ATA DE REUNIÃO – Alinhamento Inicial, Diagnóstico Financeiro e Estruturação Orçamentária da PUCCI
- Resumo Executivo
- Objetivo: Iniciar o projeto financeiro com a Pulse (Agro), alinhar metodologia e cadência de trabalho, mapear a operação financeira, consolidar orçamento (fixo x variável), estruturar fluxo de caixa projetado, levantar endividamento e definir políticas (compras, pagamentos, indicadores).
- Principais tópicos:
- Contexto e governança financeira; sistemas e controles (Iampa); histórico de valuation e projeto estratégico de compostagem.
- Diagnóstico de sobras operacionais (16%–17%), desencaixe médio estimado (R$ 94 mil/mês), e impacto dos atrasos do principal cliente (Sabesp) no caixa.
- Mapeamento de endividamento e crédito em análise no Desenvolve SP (~R$ 3 milhões).
- Estruturação orçamentária por natureza (fixa x variável): combustíveis, manutenção de frota, despesas administrativas, variáveis operacionais (viagens, eventos, multas e pedágios), folha/benefícios, insumos críticos (bagaço de cana), terceirizações e tributos (lucro real com diluição de pré-operacional).
- Políticas de compras e pagamentos para concentrar saídas e reduzir esforço operacional diário.
- Decisões estratégicas:
- Estabelecida cadência de reuniões semanais operacionais e reuniões estratégicas mensais.
- Prioridade para reestruturação/quitacão de dívidas, com foco no processo do Desenvolve SP; amortizações antecipadas somente após leitura consolidada do painel financeiro.
- Manter o Iampa como base e aprimorar leitura gerencial (indicadores e fluxo).
- Adoção do orçamento por natureza (fixa x variável) com percentuais indicativos para validação (combustível ~12%; manutenção de frota ~8,8%).
- Implementar política de pagamentos com concentração por janelas e estruturação de política de compras.
- Tópicos Discutidos
- Contexto da empresa, governança e controles
- Empresa fundada em 2003 por Luísa e Marcela; parceria de ~28 anos com Magda.
- Processos financeiros conservadores; pagamentos realizados por Luísa e Magda; Marcela apoia quando possível.
- Sistema Iampa como principal ferramenta; alta rastreabilidade das entradas e saídas; segurança percebida.
- Valuation (Parmais, 2019) no contexto da compostagem (“vaquinha parindo elefante”) para embasar investimentos.
- Projeto de compostagem é estratégico e demanda mapeamento de CAPEX/OPEX e receitas.
- Metodologia, cronograma e cadência do projeto
- Metodologia colaborativa (“50-50”) com foco em dados, indicadores e decisões.
- Cronograma (6 meses): Mês 1 – fluxo de caixa e endividamento; Mês 2 – orçamento e ponto de equilíbrio; Mês 3+ – políticas (crédito, cobrança, precificação).
- Reuniões: semanais operacionais (Magda) e mensais estratégicas (Luísa, Marcela, Magda e liderança BG).
- Diagnóstico operacional e financeiro
- Faturamento médio referência: R$ 600.000/mês.
- Sobra operacional estimada: 16%–17%; custo da operação validado em ~77% do faturamento (R$ 460.000/mês).
- Desencaixe projetado: ~R$ 94.000/mês; hipótese de ligação com investimentos em imobilizado e atrasos de recebimento.
- Atrasos do principal cliente (Sabesp) após privatização/troca de sistema comprimem o caixa; operação em regime de caixa com conciliação diária.
- Estrutura de orçamento (fixa x variável) e parâmetros
- Combustíveis e lubrificantes: variável; leitura via percentual de faturamento (indicativo 12% a confirmar nos 2 primeiros meses).
- Manutenção da frota: tratada como variável para orçamento; média recente R$ 53.000/mês (~8,8% do faturamento). Percentual a validar.
- Despesas administrativas (valores referência):
- Marketing (mídia, propaganda, site, agência): R$ 2.700/mês e centro de custo formal.
- Material de expediente: R$ 1.440/mês; limpeza (adm): R$ 300/mês.
