Reunião: Alinhamento Financeiro da Propriedade de Café – Fluxo de Caixa, Orçamento 2026 e Endividamentos (Pronaf, Crédito Fundiário)

ATA DE REUNIÃO – Alinhamento Financeiro da Propriedade de Café (Fluxo de Caixa, Orçamento e Endividamento)

Resumo Executivo

1. Objetivo: alinhar o processo de controle financeiro da propriedade (registro de entradas e saídas, fluxo de caixa mensal), levantar expectativas e necessidades, estruturar orçamento anual e mapear endividamentos para provisão de parcelas.
2. Principais tópicos: definição de rotina de reuniões e comunicação; método de coleta de anotações financeiras; necessidades de controle (saídas imprevisíveis, entradas sazonais do café, gastos pessoais); implantação de fluxo de caixa e orçamento mensal/anual; reserva para imprevistos; integração de investimentos e dívidas (Pronaf, crédito fundiário); coleta de documentos para tabulação (fichas gráficas).
3. Decisões estratégicas: implementar fluxo de caixa com registros diários e envio de fotos das anotações; tabulação mensal feita pelo assessor; realização de orçamento anual considerando produção esperada e preços de venda; provisionar parcelas anuais de financiamentos; agenda de reuniões preferencial às 17:00.

Tópicos Discutidos

1. Rotina de reuniões e comunicação
2. Preferência de horário às 17:00; alternância de encontros semana sim/semana não, com contato por WhatsApp quando necessário.
3. Abertura para dúvidas e suporte contínuo via grupo e privado.
4. Coleta e envio de anotações financeiras
5. Anotações ficam com o Sr. Paulo e devem ser enviadas ao assessor por foto no grupo.
6. Primeira quinzena está fechada; fotos serão tiradas por Rogério ou Henrique e enviadas.
7. Camila recebeu anotações anteriormente, mas o fluxo correto é enviar ao assessor para tabulação.
8. Necessidades de controle financeiro (propriedade de café)
9. Saídas incluem insumos, remédios, pulverizações, calcário, combustível, manutenção de máquinas, mão de obra, serviços de terceiros e despesas pessoais (mercado, farmácia, itens domésticos).
10. Entradas são sazonais e dependem de condições climáticas e secagem do café; previsões podem falhar.
11. Falta histórica de registro de gastos pessoais; decisão de passar a registrar tudo para melhorar o controle e análise anual.
12. Implementação do fluxo de caixa e histórico
13. Registro diário de despesas e receitas (exemplos: mercado R$600; gasolina R$200; lanche R$100; adiantamento insumos R$2.000; recebimento café R$10.000).
14. Classificação em colunas: despesas pessoais, combustível (misto pessoal/propriedade), insumos (propriedade), receitas de café etc.
15. Tabulação mensal feita pelo assessor; ideal acompanhar por 4–6 meses, iniciando com 1 mês.
16. Orçamento anual e produção/venda de café
17. Projeção de produção (exemplo citado: 250 sacas) e preço de venda (R$1.800–R$2.000/saca).
18. Planejamento de vendas por mês (ex.: 50 sacas → R$90.000 em janeiro, exemplo ilustrativo).
19. Considerar custo da safra (percentual/valor) e despesas fixas da família (exemplos: telefone R$50, internet R$100–150, energia R$200–300, manutenção casa R$50–100, mercado/farmácia etc.), resultando em um custo de vida estimado em torno de R$6.000–R$6.500/mês (exemplo).
20. Construção de resultado operacional mensal e metas de venda para cobrir parcelas e custos.
21. Reserva para imprevistos
22. Criar histórico de manutenção (ex.: R$4.000–R$5.000/ano) e provisionar mensalmente para evitar “sustos”.
23. Dinheiro reservado para manutenção de tratores e equipamentos; se não usar, permanece guardado.
24. Integração de investimentos e dívidas
25. Inclusão de novos investimentos (ex.: secador via Pronaf) com parcelas anuais (exemplo: R$11.500/ano por 10 anos), provisionando cerca de R$1.000–R$1.200/mês.
26. Levantamento de financiamentos existentes:
27. Crédito fundiário (compra da terra): parcela anual fixa; 15 parcelas já pagas; obrigação recorrente.
28. Pronaf 2022 para “tratorito”: R$5.000 anuais, vencimento em outubro; terceira parcela em 2026.
29. Necessidade da “ficha gráfica” de cada contrato para tabular cronograma e valores.
30. Próximos passos operacionais
31. Envio das fotos das anotações da segunda quinzena pelo Rogério ou Henrique.
32. Assessor tabulará 1 mês de fluxo e entregará ferramenta para uso contínuo.
33. Coletar documentos dos financiamentos (via gerente do banco) para incluir no orçamento.
34. Agendar próxima reunião de consolidação e planejamento.

Próximos Passos

1. Envio de anotações da segunda quinzena (fotos) no grupo – Responsável: Sr. Paulo/Rogério/Henrique – Prazo: até 2026-06-19.
2. Tabulação do fluxo de caixa do mês atual e entrega da ferramenta – Responsável: Assessor (John) – Prazo: até 2026-06-26.
3. Solicitar e obter fichas gráficas de financiamentos (crédito fundiário e Pronaf 2022) com cronogramas e valores – Responsável: Sr. Paulo (solicitar ao gerente); Assessor (consolidar) – Prazo: solicitar até 2026-06-20; consolidar até 2026-06-26.
4. Montar orçamento anual 2026 com produção projetada (sacas), preços, custos da safra, despesas familiares e parcelas de dívidas – Responsável: Assessor (John) – Prazo: rascunho até 2026-06-28; versão final após validação.
5. Definir meta de reserva mensal para imprevistos de manutenção (com base em histórico) – Responsável: Assessor (proposta) e Sr. Paulo (validação) – Prazo: proposta até 2026-06-26; validação até 2026-06-28.
6. Agendar próxima reunião às 17:00 para validação do orçamento e dos lançamentos – Responsável: Assessor (John) – Prazo: agendamento até 2026-06-21; realização na semana de 2026-06-22 a 2026-06-28 (semana de reunião).

