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Objetivo: Avaliar o acompanhamento da assessoria executiva nas quatro áreas (RH, Financeiro, Comercial e Marketing), revisar o fluxo de caixa, apurar CMV e políticas de compras/estoque, reorganizar atribuições e responsabilidades para descentralizar funções da liderança (Fernando), estruturar a rotina administrativo-financeira com Dayane, alinhar políticas de faturamento/recebimento e mitigar gargalos de produtividade operacional e gestão de pessoas na oficina mecânica.
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Principais Tópicos Discutidos:
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Avaliação de desempenho da assessoria nas 4 áreas e análise comparativa de receitas (Agosto: R$ 72.719 vs. Setembro: R$ 110.728, impactado por antecipações).
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Cálculo de CMV real, dinâmica de compras diárias vs. frete e gestão de estoque (estimado acima de R$ 300.000).
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Sobrecarga e centralização de tarefas em Fernando (comercial, operacional, compras, financeiro e apoio técnico) e riscos decorrentes (esquecimentos, atrasos e pagamentos duplicados).
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Estruturação e formalização da área administrativo-financeira e RH sob responsabilidade de Dayane (contas a pagar/receber, conciliação bancária diária, fluxo de caixa e política de dias fixos de pagamento).
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Gestão de pessoas, comunicação interna, absenteísmo (caso do colaborador Júlio), produtividade, descritivos de cargo via metodologia CHA (Conhecimento, Habilidade e Atitude) e destaque para o mecânico Ricardo e prestadores terceirizados (Lucas e Carlos).
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Precisão técnica na elaboração de orçamentos para evitar concessão de descontos e desencaixes de fluxo de caixa gerados por inadimplência, juros de cheque especial e passivos decorrentes de obras pessoais em fase de quitação por financiamento imobiliário.
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Decisões Estratégicas:
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Descentralizar tarefas operacionais financeiras de Fernando, transferindo formalmente contas a pagar/receber, lançamentos e conciliações para Dayane.
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Manter Fernando focado em compras estratégicas de peças, comercial, orçamentos, negociações com fornecedores e crescimento da empresa (visando metas de faturamento de R$ 200.000 a R$ 300.000).
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Estabelecer Ricardo como responsável técnico principal pelos diagnósticos e análises veiculares, vislumbrando planos futuros de parceria/sociedade.
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Instituir política de pagamentos em dias fixos e canal exclusivo via WhatsApp para envio de pedidos e dados de peças à equipe de orçamentos.
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Realizar fechamento e conciliação completa do fluxo de caixa retroativo (agosto, setembro e outubro) com Carlos e Caio para fundamentar novas políticas comerciais e de recebimento.
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Utilizar recursos do financiamento imobiliário residencial para liquidar os passivos financeiros da oficina.
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Tópicos Discutidos
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Avaliação da Assessoria e Performance Financeira (Recebimentos e Metas):
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Feedback do cliente extremamente positivo sobre a assessoria nas quatro frentes (RH, Financeiro, Comercial, Marketing), classificando as entregas como de alto padrão profissional e práticas.
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Evolução de recebimentos: Agosto atingiu R$ 72.719 e Setembro alcançou R$ 110.728. O crescimento de setembro refletiu também antecipação de recebíveis; no entanto, mesmo expurgando a antecipação, registrou-se crescimento orgânico.
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Projeção de receitas para o mês corrente em cerca de R$ 200.000, condicionada à mitigação de riscos de feriados e cumprimento rigoroso de prazos operacionais, com meta de longo prazo mirando R$ 300.000.
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CMV, Política de Compras e Gestão de Estoque:
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Necessidade de isolar e mensurar o CMV real para entender as margens líquidas e o desembolso efetivo de caixa.
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Dinâmica de compras: Fernando realiza compras diárias, equilibrando preço, frete e qualidade, aproveitando promoções de itens com giro a curto/médio prazo.
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Estoque estimado em valor superior a R$ 300.000; identificado que a imobilização exige mapeamento por curva de valor e giro (top 20 itens) para evitar pressão excessiva no fluxo de caixa.
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Sobrecarga da Liderança e Redefinição de Papéis (Fernando, Dayane e Ricardo):
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Fernando acumula atividades em excesso (comercial, compras, suporte à oficina, financeiro, atendimento, orçamentos, entrega e teste de veículos), o que acarreta riscos como pagamentos duplicados, contas esquecidas e perda de foco comercial.
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Transferência e formalização da área administrativo-financeira para Dayane (já responsável por caixa, emissão de NF, faturamento, cobrança e RH), que assumirá contas a pagar, contas a receber, conciliação diária e fluxo de caixa.
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Fernando manterá a condução estratégica de compras, vendas, orçamentos e relacionamento comercial.
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Ricardo é formalizado como o responsável técnico principal pelas avaliações e diagnósticos dos veículos na oficina, aliviando Fernando do suporte técnico primário.
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Rotinas Financeiras, Contas a Pagar/Receber e Política de Pagamentos:
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Dificuldades identificadas no fechamento financeiro de setembro devido ao envio de dados em atraso por Fernando para a equipe executiva/financeira (Carlos).
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Instituição de dias fixos para pagamentos (ex.: segundas-feiras ou segundas e quintas-feiras) para eliminar o desgaste de pagamentos diários e evitar multas/juros (como os R$ 200,00 pagos por atraso em boletos e caso pontual de corte de energia por esquecimento fora do DDA).
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Implantação de conciliação bancária diária rigorosa confrontando extratos, recebimentos em PIX, cartões e lançamentos no fluxo de caixa.
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Gestão de Pessoas, Produtividade e Modelo CHA:
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Implementação de descritivos de cargo e matriz CHA (Conhecimento, Habilidade e Atitude). Conhecimento e habilidade são desenvolvidos pela empresa (investimento de cerca de R$ 50 mil em treinamentos e tablets), mas a atitude e o interesse dependem do colaborador.
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Gargalos de comunicação: interrupções físicas no segundo andar para dúvidas simples sobre peças e orçamentos. Determinação de canal exclusivo via WhatsApp.
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Avaliação do time: excelente rendimento do mecânico Ricardo (estudo contínuo e autonomia) e dos prestadores terceirizados Lucas e Carlos (com plano de efetivação); caso crítico de Júlio, que apresentou faltas consecutivas injustificadas logo após receber aumento salarial e incentivos.
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Elaboração de Orçamentos, Gargalos de Caixa e Desencaixes:
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Precisão na inspeção e orçamentação: orçamentos técnicos assertivos geram margem líquida consistente (ex.: 4 orçamentos fechados somando R$ 60.000 com R$ 15.000 de margem). Orçamentos falhos exigem descontos compensatórios (perdas acumuladas de até R$ 6.000 mensais).
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Desencaixe de fluxo de caixa provocado pelo parcelamento de mão de obra em até 5x e inadimplência de clientes faturados (PJ e motoristas de aplicativo), forçando a utilização onerosa de cheque especial e antecipação de títulos.
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Utilização de caixa da empresa em obras residenciais do gestor via permutas; passivos e financiamentos da oficina serão liquidados integralmente com a liberação iminente do financiamento imobiliário habitacional.
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