ATA DE REUNIÃO – Planejamento e Organização Financeira da Propriedade Rural (2026–2027)

Resumo Executivo

Objetivo: Iniciar e estruturar a assessoria financeira da família Garcia para a atividade rural, implementando controle de entradas e saídas, validar custos e margens, consolidar fluxo financeiro mensal e preparar projeções orçamentárias para 2026–2027, incluindo endividamento e investimentos planejados.
Principais tópicos: Metodologia e sigilo da assessoria; diagnóstico da estrutura produtiva (hortifrútis e café) e da loja; construção de fluxo de caixa preliminar; detalhamento de despesas da propriedade e da família; validação de custos e margem operacional; obtenção de ficha gráfica da Cressol; desenho de projeções e cronograma de investimentos (secador, terreiro de cimento, centrífuga).
Decisões estratégicas:
Adotar planilha de controle mensal para todas as entradas e saídas.
Consolidar fluxo financeiro com base em dados reais e ficha gráfica de empréstimos.
Focar a análise inicial na cultura de hortifrútis (tomate) e projetar receitas de café para 2027 (500 sacas).
Manter margem mínima alvo entre 30% e 48% do faturamento e ajustar custos conforme necessidade.

Tópicos Discutidos

Apresentação, escopo e metodologia da assessoria
O executivo da BG conduzirá quatro encontros focados em organização financeira, planejamento e metas.
Reforço do sigilo das informações e da participação familiar (Nelma, Mirella e esposo).
Criação do hábito de registro de todas as transações financeiras como base para decisões.
Diagnóstico da estrutura e fontes de renda
Produção de hortifrútis (principalmente tomate e maracujá), lavoura de café (primeira colheita prevista para 2027, 500 sacas) e uma loja agropecuária.
Transição de gestão: Mirella sendo preparada para assumir a administração.
Ausência de controle financeiro formal até o momento.
Construção do fluxo de caixa preliminar (hortifrútis)
Receita bruta anual estimada: R$ 480.000, média mensal de R$ 40.000.
Custos de produção (tomate): mão de obra terceirizada R$ 144.000/ano (R$ 12.000/mês); insumos R$ 132.000/ano (R$ 11.000/mês).
Despesas fixas/variáveis iniciais: arrendamento R$ 2.200/mês; energia R$ 500/mês; telefone R$ 160/mês; internet R$ 50/mês; manutenção veículos/equipamentos R$ 2.500/mês (R$ 1.000 + R$ 1.500); combustível a apurar.
Controle de utensílios e manutenção
Itens de menor porte (lona, corda, botina, ferragens): estimativa de R$ 400/mês; necessidade de registrar sistematicamente.
Despesas familiares recorrentes
Alimentação/higiene/limpeza: R$ 2.000/mês.
Saúde/medicamentos/serviços correlatos (consultas, exames, óculos, psicólogo): R$ 800/mês.
Diversos e contribuições (presentes, datas, restaurantes, viagens): R$ 800/mês.
Educação: aula de música R$ 240/mês; cursinho pré-vestibular previsto para o próximo ano (sem custo atual).
Serviços bancários e folha
Não há funcionários CLT na propriedade.
Tarifa bancária simbólica: R$ 50/mês.
Estrutura de custos e margem operacional
Receita média: R$ 40.000/mês.
Custo de produção (tomates): R$ 13.200/mês.
Margem mínima esperada: 30%–48% do faturamento.
Despesas fixas identificadas inicialmente: mínimo R$ 710/mês (faltam seguros, IPVA, associações).
Despesas variáveis: R$ 1.650/mês.
Combustível, manutenção de veículos/equipamentos e utensílios: R$ 4.650/mês.
Serviços terceirizados: R$ 12.000/mês.
Despesas familiares: R$ 3.840/mês.
Custo combinado (família + manutenção da propriedade): R$ 21.250/mês; sobra média indicada ~R$ 5.500/mês para bens e parcelas de investimentos.
Fluxo financeiro, endividamento e investimentos
Empréstimos na Cressol (custeio e investimentos); ausência de outros empréstimos.
Necessidade de obter ficha gráfica (SAC, parcelas decrescentes) e integrar ao fluxo mensal.
Investimentos planejados: secador, terreiro de cimento, centrífuga.
Processo de organização e próximos passos
Uso de planilha mensal (entregue previamente, porém ainda não utilizada).
Preenchimento retroativo do último mês com apoio da família.
Consolidação do fluxo financeiro e elaboração do orçamento projetado 2026–2027.

Próximos Passos

Levantar custo médio mensal com combustível (veículos e máquinas).
Responsáveis: Família Garcia (Nelma, Mirella).
Prazo: 2026-08-21.
Iniciar e manter registro diário de todas as despesas e receitas (propriedade e família) em planilha/caderno; preencher retroativamente o último mês.
Responsáveis: Família (com apoio da Mirella).
Prazo: Início imediato; preenchimento do último mês até 2026-08-21; manutenção contínua mensal.
Solicitar ficha gráfica na Cressol (custeio e investimentos) e enviar ao executivo.
Responsáveis: Família.
Prazo: Solicitar até 2026-08-21; enviar e validar até 2026-08-25.
Compartilhar material da reunião e fluxo de caixa preliminar com a família; consolidar fluxo financeiro mensal com base na planilha e ficha gráfica.
Responsável: Executivo BG.
Prazos: Material até 2026-08-08; consolidação até 2026-08-28.
Mapear e incluir despesas fixas faltantes (seguros, IPVA, associações) e confirmar inexistência de outras despesas compartilhadas além de educação.
Responsáveis: Família e Executivo.
Prazo: 2026-08-28; confirmação adicional até 2026-08-21.
Elaborar orçamento projetado 2026–2027, incluindo receitas do café, custos da família/propriedade/produção e cronograma de investimentos (secador, terreiro, centrífuga) e dívidas (Cressol).
Responsável: Executivo BG.
Prazo: 2026-09-04.
Agendar a segunda reunião de assessoria.
Responsável: Executivo BG.
Prazo: 2026-08-08.