- Energia elétrica: R$ 800/mês; internet + telefonia: valor a confirmar.
- Aluguel + IPTU: R$ 15.700/mês; contabilidade: R$ 3.000/mês.
- Seguros (frota/patrimonial): R$ 7.000/mês; monitoramento/Helpnet: R$ 200/mês; correios: R$ 40/mês.
- Manutenção predial/imobilizado: R$ 1.600/ano (R$ 133/mês).
- Bens de pequeno valor (até R$ 1.500/unidade): R$ 175/mês.
- Provisão de item de baixa materialidade: R$ 90/mês (sem tarifa bancária associada).
- Variáveis operacionais e outras
- Viagens e refeições: R$ 7.218/mês (mês “cheio” referência).
- Brindes: R$ 500/mês (picos pontuais até R$ 3.000).
- Promoções/eventos externos: R$ 5.860/mês; ações internas (datas/comemorações): R$ 200/mês.
- Multas e pedágios: R$ 7.000/mês; multa de balança tratada com análise de custo-benefício.
- Coleta de resíduos: sem despesa registrada.
- Laboratório (análises): R$ 8.278/ano (média mensal derivada).
- Equipamento/serviço Mopget (CBF): R$ 12.800/mês (contrato em renovação com aditivo).
- Folha e benefícios
- Folha (líquido + benefícios): R$ 65.060/mês; assistência médica citada genericamente; medicina ocupacional: R$ 830/mês; seguro de vida (inclui diretoria): R$ 1.700/mês; VT sem valor consolidado.
- Serviços de gestão/comercial via PJ (promoção de vendas): R$ 18.000/mês (R$ 9.000 cada PJ).
- Cursos e treinamentos: R$ 3.360/mês.
- Despesas bancárias: R$ 1.201/mês; sete contas ativas.
- Insumos e CMV
- Plantio de árvores: insumos anuais R$ 176.895 (média R$ 14.741/mês).
- Aterro sanitário: ~R$ 80.000/mês (contratos de transporte de resíduos; ex.: Sabesp).
- Bagaço de cana (matéria-prima): R$ 248.237/ano (R$ 20.386/mês).
- Composição de CMV citada em 6% do faturamento (informação a ser verificada frente aos itens acima).
- Regime tributário e pré-operacional
- Regime: Lucro Real; imposto médio atual ~11% do faturamento devido à amortização do pré-operacional (~R$ 70.000/mês) da usina de compostagem.
- Reconhecimento de imposto na venda (recebimento de resíduo e venda do composto).
- Revisar horizonte para término da amortização do pré-operacional (<1 ano) e impacto tributário.
- Endividamento, crédito e política de amortização
- Empresa alavancada por captação preventiva; prioridade é reduzir custo financeiro e simplificar passivo.
- Desenvolve SP: pedido ~R$ 3 milhões; probabilidade estimada de aprovação ~70%; em tramitação há ~1 ano; taxa mencionada “6 + correção” (confirmar).
- Consolidar mapa de endividamento: bancos, consórcios (contemplados), PF/terceiros, acessórios (seguros), CET, garantias, cronogramas.
- Solicitar fichas gráficas (complementar acessórios via extratos).
- Diretriz: não realizar amortizações antecipadas com crédito novo antes da leitura completa do painel; simular cenários e ordem de liquidação com Luísa.
- Políticas de compras e pagamentos; gestão de caixa
- Prática atual de pagamentos diários gera esforço; proposta de concentração por janelas (ex.: 1º ao 10) usando períodos de maior entrada de caixa; iniciar com 60% e evoluir a 80%–90%.
- Política de compras estruturada para evitar pulverização de boletos e melhorar previsibilidade do fluxo.
- Operação segue conciliação diária e regime de caixa; registrar origem das entradas/saídas por conta (7 contas), cheques, espécie (residual), contas digitais; inexistência de permutas.
- Próximos Passos
- Enviar extratos de julho das 7 contas bancárias para tabulação imediata.
- Responsável: Magda
- Prazo: 2026-07-30
- Compartilhar planilha financeira histórica (Magda Luque) por e-mail/Drive (acesso de visualização).
