ATA DE REUNIÃO – ALINHAMENTO FINANCEIRO, CONTROLE DE CAIXA E PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

ATA DE REUNIÃO – ALINHAMENTO FINANCEIRO, CONTROLE DE CAIXA E PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

1. Data da Reunião: 29 de julho de 2026
2. Participantes: Speaker 1 (João/Executivo BG), Speaker 4 (Cris), Speaker 5 (Gabriela/Gabi), Speaker 3 (participação breve)
3. Assunto: Validação de despesas, padronização do controle de caixa físico, organização dos registros contábeis e preparação do painel financeiro para análise de performance.

Resumo Executivo

A reunião teve como objetivo a validação das despesas da segunda quinzena de julho, a análise de extratos financeiros e a padronização dos processos de controle de caixa da farmácia. Durante a sessão, foram revisadas e classificadas diversas transações, incluindo pagamentos a fornecedores, despesas operacionais e investimentos, como a nova fachada. Decisões estratégicas incluíram a classificação da taxa de adesão da franquia como despesa recorrente e a padronização do saldo inicial dos três caixas em um total de R$ 600,00. Foi formalizada a integração da nova assistente financeira, Gabriela, e definido um método para tratar saldos iniciais (T0) e ajustar divergências diárias no caixa. Por fim, alinhou-se a preparação de um painel financeiro com análises de vendas por grupo, CMV e margem bruta para orientar a política de compras, com a próxima reunião focada na apresentação deste painel.

Tópicos Discutidos

1. Protocolo Anvisa e Acesso ao SNGPC
2. Foi informado que o protocolo de cadastro na Anvisa foi realizado por telefone e o cadastramento no SNGPC (Sistema Nacional de Gerenciamento de Produtos Controlados) está em andamento.
3. A expectativa é receber uma resposta por e-mail em até 24 horas.
4. Após o retorno da Anvisa, será necessário vincular o acesso da farmacêutica Fernanda utilizando o login de Fernando para liberar o inventário no SNGPC.
5. Validação de Despesas e Classificação Financeira
6. Iniciou-se a análise detalhada dos extratos financeiros para classificar as saídas da segunda quinzena.
7. Pagamentos a Fornecedores: Múltiplas transações foram identificadas e classificadas, incluindo pagamentos a Arilu, Profarma, KFG e outros. Insumos essenciais à venda (ex: sacolas da Brava) foram classificados como "Fornecedor".
8. Despesa com Fachada: O pagamento de R$ 8.750,00 foi identificado como a primeira de três parcelas de um total de R$ 26.250,00. Foi classificado como investimento.
9. Outras Despesas: Foram classificadas despesas como material de expediente/escritório, internet (Veranete), assessoria de montagem de loja, treinamento de equipe, compra de baterias e no-break (R$ 350,00) e um reembolso de medicamento (R$ 44,45). A despesa "lavagem" foi classificada provisoriamente como material de expediente, pendente de verificação.
10. Taxa de Franquia: O pagamento de R$ 2.000,00 foi identificado como a parcela 3 de 6 da taxa de adesão da franquia.
11. Software RHID: Um pagamento de R$ 31,00 foi explicado como um rateio do custo do software de controle de ponto.
12. Análise e Padronização do Controle de Caixa Físico
13. Saldo Inicial e Estrutura (T0): Definiu-se que o saldo inicial do mês (T0) não deve ser classificado como "recebimento", mas sim registrado no dia 1º para preservar a análise estratégica do fluxo de caixa.
14. Padronização do Saldo: Confirmou-se a operação com três caixas (PDVs). Foi decidido que o saldo inicial consolidado será de R$ 600,00 (R$ 200,00 por caixa) e deve ser mantido diariamente.
15. Ajustes e Divergências: Pequenas diferenças no fechamento do caixa (ex: R$ 10, R$ 20) devem ser registradas como "acerto" ou "ajuste" no mesmo dia, com observações, para garantir que o saldo final do dia seja exatamente R$ 600,00.
16. Processo de Sangria: Discutiu-se o processo de "sangria" (transferência para o banco) e "troco", diferenciando as operações. Foi proposto padronizar o processo, evitando retiradas fracionadas e criando um envelope de troco com valor fixo.
17. Relevância do Caixa Físico: Reforçou-se a importância do controle rigoroso do caixa físico, dado que uma parte significativa das entradas (referência de 30,60% a 45%) é em dinheiro.
18. Preparação do Painel Financeiro e Análise de Performance
19. O executivo da BG demonstrou como os dados do caixa são consolidados na planilha financeira mestre, garantindo a auditoria.
20. Planejou-se a montagem de um painel financeiro para a próxima reunião, incluindo: entradas, saídas, conciliações, vendas por grupo, Custo da Mercadoria Vendida (CMV), margem bruta por grupo e curva ABC.
21. Foi solicitado um relatório de vendas por grupo (e margem bruta, se disponível no sistema) para orientar a política de compras e evitar desencaixe financeiro.
22. Processos, Integração e Agenda
23. Integração da Equipe: Gabriela, assistente financeira, foi formalmente integrada ao processo, sendo responsável pela conciliação de caixa, lançamentos e baixas de títulos.
24. Fechamento do Mês: Identificou-se a pendência no fechamento das despesas dos dias 29 e 30 de julho e a necessidade de validar pagamentos recorrentes.
25. Agenda: A inauguração da loja de Itapejara foi definida como prioridade, bloqueando a agenda para outras reuniões na segunda e terça-feira seguintes, com disponibilidade a partir de quarta à tarde.