Painel Executivo

Itens de Ação:
Implementar controle mensal via planilha e preencher último mês.
Levantar custo de combustível.
Solicitar e enviar ficha gráfica da Cressol; validar cronograma (SAC).
Consolidar fluxo financeiro mensal e compartilhar material da reunião.
Mapear e incluir despesas fixas faltantes (seguro, IPVA, associações).
Desenhar orçamento 2026–2027 com investimentos previstos e receitas de café.
Agendar segunda reunião.
Decisões Chave:
Adotar metodologia de fluxo de caixa e controle mensal sistemático.
Priorizar análise da cultura de hortifrútis e projetar café para 2027.
Basear projeções em dados reais de receitas/despesas e endividamento.
Manter margem mínima alvo de 30%–48% e ajustar custos conforme necessidade.
Envolver família (Nelma, Mirella e esposo) nas decisões e elaboração do orçamento.

Minutas Detalhadas (Narrativa Cronológica)

2026-08-07 20:05 – Abertura, apresentação e metodologia
O executivo da BG apresenta o escopo da assessoria (quatro encontros) e reforça sigilo.
Argumentos: registro sistemático de transações é base para clareza e tomada de decisão.
Encaminhamento: participação ativa de Nelma, Mirella e esposo; adoção de planilha mensal.
2026-08-07 20:12 – Diagnóstico de atividades e estrutura familiar
Renda: tomate, maracujá, café (500 sacas previstas em 2027) e loja agropecuária.
Transição: Mirella em preparação para administrar os negócios.
Conclusão: inexistência de controle formal; necessidade de implementação imediata.
2026-08-07 20:20 – Despesas familiares e educação
Detalhe: alimentação R$ 2.000/mês; saúde R$ 800/mês; diversos R$ 800/mês; música R$ 240/mês.
Discussão: categorização e registro contínuo; cursinho previsto sem custo atual.
Encaminhamento: consolidar R$ 3.840/mês em planilha; acompanhar educação futuramente.
2026-08-07 20:25 – Estrutura de custos e margem operacional
Receita média R$ 40.000/mês; custo tomate R$ 13.200/mês; serviços terceirizados R$ 12.000/mês.
Itens fixos parciais R$ 710/mês; variáveis R$ 1.650/mês; combustível/manutenção/utensílios R$ 4.650/mês.
Conclusão: custo combinado R$ 21.250/mês; sobra ~R$ 5.500/mês para investimentos e parcelas.
2026-08-07 20:30 – Fluxo de caixa preliminar (hortifrútis)
Receita bruta anual R$ 480.000; média R$ 40.000/mês.
Custos: mão de obra R$ 12.000/mês; insumos R$ 11.000/mês.
Encaminhamento: finalizar cálculo de combustível; refinar manutenção e despesas fixas.
2026-08-07 20:35 – Endividamento e investimentos
Empréstimos ativos na Cressol (custeio/investimentos); sistema SAC.
Alternativa: obter ficha gráfica para detalhar cronograma de parcelas decrescentes.
Encaminhamento: solicitar documento e integrar ao orçamento e fluxo mensal.
2026-08-07 20:42 – Processo e ferramentas de controle
Planilha já entregue, mas sem uso; acordo para preencher último mês com apoio da Mirella.
Argumentos: visibilidade, agilidade (~30 minutos), aderência ao fluxo real.
Encaminhamento: executivo consolidará dados após envio da planilha e ficha gráfica.
2026-08-07 20:50 – Projeções 2026–2027 e investimentos
Investimentos: secador, terreiro de cimento, centrífuga; integração com receitas de café.
Discussão: montar orçamento completo com custos familiares/propriedade/produção e dívidas.
Conclusão: consenso sobre importância e utilidade; continuidade do processo estruturado.

Lista de Responsáveis e Ações

Responsável | Ação a ser desempenhada | Prazo

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Família Garcia (Nelma, Mirella) | Levantar o valor médio mensal gasto com combustível (veículos e máquinas) | 2026-08-21

Família (com apoio da Mirella) | Iniciar registro diário de despesas e receitas e preencher retroativamente o último mês na planilha | 2026-08-21 (início imediato; manutenção contínua)

Família | Solicitar ficha gráfica na Cressol (custeio e investimentos) | 2026-08-21

Família e Executivo BG | Enviar e validar ficha gráfica; confirmar cronograma de parcelas (SAC) | 2026-08-25

Executivo BG | Compartilhar material da reunião e fluxo de caixa preliminar com a família | 2026-08-08

Executivo BG | Consolidar fluxo financeiro mensal com base na planilha e ficha gráfica | 2026-08-28

Família e Executivo BG | Mapear e incluir despesas fixas faltantes (seguros, IPVA, associações) | 2026-08-28

Família | Confirmar inexistência de outras despesas compartilhadas (além de educação) | 2026-08-21

Executivo BG | Elaborar orçamento projetado 2026–2027, incluindo investimentos (secador, terreiro, centrífuga) e receitas do café | 2026-09-04

Executivo BG | Agendar a segunda reunião de assessoria | 2026-08-08

ATA DE REUNIÃO – Planejamento e Organização Financeira da Propriedade Rural (2026–2027)