Reunião: Alinhamento Financeiro Rural, Controle de Caixa e Mapeamento de Dívidas

ATA DE REUNIÃO – Alinhamento de Gestão Financeira, Controle de Caixa e Mapeamento de Dívidas

1. Data da Reunião: 19 de junho de 2026
2. Horário de início: 18:06
3. Participantes:
4. John (Consultor Financeiro)
5. Maria (Produtora Rural)

1. Resumo Executivo

A reunião teve como objetivo iniciar a consultoria financeira para organizar as finanças pessoais e da propriedade de Maria, padronizando o registro diário de receitas e despesas e mapeando compromissos financeiros (financiamentos, consórcios). John apresentou a metodologia baseada em uma planilha de Controle de Caixa e uma segunda planilha para tabulação e análise. Foram definidos próximos passos para coleta de dados, obtenção da “Ficha Gráfica” junto à Cresol e cronograma de prestação de contas. Decisões estratégicas incluíram a adoção da planilha como ferramenta oficial, a separação entre finanças pessoais e da propriedade, o cálculo do ponto de equilíbrio da produção de café e a elaboração de um orçamento projetado para viabilizar investimentos futuros conforme a capacidade real de pagamento.

2. Tópicos Discutidos

1. Introdução ao Controle Financeiro
2. Apresentação da planilha “Controle de Caixa” para registro diário de todas as entradas e saídas.
3. Padronização do processo: migrar os registros do caderno para a planilha.
4. Enfoque em “feijão com arroz”: registrar todas as movimentações, sem exceção.
5. Registro de Despesas e Receitas
6. Inclusão de todas as despesas correntes: mercado, combustível, farmácia, lanches, insumos, manutenção, contas de casa.
7. Inclusão de todas as receitas: venda de café e frutas, banana, mandioca, feira/CONAB, ovos, aposentadoria, renda como cuidadora, contribuições da filha (internet, ajuda na parcela do carro).
8. Objetivo: mensurar custo de vida familiar (estimado entre R$ 7.000 e R$ 8.000) e custo de produção.
9. Análise da Produção de Café e Custos
10. Situação anterior: receita de R$ 4.300 da última safra não cobriu R$ 8.700 em insumos; déficit coberto por outras rendas.
11. Estimativa de preço mínimo por saca para a safra atual: R$ 2.000 para cobrir custos investidos, pós-colheita e gerar lucro.
12. Consideração da volatilidade do agronegócio (clima, preços).
13. Mapeamento de Dívidas e Investimentos
14. Levantamento de financiamentos (PRONAF, veículo) e consórcio.
15. Solicitação da “Ficha Gráfica” à Cresol (gerente: Camila) para detalhes de valores, prazos e amortização.
16. Detalhes citados: PRONAF contratado em 2024 (parcela anual em agosto; próxima parcela ~R$ 4.100); parcela do carro no dia 24 com ajuda da filha; consórcio ativo.
17. Metodologia de Tabulação e Diagnóstico
18. Segunda planilha para separar receitas e despesas em categorias (pessoal vs. propriedade).
19. Objetivo: responder “para onde foi o dinheiro?”, identificar por que a lavoura não deu lucro e calcular o ponto de equilíbrio.
20. Resultado esperado: relatório inicial, panorama de sobras/deficits e orçamento projetado mês a mês.
21. Planejamento de Futuros Investimentos e Cronograma
22. Investimentos desejados: reforma de banheiro, aquisição de secador.
23. Princípio: “dar o pulo conforme a perna alcança” com base em análise de capacidade de pagamento.
24. Preferência de horário para futuras reuniões: entre 16h e 17h; agendamentos comunicados no grupo (geralmente aos sábados).
25. Primeira prestação de contas: após recebimento dos dados iniciais, na semana subsequente à semana de 24/06/2026.

3. Próximos Passos

1. Ação: Transferir registros financeiros de junho do caderno para a planilha de Controle de Caixa e manter preenchimento diário.
2. Responsável: Maria
3. Prazo: Transferência até 25/06/2026; preenchimento contínuo diário
4. Ação: Enviar foto/arquivo da planilha preenchida ao consultor.
5. Responsável: Maria
6. Prazo: Até 26/06/2026 (e nova remessa até 01/07/2026 conforme primeira prestação)
7. Ação: Solicitar e obter a “Ficha Gráfica” (Cresol) com todos os empréstimos/financiamentos.
8. Responsável: Maria (com apoio de John, se necessário)
9. Prazo: Semana de 24/06/2026
10. Ação: Tabular dados recebidos e preparar a primeira análise do fluxo de caixa, separando categorias (pessoal vs. propriedade) e cálculo preliminar do ponto de equilíbrio do café.
11. Responsável: John
12. Prazo: Até 29/06/2026 (primeiro lote) e semana de 01/07/2026 (consolidação)
13. Ação: Agendar e conduzir reunião de prestação de contas para apresentar análise inicial e orçamento projetado.
14. Responsável: John
15. Prazo: Semana de 08/07/2026