Painel Executivo

1. Itens de Ação:
2. Enviar fotos das anotações financeiras da segunda quinzena no grupo.
3. Solicitar fichas gráficas dos financiamentos ao gerente do banco.
4. Tabular fluxo de caixa mensal e entregar ferramenta de controle.
5. Estruturar orçamento anual com produção, preços, custos e despesas fixas.
6. Definir e provisionar reserva mensal para imprevistos.
7. Agendar e manter reuniões às 17:00, semana sim/semana não.
8. Decisões Chave:
9. Método de envio: fotos das anotações diretamente ao assessor via grupo.
10. Implantação de fluxo de caixa simples, porém completo (pessoal e propriedade).
11. Orçamento anual baseado em produção projetada e metas de venda por preço.
12. Inclusão de dívidas e investimentos no planejamento, com provisão mensal.
13. Reserva para manutenção e imprevistos como política financeira.

Minutas Detalhadas (Narrativa Cronológica)

1. 2026-06-19 – Definição de rotina de reunião e comunicação
2. Discussão sobre melhor horário; decidido priorizar 17:00, com encontros semana sim/semana não e comunicação por WhatsApp.
3. Abertura para dúvidas e contato livre via grupo e privado.
4. 2026-06-19 – Procedimento de envio e tabulação de anotações
5. Camila recebeu anotações previamente, mas o fluxo correto é enviar ao assessor.
6. A primeira quinzena está fechada; fotos serão tiradas por Rogério ou Henrique e enviadas no grupo.
7. 2026-06-19 – Levantamento de necessidades de controle
8. Sr. Paulo relata dificuldade em prever entradas (sazonalidade do café) e a inexistência de registro de gastos pessoais.
9. Alinhado que todas as saídas (propriedade e pessoais) serão registradas para análise de padrão e controle anual.
10. 2026-06-19 – Estruturação do fluxo de caixa
11. Orientação para registro diário com exemplos práticos (mercado, combustível, lanche, insumos, adiantamentos, recebimentos de café).
12. Classificação das despesas em colunas conforme natureza; reconhecimento de itens híbridos (combustível com uso pessoal e de trabalho).
13. Assessor tabulará um mês e entregará ferramenta; ideal acompanhar por 4–6 meses.
14. 2026-06-19 – Orçamento anual e metas de venda
15. Projeção de produção (ex.: 250 sacas) e preços (R$1.800–R$2.000).
16. Construção de despesas familiares mensais e custos da safra; cálculo de resultados e necessidades de venda por faixa de preço.
17. Estratégia de venda condicionada a preço-alvo (ex.: vender quando ≥ R$2.000) para cobrir parcelas e custos.
18. 2026-06-19 – Reserva para imprevistos
19. Criar histórico de manutenção anual e provisionar mensalmente (ex.: R$4.000–R$5.000/ano).
20. Evitar impactos de despesas inesperadas por meio de reservas dedicadas.
21. 2026-06-19 – Integração de dívidas e novos investimentos
22. Exemplo de investimento (secador via Pronaf) e cálculo de provisão mensal para parcela anual.
23. Financiamentos existentes:
24. Crédito fundiário: parcela anual fixa; 15 já pagas; continuar provisionamento.
25. Pronaf 2022 (tratorito): R$5.000 anuais, vencimento em outubro; manter provisão antecipada.
26. Solicitar “ficha gráfica” de cada contrato ao gerente para tabulação precisa.
27. 2026-06-19 – Encaminhamentos finais e agenda
28. Assessor enviará áudio com instruções para solicitar documentos ao gerente.
29. Próxima reunião será agendada às 17:00 para consolidar fluxo e orçamento.
30. Sr. Paulo confirma compreensão e concordância; combinar envio das fotos ainda hoje.

Lista de Responsáveis e Ações

Responsável | Ação a ser desempenhada | Prazo

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Sr. Paulo / Rogério / Henrique | Tirar fotos das anotações da segunda quinzena e enviar no grupo | 2026-06-19

Assessor (John) | Tabular o fluxo de caixa do mês e entregar ferramenta de controle | 2026-06-26

Sr. Paulo | Solicitar fichas gráficas dos financiamentos (crédito fundiário e Pronaf 2022) ao gerente | 2026-06-20

Assessor (John) | Consolidar dados dos financiamentos e incluir no orçamento | 2026-06-26

Assessor (John) | Propor valor de reserva mensal para imprevistos de manutenção | 2026-06-26

Sr. Paulo | Validar proposta de reserva de imprevistos | 2026-06-28

Assessor (John) | Montar rascunho do orçamento anual 2026 (produção, preços, custos, despesas, parcelas) | 2026-06-28

Assessor (John) | Agendar próxima reunião às 17:00 e confirmar no grupo | 2026-06-21

Assessor (John) e Sr. Paulo | Realizar reunião de validação do orçamento e dos lançamentos | Entre 2026-06-22 e 2026-06-28 (semana de reunião)