ATA DE REUNIÃO – Alinhamento Financeiro, Plano de Ação e Mapeamento de Custos

ATA DE REUNIÃO – Alinhamento Financeiro, Plano de Ação e Mapeamento de Custos

Data: 17 de agosto de 2026

Horário: 21:08

Participantes:

1. John (Executivo Financeiro, BG)
2. Paulo (Gestor, União Alto Centro)
3. Pedro (Gestor, União Alto Centro)
4. (Outros participantes da empresa)

2. Resumo Executivo

A reunião teve como objetivo principal o alinhamento de expectativas e a apresentação do plano de ação para a assessoria financeira, conduzida pelo executivo John (BG), junto aos gestores da União Alto Centro, Paulo e Pedro. John apresentou a metodologia de trabalho para os próximos seis meses, focada em organizar a gestão financeira, otimizar controles, definir precificação e trazer clareza sobre os números da empresa. Em seguida, foi realizado um mapeamento detalhado das despesas fixas e variáveis, consolidando os custos operacionais (estimados em R$ 84.000,00 mensais) e o Custo de Mercadoria Vendida (CMV, estimado em R$ 95.000,00 mensais). A decisão estratégica foi iniciar o projeto, com o comprometimento mútuo para a coleta de dados fidedignos (extratos bancários e relatórios de caixa) que permitirão a validação dos resultados e a estruturação do ponto de equilíbrio nos próximos dois meses.

3. Tópicos Discutidos

1. Apresentação e Alinhamento de Expectativas
2. John se apresentou como o executivo financeiro responsável pelo projeto e convidou os gestores a expressarem suas principais necessidades.
3. Paulo e Pedro destacaram que a maior necessidade é a implementação de uma gestão financeira robusta para otimizar os lucros.
4. John explicou que o projeto visa trazer clareza sobre os números, diferenciar margens de serviços e produtos, e definir a precificação correta.
5. Metodologia e Cronograma do Projeto (6 meses)
6. Mês 1: Foco em conhecer a operação, estruturar o Fluxo de Caixa, mapear o endividamento e definir os KPIs (Indicadores-Chave de Performance).
7. Mês 2: Elaboração do Orçamento, estruturação do Ponto de Equilíbrio e análise do Custo da Mercadoria Vendida (CMV).
8. Mês 3 em diante: Desenvolvimento e formalização de políticas internas (Contas a Receber, Precificação Estratégica, Cobrança, Compras e Pagamentos).
9. Levantamento de Custos e Diagnóstico Financeiro
10. Foi realizada uma coleta de dados inicial para entender a percepção dos gestores e mapear os custos:
11. Faturamento Médio Mensal: R$ 180.000 (com picos, como R$ 270.000 no mês anterior).
12. Custo com Peças (CMV): Aproximadamente R$ 95.000/mês.
13. Folha de Pagamento e Encargos: R$ 47.000 (CLT), R$ 5.500 (Plano de Saúde), R$ 375 (Medicina Ocupacional).
14. Impostos (Simples Nacional): Média de R$ 8.500 a R$ 8.800/mês.
15. Pró-labore dos Proprietários: R$ 7.000/mês.
16. Despesas Administrativas e Operacionais: Foram levantados valores detalhados para internet, contabilidade, software, IPTU, segurança, manutenção, entre outros, totalizando um custo operacional estimado em R$ 84.000,00.
17. A equipe interna informou uma sobra mensal de R$ 48.000 a R$ 53.000, e a ausência de dívidas ou empréstimos.
18. Comprometimento e Dinâmica de Trabalho
19. John ressaltou a importância do trabalho conjunto (50/50), solicitando o comprometimento dos gestores no fornecimento de dados e participação em reuniões semanais de, no mínimo, uma hora.
20. Os melhores horários para as reuniões foram definidos como o primeiro horário da manhã (aprox. 8h) ou o último horário do dia.
21. Foi solicitado que a equipe providencie uma webcam para facilitar a visualização de planilhas nas próximas reuniões.
22. Metodologia de Tabulação e Governança
23. O executivo fará a tabulação cronológica das entradas e saídas nos próximos dois meses para validar as margens e o markup atual (estimado em 1.33).
24. A partir de novembro de 2026, o controle da ferramenta financeira será transferido para a equipe interna.
25. Qualquer decisão com impacto financeiro (reformas, compra de equipamentos) deve ser comunicada previamente ao executivo.