4. Painel Executivo

1. Itens de Ação:
2. Adotar e preencher diariamente a planilha de Controle de Caixa (Maria).
3. Transferir registros de junho para a planilha (Maria).
4. Enviar planilha preenchida ao consultor (Maria).
5. Obter a “Ficha Gráfica” na Cresol (Maria; apoio de John).
6. Tabular dados, separar categorias e preparar relatório inicial (John).
7. Calcular ponto de equilíbrio da produção de café (John).
8. Agendar reunião de prestação de contas (John).
9. Decisões Chave:
10. Uso da planilha de Controle de Caixa como ferramenta oficial.
11. Registro integral de todas as receitas e despesas (pessoais e da propriedade).
12. Inclusão das contribuições familiares no fluxo de caixa.
13. Realizar levantamento detalhado de dívidas via “Ficha Gráfica”.
14. Separar finanças pessoais das da propriedade na análise.
15. Elaborar orçamento projetado e calcular ponto de equilíbrio do café para embasar investimentos futuros.

5. Minutas Detalhadas (Narrativa Cronológica)

1. 19/06/2026 – 18:06 – Introdução e Metodologia de Controle
2. John enfatiza o controle financeiro básico: registrar entradas e saídas diárias sem exceções.
3. Apresenta a planilha “Controle de Caixa”; exemplifica com gastos cotidianos (mercado, combustível).
4. Maria confirma que já registra em caderno e concorda em migrar os dados de junho para a planilha.
5. 19/06/2026 – 18:08 – Fontes de Renda e Estrutura de Custos
6. Detalhamento das rendas: aposentadoria e trabalho como cuidadora (~R$ 3.400/mês), além de renda agrícola (café, frutas, banana, mandioca, feira/CONAB, ovos).
7. Maria relata que a safra anterior teve receita de R$ 4.300, abaixo dos R$ 8.700 gastos em insumos; déficit coberto por outras rendas familiares.
8. Inclusão das contribuições da filha (internet, parcela do carro) no fluxo de caixa.
9. 19/06/2026 – 18:12 – Objetivo da Coleta de Dados e Ponto de Equilíbrio
10. John esclarece que a tabulação responderá “para onde foi o dinheiro?” e “por que a lavoura não deu lucro?”.
11. Discussão sobre volatilidade de clima e preços; expectativa de melhor colheita neste ano.
12. Maria estima preço mínimo de R$ 2.000 por saca para cobrir custos e obter lucro; John propõe validar via cálculo formal do ponto de equilíbrio.
13. 19/06/2026 – 18:15 – Demonstração da Análise Futura e Separação de Categorias
14. Apresentação da segunda planilha de tabulação para análise detalhada.
15. Exemplo de categorização: receitas (café, aposentadoria) e despesas (insumos, meeiro, contas de casa, combustível).
16. Objetivo: apresentar panorama claro de sobras/deficits, separar custos da lavoura dos pessoais e construir orçamento projetado.
17. 19/06/2026 – 18:20 – Mapeamento de Dívidas e Investimentos
18. Necessidade de obter “Ficha Gráfica” na Cresol (gerente Camila) com valores, prazos e sistemas de amortização.
19. Maria lista compromissos: PRONAF contratado em 2024 (parcela anual em agosto; próxima ~R$ 4.100), parcela do carro dia 24 com ajuda da filha, consórcio ativo.
20. John orienta que os investimentos (reforma de banheiro, secador) dependerão da capacidade de pagamento evidenciada na análise.
21. 19/06/2026 – 18:25 – Definição de Tarefas e Agendamentos
22. Tarefa 1: preencher a planilha com dados desde 01/06/2026 e enviar foto/arquivo.
23. Tarefa 2: solicitar a “Ficha Gráfica” à Cresol; John se oferece para apoiar no contato, se necessário (documento só é enviado à titular).
24. Preferência de agendas futuras: entre 16h e 17h; avisos no grupo, geralmente aos sábados.
25. Primeira prestação de contas prevista para a semana de 01/07/2026, após recebimento dos dados iniciais (na semana de 24/06/2026).

6. Lista de Responsáveis e Ações