Reunião para diagnostico comercial

Resumo Executivo

A reunião teve como objetivo realizar um diagnóstico da estrutura comercial da Apejur Advocacia, um escritório com foco exclusivo em direito previdenciário, e discutir a gestão de comunicação e processos. Foram abordados os canais de aquisição (indicação, parceiros, online), o fluxo de atendimento, os desafios operacionais e as oportunidades de crescimento. As decisões estratégicas incluíram a necessidade de aprimorar o atendimento online, explorar o tráfego pago, estruturar a área comercial com um profissional dedicado e padronizar o programa de parcerias. Foi decidido consolidar o uso de mensagens padronizadas via WhatsApp API, avaliar a separação operacional de pré-venda e pós-venda sem criar múltiplos números de contato, iniciar a coleta estruturada de KPIs (atendimentos, conversões), e revisar os Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) para criar uma política de atendimento oficial.

Tópicos Discutidos

1. Estrutura e Volume do Escritório
2. O escritório atua exclusivamente na área previdenciária em quatro cidades (Itapejar, Cruzeiro do Iguaçu, Quedas do Iguaçu e Francisco Beltrão).
3. A equipe é composta por 11 pessoas, incluindo Alan e duas advogadas, com o restante focado na operação.
4. A carteira atual possui mais de 5.000 clientes atendidos e aproximadamente 1.200 processos ativos.
5. O volume mensal de novos clientes e processos concluídos gira em torno de 50 a 100, mantendo a carteira de ativos estável.
6. Canais de Aquisição e Atendimento ao Cliente
7. As principais fontes de clientes são: indicação, parceiros (sindicatos, contadores) e canais online (site, Instagram).
8. O atendimento inicial é realizado pela recepção, que preenche uma ficha de cadastro antes de encaminhar para a equipe operacional.
9. O modelo de cobrança é 100% no êxito, sem cobrança de valores de entrada.
10. O canal online é visto como essencial, porém o escritório não se considera estruturado para escalar, especialmente via tráfego pago, que foi pausado por falta de capacidade de atendimento.
11. WhatsApp é o principal canal de comunicação; clientes preferem mensagens a usar o aplicativo do sistema.
12. Desafios e Oportunidades
13. Atendimento Online e Comunicação: A principal dificuldade é gerenciar o fluxo de atendimento digital. O WhatsApp com API oficial não está bem configurado, e há um desafio em separar novos leads de clientes existentes (pós-venda) no mesmo canal. Discutiu-se a preocupação com golpes ao criar um segundo número, optando por buscar soluções via sistema (etiquetas/filtros).
14. Estrutura Comercial: Não existe uma equipe ou pessoa dedicada exclusivamente à função comercial. A ideia de contratar um vendedor técnico foi discutida, com dificuldade em encontrar profissionais qualificados na região.
15. Programa de Parcerias: É o canal mais rentável, com comissões de 10% a 30% pagas no êxito. Há necessidade de maior estruturação e monitoramento.
16. Sistema de Gestão (CRM): O sistema atual ("Astra"), embora bem alimentado, não possui API aberta, impedindo integrações cruciais (ex: WhatsApp). A migração de sistema é considerada complexa. Relatórios de volume são bons, mas não separam clientes novos de recorrentes.
17. Gargalos Operacionais: Os principais gargalos estão na organização de novos clientes e na obtenção de documentos pendentes (ex: PPP, documentos rurais), com cerca de 200 processos em pré-análise aguardando documentação.
18. Processos Internos e Governança
19. Qualidade e Tarefas: O processo possui redundância positiva para mitigar erros, com uma pessoa executando e outras duas avaliando.
20. POPs e Manualização: Existem POPs no Notion com baixa adesão da equipe. Foi decidido revisá-los e criar uma Política de Atendimento mais didática e visual, mantendo a cultura paperless.
21. Reuniões Internas: Foi identificada a ausência de reuniões periódicas há cerca de 90 dias, sendo proposta a retomada de encontros mensais para revisão de projetos e indicadores.
22. Recursos Humanos e Estrutura
23. Foi discutida a possibilidade de usar a ferramenta de análise de perfil (DISC) para identificar um talento comercial na equipe interna.
24. Alan solicitou indicação de uma empresa de recrutamento para uma vaga de recepcionista em Francisco Beltrão.
25. A capacidade atual da equipe é sustentada, mas um crescimento com novas parcerias exigiria ampliação.

Próximos Passos

1. Elaborar um diagnóstico comercial detalhado com base nas informações coletadas.
2. Apresentar um plano de ação comercial focado na estruturação do atendimento online e otimização dos canais.
3. Analisar o perfil dos colaboradores atuais (DISC) para identificar um possível perfil comercial.
4. Conectar Alan com a empresa parceira de recrutamento e seleção (Gestora RH).
5. Solicitar ao fornecedor do sistema avaliação sobre etiquetas/filtros para separar fluxos de pré-venda e pós-venda.
6. Consolidar e enviar os POPs atuais para revisão e criação de uma Política Oficial de Atendimento.
7. Padronizar e configurar templates de mensagens via API oficial do WhatsApp.
8. Definir e iniciar uma rotina de reuniões mensais de acompanhamento.
9. Estruturar a coleta de indicadores de desempenho (atendimentos, conversões, ticket médio).
10. Mapear processos em pré-análise e criar um plano para acelerar a obtenção de documentos pendentes.

Painel Executivo

1. Itens de Ação:
2. Gabriel (BG): Elaborar diagnóstico e plano de ação comercial.
3. Gabriel (BG): Facilitar contato com empresa de recrutamento.
4. Mariana (BG): Coordenar aplicação da ferramenta DISC com Alan.
5. Alan: Consultar fornecedor de sistema sobre filtros/etiquetas.
6. Alan: Enviar POPs atuais para revisão.
7. Alan: Padronizar templates de mensagens na API do WhatsApp.
8. Alan e Gabriel: Instituir reuniões mensais de governança.
9. Alan: Estruturar coleta de KPIs e plano de follow-up para documentos pendentes.
10. Decisões Chave:
11. Priorizar a estruturação do atendimento online como vetor de crescimento.
12. Manter um único número de WhatsApp para credibilidade, buscando a separação operacional via sistema.
13. Avaliar a contratação ou realocação de um profissional dedicado à área comercial.
14. Manter e otimizar o programa de parcerias.
15. Retomar a governança com reuniões periódicas e basear decisões em KPIs.
16. Manualizar processos com uma Política de Atendimento e POPs revisados e acessíveis.