Acompanhamento Comercial

1. Resumo Executivo

A reunião teve como objetivo analisar o desempenho financeiro recente, discutir os desafios que impactam o movimento de clientes (sazonalidade, concorrência) e definir estratégias para aumentar a receita. A principal decisão estratégica foi focar na captação de festas de aniversário, identificadas como um pilar de receita crucial. Foram definidas ações como a criação de uma campanha promocional para impulsionar a contratação de festas antes de um reajuste de preços, uma prospecção ativa de clientes antigos e a revisão do programa de fidelidade. Propôs-se a transição do atual cartão de carimbos para um sistema de selos colecionáveis com prêmios progressivos e um sorteio final para aumentar o engajamento. Também foi destacada a necessidade de retomar as ações de pós-venda, que foram interrompidas.

2. Tópicos Discutidos

1. Análise de Desempenho e Ponto de Equilíbrio
2. Foi discutido o resultado financeiro do mês anterior, que se aproximou da meta de ponto de equilíbrio.
3. O fechamento financeiro do mês corrente ainda está pendente, aguardando conciliação de dados do sistema e impactado pela performance da última semana.
4. Há uma preocupação com o baixo movimento de clientes, influenciado pela previsão de frio intenso, que tende a desestimular a saída das famílias.
5. Impacto de Fatores Externos no Movimento
6. Clima: O frio é um fator negativo para o negócio, ao contrário da chuva, que aumenta a procura por atividades internas.
7. Eventos Concorrentes: A presença de um circo na cidade e eventos da prefeitura (festas juninas) foram citados como concorrentes diretos que dividem a atenção do público-alvo.
8. Campanhas (Jogos): A tentativa de atrair público para assistir a jogos no local não gerou o retorno esperado, sendo atribuído ao frio e à preferência do público por assistir em casa.
9. Estratégia para Festas de Aniversário
10. Captação e Prospecção: As festas de aniversário foram identificadas como a principal fonte de receita. Foi proposta uma abordagem proativa para contatar clientes antigos e oferecer condições especiais antes de um reajuste de preços.
11. Falha na Divulgação: Apontou-se que muitos moradores desconhecem que o espaço oferece pacotes para festas, existindo uma percepção equivocada de que o serviço é caro.
12. Precificação e Vantagens: A precificação atual se baseia no valor da lotação máxima do espaço, incluindo vantagens como uso do mezanino, desconto em fichas e monitores dedicados.
13. Campanha Promocional: Proposta a criação de uma campanha de "última chamada" com desconto para contratos fechados antes da implementação de uma nova tabela de preços, a ser executada pela nova colaboradora de marketing.
14. Pacotes Completos: Sugeriu-se a criação de pacotes "all-inclusive" (com comida e decoração), mas com a ressalva do risco de depender de fornecedores terceirizados.
15. Melhorias Estruturais: Foi mencionada a necessidade de investir em novas estruturas, como um "brinquedão", para atrair mais festas, especialmente para crianças menores.
16. Prospecção de Clientes e Base de Dados
17. Sugeriu-se criar uma base de dados de clientes que realizaram festas no ano anterior para uma abordagem proativa.
18. Identificou-se uma dificuldade operacional: a colaboradora anterior não salvava os contatos de clientes no WhatsApp.
19. Solução: Resgatar os dados dos clientes a partir dos contratos físicos arquivados para iniciar as ligações de prospecção.
20. Programa de Fidelidade
21. Análise do Modelo Atual: O programa de cartão fidelidade (1 carimbo a cada R$ 50) foi discutido. O prazo do prêmio (passaporte) foi reduzido de 30 para 15 dias para incentivar o retorno rápido.
22. Falha de Monitoramento: Não há controle sobre a quantidade de cartões distribuídos versus retornados, o que impede a análise de eficácia.
23. Política de Carimbo: Decidiu-se manter a regra estrita de carimbar apenas no ato da compra, sem exceções para quem esquece o cartão.
24. Proposta de Novo Sistema: Sugeriu-se a substituição do cartão por um sistema de selos colecionáveis, onde o cliente acumula selos para trocar por prêmios progressivos (copo, meia) e, ao completar a cartela, concorre a um prêmio maior (ex: festa de aniversário gratuita).
25. Pós-Venda e Gestão
26. Pós-venda: Constatou-se que o processo de pós-venda, para acompanhar a satisfação do cliente, foi descontinuado e precisa ser retomado imediatamente.
27. Gestão de Pessoal: Discutiu-se a instabilidade na contratação e a necessidade de ter planos de contingência ("Plano B") e caixa para períodos de baixa.

3. Próximos Passos

1. Finalizar Conciliação Financeira: Concluir o fechamento do mês corrente para avaliar o desempenho real.
2. Reajustar Tabela de Preços: Preparar e aprovar a nova tabela de valores para festas de aniversário.
3. Lançar Campanha Promocional: Desenvolver e veicular uma campanha para festas, com desconto para contratações antes do reajuste.
4. Criar Base de Clientes Antigos: Levantar os dados de contato dos clientes que realizaram festas no ano anterior a partir dos contratos físicos.
5. Iniciar Prospecção Ativa: Contatar os clientes da base de dados levantada para oferecer pacotes para as próximas festas.
6. Analisar Pacotes de Festa: Analisar a margem de lucro dos pacotes atuais e pesquisar preços da concorrência.
7. Estudar Pacotes "All-Inclusive": Pesquisar fornecedores de confiança para viabilizar pacotes completos.
8. Reativar Pós-Venda: Retomar imediatamente o processo de contato com clientes após a visita/evento.
9. Otimizar Programa de Fidelidade: Elaborar proposta para a nova campanha com selos colecionáveis e implementar um método para controlar a distribuição e retorno dos cartões atuais.
10. Reforçar Política Interna: Comunicar à equipe do caixa a importância de manter a política do cartão fidelidade.

4. Painel Executivo

1. Itens de Ação:
2. Finalizar o fechamento financeiro do mês.
3. Revisar e ajustar a tabela de preços de festas.
4. Criar e lançar campanha promocional para festas.
5. Levantar dados de clientes antigos via contratos físicos.
6. Iniciar contato proativo com a base de clientes antigos.
7. Realizar benchmark de preços de pacotes de festa.
8. Levantar parceiros para pacotes completos (comida, decoração).
9. Desenvolver plano para a nova campanha de fidelidade com selos.
10. Criar um sistema de controle para o cartão fidelidade.
11. Reativar o processo de pós-venda.
12. Treinar equipe do caixa sobre a política do cartão fidelidade.
13. Decisões Chave:
14. Priorizar a captação de festas de aniversário como estratégia central de receita.
15. Realizar uma campanha promocional de "última chamada" antes de um aumento de preços.
16. Utilizar os contratos físicos para reconstruir a base de dados de clientes para prospecção.
17. Manter um fundo de caixa robusto para suportar períodos de baixo movimento.
18. Manter a lógica de precificação atual das festas, baseada na lotação do espaço.
19. Reduzir o prazo de validade do prêmio do cartão fidelidade para 15 dias.
20. Não permitir carimbar o cartão fidelidade retroativamente; a validação ocorrerá exclusivamente no momento da compra.
21. O processo de pós-venda deve ser retomado como prioridade.