4. Próximos Passos

1. Início da fase de coleta de dados para estruturação do Fluxo de Caixa.
2. Agendamento da próxima reunião semanal, preferencialmente no primeiro horário da manhã.
3. John (BG) irá preparar as ferramentas e guiar o processo de tabulação dos dados financeiros.
4. Paulo e Pedro (União Alto Centro) devem organizar a agenda, reunir os dados financeiros e providenciar uma webcam.
5. Gerar e enviar ao executivo os extratos bancários das duas contas e o relatório de movimentação do caixa físico referentes a agosto de 2026.

5. Painel Executivo

1. Itens de Ação:
2. Definir um horário fixo semanal para a reunião de acompanhamento.
3. Iniciar a coleta de dados detalhados (extratos e caixa físico) para montar o Fluxo de Caixa.
4. Formalizar as ferramentas a serem utilizadas para o controle financeiro.
5. Aquisição e instalação de webcam por parte da equipe interna.
6. Preenchimento do fluxo de caixa pelo executivo durante o bimestre inicial.
7. Decisões Chave:
8. Aprovação do plano de ação de 6 meses para a reestruturação da gestão financeira.
9. Estabelecimento de uma rotina de reuniões semanais de 1 hora.
10. O executivo reterá o preenchimento da planilha financeira até o final de outubro de 2026 para garantir a precisão dos dados, transferindo a responsabilidade para a empresa a partir de novembro.
11. O pró-labore será contabilizado em R$ 7.000,00 mensais; retiradas extras serão registradas como ajustes de equilíbrio.
12. Ações estratégicas que demandem capital devem ser comunicadas preventivamente ao executivo.

6. Minutas Detalhadas (Narrativa Cronológica)

1. 17/08/2026 – Início da Reunião – Apresentações e Expectativas
2. John (BG) se apresenta como responsável pela área financeira do projeto.
3. Paulo e Pedro expressam a necessidade central de ter um controle financeiro detalhado ("saber o que entra, o que sai") para permitir um planejamento estratégico e otimização de lucros.
4. John confirma que o projeto abordará a clareza dos números, precificação, margens operacionais e otimização de custos.
5. 17/08/2026 – Apresentação do Plano de Trabalho Financeiro
6. John detalha o cronograma de 6 meses: Mês 1 (Fluxo de Caixa, KPIs), Mês 2 (Orçamento, Ponto de Equilíbrio, CMV), e Mês 3+ (Políticas formais).
7. Os gestores concordam com a abordagem, afirmando que atende às suas expectativas.
8. 17/08/2026 – Definição da Dinâmica e Compromissos
9. John enfatiza o esforço conjunto (50/50), requerendo dedicação de tempo e dados.
10. É acordada a necessidade de uma reunião semanal de no mínimo uma hora, preferencialmente no início da manhã ou final da tarde.
11. 17/08/2026 – Diagnóstico e Levantamento de Custos
12. Inicia-se um exercício para levantar os números atuais. Faturamento médio definido em R$ 180.000/mês e custo com fornecedores em R$ 95.000/mês.
13. Foram mapeados valores de despesas fixas e administrativas: internet (R$ 275), contabilidade (R$ 780), software (R$ 500), IPTU (R$ 3.500/ano), monitoramento (R$ 175), relógio ponto (R$ 125), entre outros.
14. Foram levantados custos variáveis e de pessoal: mercado/café (R$ 500), combustível (R$ 350), imposto Simples Nacional (R$ 8.500-R$ 8.800), folha CLT (R$ 47.000), plano de saúde (R$ 5.500), uniformes (R$ 5.000/ano).
15. Com os dados, o executivo cruzou as informações: faturamento de R$ 180.000, CMV de R$ 95.000 e custo operacional de R$ 84.000.
16. 17/08/2026 – Metodologia de Trabalho e Encerramento
17. O executivo detalhou que fará a tabulação cronológica de cada movimentação financeira nos próximos meses para entender a real origem e destino do dinheiro.
18. Foi solicitado que a equipe forneça extratos das duas contas bancárias e os controles do caixa em espécie para validar a sobra de caixa informada (R$ 48.000 a R$ 53.000).
19. Ficou acordado que a equipe providenciará uma webcam para melhorar a dinâmica das próximas reuniões.

7. Lista de Responsáveis e Ações