- Responsável: Magda
- Prazo: 2026-07-31
- Tabular extratos, classificar entradas e despesas por origem e montar painel do mês 1 (regime de caixa).
- Responsável: John (executivo)
- Prazo: 2026-08-05
- Agendar sessão de 1h–1h30 para leitura conjunta das movimentações (qualificação linha a linha).
- Responsáveis: John (executivo) e Magda; participação de Luísa quando possível
- Prazo: realizar entre 2026-08-03 e 2026-08-07
- Consolidar mapeamento do endividamento (instituição, saldo, taxa, indexador, prazo, carência, garantias, cronograma, CET).
- Responsáveis: Luísa e Magda
- Prazo: 2026-08-05
- Obter e compartilhar documentação do Desenvolve SP (status, minutas, taxas, garantias, custos, cronograma).
- Responsável: Luísa
- Prazo: 2026-08-05
- Revisar plano de contas e integração com o Iampa; propor ajustes para leitura gerencial por linha de negócio (incluindo compostagem) e CAPEX/OPEX.
- Responsável: John (executivo)
- Prazo: 2026-08-12
- Construir fluxo de caixa projetado 12 meses com cenários (base/otimista/conservador), sensibilidade de juros e impacto de quitação/reperfilamento.
- Responsável: John (executivo), com insumos de Luísa e Magda
- Prazo: 2026-08-19
- Agenda de reuniões semanais e pauta padrão (endividamento, fluxo de caixa, indicadores, decisões).
- Responsável: John (executivo)
- Prazo: 2026-07-31
- Levantar informações do projeto de compostagem (CAPEX realizado/previsto, OPEX, receitas, marcos, necessidades de capital).
- Responsável: Magda
- Prazo: 2026-08-12
- Consolidar planilha orçamentária com classificação fixa/variável e percentuais (combustível, manutenção).
- Responsável: Speaker 1
- Prazo: 2026-08-02
- Validar percentuais de combustível (~12%) e manutenção (~8,8%) com dados históricos e dos 2 primeiros meses.
- Responsável: Speaker 4
- Prazo: 2026-08-09
- Confirmar e registrar valor mensal de internet + telefonia.
- Responsável: Speaker 4
- Prazo: 2026-08-02
- Detalhar cronograma de manutenção preventiva da frota e metas de disponibilidade.
- Responsável: Speaker 4
- Prazo: 2026-08-09
- Revisar necessidade de provisão anual de IPVA por veículo e calendário de pagamento.
- Responsável: Speaker 6
- Prazo: 2026-08-16
- Definir política de bens de pequeno valor (limites, aprovação, centros de custo).
- Responsável: Speaker 7
- Prazo: 2026-08-09
- Formalizar centro de custo “Marketing” com subcontas (mídia, agência, site) e teto R$ 2.700/mês.
- Responsável: Speaker 3
- Prazo: 2026-08-02
- Incluir provisão mensal de manutenção predial (R$ 133/mês) e revisar fornecedores/eventuais.
- Responsável: Speaker 3
- Prazo: 2026-08-02
- Padronizar categorias híbridas (itens de “mercado” entre alimentação/expediente) e centros de custo.
- Responsável: Financeiro
- Prazo: 2026-08-05
- Confirmar média mensal de laboratório a partir do total anual (R$ 8.278) e atualizar orçamento.
- Responsáveis: Financeiro e Operações
- Prazo: 2026-08-02
- Formalizar provisão de terceirização de operador de máquina por 3 meses e plano de transição para equipe própria.
- Responsável: Operações
- Prazo: 2026-08-15
- Atualizar orçamento com todos os valores consolidados (viagens 7.218; brindes 500; eventos 5.860; ações internas 200; multas/pedágios 7.000; Mopget 12.800; folha/benefícios 65.060; medicina ocupacional 830; seguro de vida 1.700; EPIs/uniformes 1.036; treinamentos 3.360; tarifas bancárias 1.201; bagaço de cana 20.386; diarista 1.000; operador médio 2.062).
- Responsável: Planejamento Financeiro
- Prazo: 2026-08-01
- Revisar cronograma de amortização do pré-operacional e estimar término (<1 ano) com impacto tributário.
