ por Boleto (Laticínio)
47. Emissão: normalmente dia 1º; vencimento entre 22 e 25, dentro do mesmo mês.
48. Política: multa de 2% e juros de 0,33% ao dia; mapear custos de emissão/antecipação e descontos eventuais.

Próximos Passos

1. Elaborar rascunho das políticas (Recebimentos, Pagamentos, Compras, Controles de Risco em Transações):
2. Responsável: Executivo
3. Prazo: 12/07/2026
4. Revisar rascunho das políticas e propor ajustes operacionais:
5. Responsável: Luana
6. Prazo: 14/07/2026
7. Agendar e realizar reunião presencial de validação em Planalto:
8. Responsável: Executivo
9. Prazo: Agendamento até 16/07/2026; realização entre 17/07/2026 e 19/07/2026
10. Implementar controles de recebimentos (verificação de cédulas, uso de PIX/QR Code, procedimento padrão para cheques):
11. Responsável: Luana
12. Prazo: 19/07/2026
13. Auditoria de taxas de cartão (adquirente e bandeiras) e atualização contratual:
14. Responsável: Luana
15. Prazo: 18/07/2026
16. Estruturar controle cronológico de cheques (à vista e pré-datados) e política para cheques de terceiros:
17. Responsável: Luana
18. Prazo: 17/07/2026
19. Documentar processo de compras (critérios, gatilhos, listas de materiais, aprovações):
20. Responsável: Luana, com suporte do Executivo
21. Prazo: 20/07/2026
22. Formalizar política de cheques (terceiros e à vista):
23. Responsável: Executivo
24. Prazo: 12/07/2026
25. Definir política de parcelamento (mínimo R$80–R$100; até 10x; cliente propõe; colaborador tenta reduzir 1):
26. Responsável: Executivo
27. Prazo: 12/07/2026
28. Construir modelo de precificação por produto (custo do prazo, inadimplência, taxas de cartão, antecipação):
29. Responsável: Executivo
30. Prazo: 19/07/2026
31. Avaliar viabilidade do crediário terceirizado com simulações de margem e taxa efetiva:
32. Responsável: Executivo
33. Prazo: 19/07/2026
34. Formalizar política de convênio PJ via boleto (emissão, vencimento, multa e juros):
35. Responsável: Executivo
36. Prazo: 12/07/2026
37. Estruturar fluxo de cobrança com passos e mensagens padrão (WhatsApp, ligações, aviso formal, negativação):
38. Responsável: Executivo
39. Prazo: 15/07/2026
40. Mapear custos de boleto e possibilidades de antecipação/descontos com banco/PJ:
41. Responsável: Executivo
42. Prazo: 15/07/2026
43. Treinar equipe sobre diretriz de parcelamento centrada no cliente:
44. Responsável: Gerência da Farmácia
45. Prazo: 22/07/2026
46. Instituir rotina de segunda-feira para organização do fluxo semanal:
47. Responsável: João (operacional); Validação: Executivo
48. Prazo: A partir de 13/07/2026
49. Criar e adotar relatório semanal de previsibilidade (pagamentos x recebimentos):
50. Responsável: João (elaboração) e Executivo (aprovação)
51. Prazo: Primeira versão até 13/07/2026; uso contínuo semanal
52. Implementar processo de validação documental (NF/boletos) antes de qualquer pagamento:
53. Responsável: João
54. Prazo: Vigente a partir de 13/07/2026
55. Ajustar plano comercial diante de gaps de caixa (contatar clientes inativos +30 dias; intensificar ofertas):
56. Responsável: Equipe Comercial; Coordenação: Executivo
57. Prazo: Ações conforme relatório semanal; primeira revisão em 13/07/2026
58. Elaborar e institucionalizar Política de Reembolso:
59. Responsável: Executivo (redação) e RH/Financeiro (implantação)
60. Prazo: 19/07/2026
61. Consolidar Política de Pagamentos das Unidades:
62. Responsável: Financeiro; Aprovação: Executivo
63. Prazo: 19/07/2026
64. Agendar reunião estratégica de validação (precificação e compras):
65. Responsável: Executivo
66. Prazo: Semana de 13/07/2026 (sugerido 16/07/2026)
67. Entregar material completo para leitura e validação:
68. Responsável: Executivo
69. Prazo: 09/07/2026
70. Disponibilizar modelos de Notificação Extrajudicial com AR e Acordo Extrajudicial:
71. Responsável: Executivo
72. Prazo: 10/07/2026