Próximos Passos

1. Aguardar o e-mail da Anvisa com a confirmação do cadastro no SNGPC.
2. Realizar o vínculo do acesso de Fernanda no SNGPC assim que o sistema for liberado.
3. Aplicar a nova metodologia de fechamento de caixa, registrando acertos diários para garantir que o saldo final seja sempre de R$ 600,00.
4. Padronizar o processo de sangria para depósitos bancários e criar um fundo de troco separado com valor fixo.
5. Registrar o saldo inicial do mês (T0) corretamente no dia 1º, sem classificá-lo como "recebimento".
6. Concluir a conferência de despesas dos dias 29 e 30 de julho e validar os pagamentos recorrentes.
7. Enviar o relatório de vendas por grupo (e margem bruta, se disponível) para análise.
8. Montar o painel financeiro (CMV, margem bruta, curva ABC) para apresentar na próxima reunião.
9. Comunicar no grupo interno o bloqueio de agenda na segunda e terça-feira e a disponibilidade a partir de quarta à tarde.
10. Agendar uma reunião de 1 a 2 horas para validar todos os dados financeiros de julho e apresentar o painel financeiro.
11. A equipe de João (BG) irá organizar o acesso ao sistema para Cris.
12. Verificar a natureza exata da despesa "lavagem".

Painel Executivo

1. Itens de Ação:
2. Vincular o acesso de Fernanda ao SNGPC após liberação da Anvisa.
3. Padronizar o saldo de caixa em R$ 600,00 e registrar ajustes diários.
4. Concluir o fechamento de despesas do mês de julho (dias 29 e 30).
5. Enviar relatório de vendas por grupo para análise.
6. Montar e apresentar o painel financeiro completo (CMV, margem, etc.).
7. Agendar reunião de análise completa do mês de julho.
8. Obter acesso ao sistema para a equipe da Cris.
9. Esclarecer a despesa de "lavagem".
10. Comunicar bloqueios de agenda no grupo interno.
11. Decisões Chave:
12. O pagamento da fachada (R$ 26.250,00) foi classificado como investimento.
13. O saldo inicial de caixa (T0) não é um recebimento e deve ser registrado no dia 1º do mês.
14. O saldo inicial consolidado dos três caixas foi fixado em R$ 600,00 (R$ 200,00 por caixa).
15. As diferenças de caixa devem ser ajustadas diariamente com o lançamento de "acertos" para manter a integridade do saldo.
16. Insumos essenciais à venda (ex: sacolas) serão classificados como despesa de "Fornecedor".
17. Gabriela foi oficialmente integrada como responsável pelos processos de conciliação financeira.
18. A próxima reunião será dedicada à apresentação do painel financeiro consolidado.

Minutas Detalhadas (Narrativa Cronológica)

1. 2026-07-29 – Início da Reunião e Atualização Anvisa/SNGPC
2. Cris informa que o protocolo de cadastro na Anvisa foi feito via telefone.
3. A previsão é de um retorno por e-mail até 30 de julho de 2026 para liberar o cadastro no SNGPC.
4. Ação subsequente: conectar com o acesso de Fernando para vincular a farmacêutica Fernanda, liberando o inventário.
5. 2026-07-29 – Validação de Despesas e Classificação Financeira
6. João explica a metodologia da reunião: validação da segunda quinzena e agendamento de uma sessão mais longa para fechar o mês de julho.
7. R$ 1.302,00: Classificado como devolução a fornecedor.
8. R$ 8.750,00: Identificado como uma parcela da fachada da loja (total de R$ 26.250,00). Decidido tratar como investimento.
9. Despesa "Lavagem": Sugerido que se trata de insumo ou material de escritório. Classificado provisoriamente como "material de expediente", com ponto de verificação.
10. R$ 119,90: Identificado como pagamento da internet (Veranete).
11. R$ 2.000,00: Identificado como a parcela 3 de 6 da taxa de adesão da franquia.
12. R$ 31,00: Explicado como rateio de despesa do software RHID.
13. R$ 171,00 (Brava): Definido como custo de fornecedor, pois os insumos (sacolas, etc.) são parte do processo de venda.
14. Gabriela é apresentada como assistente financeira, responsável pela conciliação, lançamento e baixa de títulos.
15. 2026-07-29 – Análise e Padronização do Controle de Caixa Físico
16. Foi levantado que a operação possui três caixas com saldo de R$ 200,00 cada. O executivo da BG apontou a necessidade de ajustar o saldo inicial total na planilha para R$ 600,00.
17. Discutiu-se o conceito de "sangria" e a necessidade de diferenciar depósitos de outras saídas.
18. Solução Proposta: Para evitar acúmulo de divergências, foi acordado que qualquer diferença no fechamento será registrada como um "acerto" na planilha, garantindo que o saldo inicial do dia seguinte seja sempre R$ 600,00.
19. Foi definido o conceito de T0 (saldo inicial do mês), que não deve ser classificado como recebimento para não distorcer a análise de performance.
20. 2026-07-29 – Demonstração da Consolidação e Planejamento do Painel Financeiro
21. O executivo da BG apresentou a planilha de consolidação, explicando como as transações do caixa físico (recebimentos, trocos, sangrias) são lançadas para impactar o resultado geral e garantir a auditoria.
22. Planejou-se a criação de um painel financeiro com análise de vendas por grupos, CMV, margem bruta e curva ABC para orientar a política de compras.
23. Foi solicitado o envio de relatórios de vendas por grupo para viabilizar essa análise na próxima reunião.
24. 2026-07-29 – Agenda Operacional e Comunicação
25. Foi destacada a inauguração da loja de Itapejara como prioridade para a segunda e terça-feira seguintes.
26. Foi solicitado que Cris comunicasse no grupo interno o bloqueio da agenda nesses dias, com liberação para novos agendamentos a partir de quarta à tarde.

Lista de Responsáveis e Ações