- Responsável: Contábil/Fiscal
- Prazo: 2026-08-12
- Documentar política de tratamento de multas de balança (critérios de decisão e compliance).
- Responsáveis: Compliance e Operações
- Prazo: 2026-08-19
- Análise detalhada do ponto de equilíbrio histórico e payback de investimentos.
- Responsável: John (executivo)
- Prazo: 2026-08-05
- Desenhar a nova política de compras (responsáveis, aprovações e critérios).
- Responsáveis: John (executivo) e Gestores
- Prazo: 2026-08-12
- Elaborar proposta da nova política de pagamentos (metas de concentração por janelas).
- Responsáveis: John (executivo) e Financeiro
- Prazo: 2026-08-19
- Enviar checklist de endividamento e solicitar fichas gráficas/complementos (seguros/acessórios).
- Responsável: John (executivo)
- Prazo: 2026-08-02
- Fornecer fichas gráficas e indicar acessórios/seguros identificados.
- Responsável: Magda
- Prazo: 2026-08-07
- Simular uso do crédito do Desenvolve para amortização seletiva e definir ordem de liquidação.
- Responsáveis: John (executivo) e Luísa
- Prazo: realizar entre 2026-08-10 e 2026-08-15
- Preparar orçamento base (M+2) e propor políticas de pagamentos/compras após consolidação do painel do mês 1; validar em reunião estratégica.
- Responsáveis: John (executivo), Luísa, Marcela e Magda
- Prazo: esboço 2026-08-20; validação entre 2026-08-10 e 2026-08-15
- Painel Executivo
- Itens de Ação:
- Envio de extratos (7 contas) e planilha histórica; tabulação imediata do mês 1.
- Mapa completo do endividamento + dossiê do Desenvolve SP.
- Revisão do plano de contas/Iampa; construção de fluxo de caixa 12 meses com cenários.
- Estruturar orçamento fixo x variável com percentuais de combustíveis e manutenção.
- Confirmar internet/telefonia; cronograma de manutenção da frota; provisão de IPVA.
- Formalizar centro de custo Marketing e política de bens de pequeno valor.
- Atualizar orçamento com valores consolidados e padronizar categorias híbridas.
- Revisar pré-operacional e impacto tributário; política de multas de balança.
- Desenhar políticas de compras e pagamentos; análise de ponto de equilíbrio e payback.
- Agendar reuniões semanais e sessão técnica de 1h–1h30.
- Decisões Chave:
- Cadência semanal de reuniões e mensal estratégica confirmada.
- Prioridade à reestruturação/quitacão de dívidas via Desenvolve SP; amortizações só após análise consolidada.
- Manter Iampa como base; projeto focará em leitura gerencial, indicadores e fluxo.
- Orçamento por natureza (fixa x variável) com combustíveis como variável (~12%) e manutenção como variável (~8,8%) para validação.
- Implementar política de pagamentos concentrados por janelas e política de compras estruturada.
- Considerar atrasos da Sabesp como fator crítico no painel e nas políticas.
- Minutas Detalhadas (Narrativa Cronológica)
- 2026-07-29 12:24 – Abertura, objetivos e metodologia
- John (executivo) apresenta objetivos: leitura financeira profunda, fluxo de caixa e endividamento; propõe cadência semanal.
- Metodologia colaborativa (“50-50”): dados concretos para decisões; evolução em 6 meses (fluxo, orçamento, políticas).
- Solicita expectativas de Luísa e Marcela; alinhamento com plano de ação do gestor Clayton.
- 2026-07-29 12:28 – Histórico, equipe e sistemas
- Luísa contextualiza: empresa de 2003; parceria de longa data com Magda; processos financeiros conservadores.
- Iampa como sistema central; rastreabilidade “de cada real”; abertura para afunilar indicadores e leitura gerencial.
- 2026-07-29 12:36 – Valuation e projeto de compostagem
- Registro de valuation (Parmais, 2019) para orientar a implantação da compostagem; relevância estratégica confirmada.
- Metáfora interna do “elefante” para dimensionar esforço de implantação.
- 2026-07-29 12:41 – Crédito, alavancagem e Desenvolve SP
- Contexto de captação preventiva; empresa alavancada; foco em reduzir custo financeiro e simplificar passivo.
- Desenvolve SP: ~R$ 3 milhões; ~70% de chance; taxa “6 + correção” (confirmar); ~1 ano em tramitação.
- Diretriz: aguardar leitura completa antes de amortizar; simular ordem de liquidação após painel.
- 2026-07-29 12:46 – Diagnóstico de operação e estrutura de custos
- Faturamento médio: R$ 600 mil/mês; custo operacional ~77% (R$ 460 mil); sobra 16%–17%.
- Desencaixe projetado ~R$ 94 mil/mês; hipótese de ligação a investimentos e atrasos de recebimento.
- 2026-07-29 12:52 – Regime de caixa, conciliação e Sabesp
- Conciliação diária por origem; atrasos da Sabesp (pós-privatização/troca de sistema) comprimem caixa.
- Decisão: refletir atrasos no painel e na política de pagamentos/orçamento.
- 2026-07-29 12:55 – Coleta de dados e controle bancário
- Confirmação de 7 contas; solicitar extratos de julho; movimentação em espécie residual; cheques e contas digitais mapeados; sem permutas.
- Planilha “Magda Luque” a ser compartilhada por e-mail/Drive (arquivo pesado).
- 2026-07-29 13:00 – Orçamento: combustíveis e manutenção
- Combustível classificado como variável; percentuais avaliados (15%, 6%); indicativo inicial: 12% do faturamento.
- Manutenção da frota: média 3 meses R$ 53 mil; tratar como variável (correlação com uso); percentual indicativo ~8,8%; validar nos 2 primeiros meses.
- 2026-07-29 13:05 – Despesas administrativas e provisões
- Marketing R$ 2.700; expediente R$ 1.440; limpeza R$ 300; energia R$ 800; internet/telefonia a confirmar; aluguel+IPTU R$ 15.700; contabilidade R$ 3.000; seguros R$ 7.000; monitoramento R$ 200; correios R$ 40; manutenção predial R$ 133/mês; bens de pequeno valor R$ 175/mês; provisão de baixa materialidade R$ 90/mês.
- 2026-07-29 13:10 – Variáveis operacionais e CMV
- Viagens/refeições: R$ 7.218/mês; brindes R$ 500/mês (picos até R$ 3.000); eventos externos R$ 5.860/mês; ações internas R$ 200/mês; multas/pedágios R$ 7.000/mês.
- CMV/insumos: plantio R$ 176.895/ano (R$ 14.741/mês); aterro ~R$ 80.000/mês; bagaço R$ 248.237/ano (R$ 20.386/mês); composição de CMV citada em 6% (a confirmar frente aos dados).
- Laboratório R$ 8.278/ano (definir média mensal); Mopget R$ 12.800/mês.
- 2026-07-29 13:15 – Folha, benefícios e terceirizações
- Folha+benefícios R$ 65.060/mês; medicina ocupacional R$ 830; seguro de vida R$ 1.700; VT sem valor consolidado.
- Terceirizações: diarista R$ 1.000/mês; operador de máquina R$ 8.250/mês por 3 meses (média anualizada R$ 2.062/mês); formalizar provisão por 3 meses e plano de transição.
- Serviços de promoção de vendas via PJ: R$ 18.000/mês (R$ 9.000 cada).
- 2026-07-29 13:20 – Regime tributário e pré-operacional
- Lucro Real; imposto médio 11% do faturamento reduzido por amortização de pré-operacional (~R$ 70 mil/mês) da usina; revisar término (<1 ano) e impacto no imposto.
- 2026-07-29 13:25 – Políticas de compras e pagamentos; fluxo de caixa
- Pagamentos diários geram esforço; proposta de concentrar em janelas (ex.: 1º–10), começando com 60% e indo a 80–90%.
- Política de compras para reduzir pulverização de boletos; maior previsibilidade do caixa.
- 2026-07-29 13:30 – Encaminhamentos finais e agenda
- Definidos próximos passos: extratos, painel mês 1, mapa de dívidas, dossiê Desenvolve, revisão de plano de contas/Iampa, fluxo 12 meses, orçamento M+2, políticas de compras/pagamentos, e reunião estratégica na janela 2026-08-10 a 2026-08-15 após fechamento do mês 1.
- Lista de Responsáveis e Ações
Responsável | Ação a ser desempenhada | Prazo
John (executivo) | Enviar convite e pauta padrão de reuniões semanais | 2026-07-31
Magda | Enviar extratos de julho das 7 contas | 2026-07-30
Magda | Compartilhar planilha financeira “Magda Luque” por e-mail/Drive (visualização) | 2026-07-31
John (executivo) | Tabular extratos, classificar entradas/saídas e montar painel do mês 1 | 2026-08-05
John (executivo) e Magda (com Luísa) | Realizar sessão de 1h–1h30 para leitura conjunta do painel | 2026-08-03 a 2026-08-07
Luísa e Magda | Consolidar mapa completo de endividamento (saldos, taxas, prazos, garantias, CET) | 2026-08-05
Luísa | Disponibilizar dossiê do Desenvolve SP (status, minutas, taxas, garantias, custos, cronograma) | 2026-08-05
John (executivo) | Revisar plano de contas e integração com o Iampa; propor ajustes | 2026-08-12
John (executivo), com insumos de Luísa/Magda | Construir fluxo de caixa projetado 12 meses com cenários e sensibilidade de juros | 2026-08-19
Magda | Consolidar informações financeiras do projeto de compostagem (CAPEX/OPEX, receitas, marcos) | 2026-08-12
Speaker 1 | Consolidar planilha orçamentária fixa/variável e percentuais para variáveis | 2026-08-02
Speaker 4 | Validar percentuais de combustível (~12%) e manutenção (~8,8%) com históricos e 2 primeiros meses | 2026-08-09
Speaker 4 | Confirmar valor mensal de internet + telefonia | 2026-08-02
Speaker 4 | Detalhar cronograma de manutenção preventiva da frota e metas de disponibilidade | 2026-08-09
Speaker 6 | Revisar provisão anual de IPVA por veículo e calendário de pagamento | 2026-08-16
Speaker 7 | Definir política de bens de pequeno valor (limites, aprovação, centros de custo) | 2026-08-09
Speaker 3 | Formalizar centro de custo “Marketing” (subcontas) com teto R$ 2.700/mês | 2026-08-02
Speaker 3 | Incluir provisão de manutenção predial (R$ 133/mês) e revisar fornecedores/eventuais | 2026-08-02
Financeiro | Padronizar categorias híbridas (mercado entre alimentação/expediente) e centros de custo | 2026-08-05
Financeiro e Operações | Confirmar média mensal de laboratório a partir do anual (R$ 8.278) e ajustar orçamento | 2026-08-02
Operações | Provisionar terceirização do operador de máquina por 3 meses e plano de transição | 2026-08-15
Planejamento Financeiro | Atualizar orçamento com valores consolidados (lista completa) | 2026-08-01
Contábil/Fiscal | Revisar cronograma de amortização do pré-operacional e impacto no imposto | 2026-08-12
Compliance e Operações | Documentar política de tratamento de multas de balança (critérios e controles) | 2026-08-19
John (executivo) | Analisar ponto de equilíbrio histórico e payback de investimentos | 2026-08-05
John (executivo) e Gestores | Desenhar a política de compras (responsáveis, aprovações, critérios) | 2026-08-12
John (executivo) e Financeiro | Elaborar proposta da política de pagamentos (metas de concentração) | 2026-08-19
John (executivo) | Enviar checklist de endividamento e solicitar fichas gráficas/complementos | 2026-08-02
Magda | Fornecer fichas gráficas e indicar acessórios/seguros identificados | 2026-08-07
John (executivo) e Luísa | Simular uso do crédito do Desenvolve e definir ordem de liquidação | 2026-08-10 a 2026-08-15
John (executivo), Luísa, Marcela e Magda | Preparar orçamento base (M+2) e propor políticas; validar na reunião estratégica | Esboço 2026-08-20; validação 2026-08-10 a 2026-08-15
Observações finais: