ATA DE REUNIÃO – ALINHAMENTO DE CONTROLE DE CAIXA E FINANCEIRO

ATA DE REUNIÃO – ALINHAMENTO DE CONTROLE DE CAIXA E FINANCEIRO

1. Data da Reunião: 17 de agosto de 2026
2. Horário de Início: 11:23
3. Participantes:
4. Alessandra ("Alê") - Farmácias Bom Sucesso
5. Executivos da BG

1. Resumo Executivo

A reunião teve como objetivo principal revisar e alinhar os processos de fechamento e controle de caixa da Farmácias Bom Sucesso. Foi identificado que o método atual de registro de entradas, saídas e sangrias gerava inconsistências na conciliação dos saldos. A decisão estratégica foi implementar um novo modelo de controle com dois caixas distintos: um "Caixa Diário" para a movimentação operacional e um "Caixa-Cofre" para armazenar valores de sangria e realizar pagamentos de maior volume (boletos, fornecedores). Esta abordagem visa garantir maior clareza, precisão no rastreamento de fundos e facilitar a gestão financeira.

2. Tópicos Discutidos

1. Revisão do Fechamento de Caixa de Sábado (15/08/2026)
2. Iniciou-se a análise com os dados do fechamento de sábado para identificar a origem das divergências.
3. O caixa iniciou com R$ 475,00. As entradas em dinheiro totalizaram R$ 798,00.
4. Foi realizada uma sangria (retirada) de R$ 400,00, que foi guardada para pagamentos futuros.
5. O saldo final físico em dinheiro no caixa no sábado foi de R$ 398,00, valor que serviu como saldo inicial para a segunda-feira (17/08/2026).
6. Foi necessário um ajuste manual no controle para zerar a diferença e iniciar o novo método a partir de um saldo validado.
7. Implementação do Novo Modelo de Controle de Caixa (Caixa Diário e Caixa-Cofre)
8. Foi proposta e aceita a criação de duas planilhas de controle separadas para melhor organização:
9. Caixa Diário: Registrará a movimentação do dia a dia (troco, vendas em dinheiro). Ao final do dia, o valor excedente será transferido (sangria) para o Caixa-Cofre.
10. Caixa-Cofre: Centralizará os valores das sangrias e será a fonte principal para pagamento de boletos, fornecedores e outras despesas maiores.
11. A recomendação é que todos os pagamentos de boletos e fornecedores sejam feitos exclusivamente a partir do Caixa-Cofre para evitar confusão e dupla contagem. Transferências entre os caixas devem ser claramente registradas.
12. Conciliação de Extratos Bancários (Contas Cresol e Sicoob)
13. Analisaram-se os extratos bancários para categorizar as movimentações financeiras.
14. Foram identificados e classificados pagamentos a fornecedores, pagamentos de títulos, tarifas bancárias, pagamentos de salários ("prolabore" e colaboradora) e recolhimento de impostos.
15. Foi definido que o termo "Fornecedor" deve ser usado estritamente para aquisição de produtos de venda direta (medicamentos, cosméticos), enquanto despesas como contabilidade, aluguel, sistemas e impostos devem ser categorizadas separadamente.
16. Ficaram pendentes de validação a natureza exata de um débito de R$ 231,53 (Guia de Recolhimento do Tesouro Estadual) e uma transferência de R$ 10,00.

3. Próximos Passos

1. Validar Transações Pendentes: Alessandra deverá verificar e informar a natureza do débito de R$ 231,53 e da transferência de R$ 10,00.
2. Adotar Novo Processo de Caixa: A partir de 17/08/2026, Alessandra implementará o controle separado de "Caixa Diário" e "Caixa-Cofre" utilizando as planilhas fornecidas.
3. Enviar Extratos Bancários: Alessandra precisa baixar e enviar o extrato atualizado da conta Sicoob.
4. Agendar Próxima Reunião: Uma nova reunião será marcada para a semana seguinte para consolidar os dados do mês e revisar a adaptação ao novo processo.

4. Painel Executivo

1. Itens de Ação:
2. Validar a natureza do débito de R$ 231,53 e da transferência de R$ 10,00.
3. Implementar imediatamente o sistema de controle com "Caixa Diário" e "Caixa-Cofre".
4. Enviar o extrato bancário pendente da conta Sicoob.
5. Utilizar o Caixa-Cofre como fonte central para pagamentos de boletos e fornecedores.
6. Decisões Chave:
7. Adoção de um sistema de controle financeiro com dois caixas (Diário e Cofre) para aumentar a precisão e organização.
8. Padronização da categorização de despesas, distinguindo "Fornecedores" de outras despesas operacionais.
9. O saldo inicial de caixa para 17/08/2026 foi ajustado e definido como R$ 398,00.

5. Minutas Detalhadas (Narrativa Cronológica)

1. 17/08/2026 – 11:23 – Início e Revisão do Caixa Físico
2. A reunião iniciou com o objetivo de analisar o fechamento de caixa de sexta-feira (14/08) e sábado (15/08).
3. Foi levantado o saldo inicial de sábado (R$ 475,00) e as entradas em dinheiro (R$ 798,00). Uma sangria de R$ 400,00 foi realizada, resultando em um saldo final de R$ 398,00.
4. Discutiu-se a necessidade de um método que reflita com precisão essas movimentações, pois o controle anterior gerava dúvidas sobre o destino dos saldos.
5. 17/08/2026 – 11:35 – Proposta e Estruturação do Novo Modelo de Controle
6. O executivo da BG propôs a criação de dois controles: "Caixa Diário" e "Caixa-Cofre".
7. Caixa Diário: Usado para operações diárias. No final do expediente, o valor excedente é transferido (sangria) para o Caixa-Cofre, deixando apenas o fundo de troco para o dia seguinte.
8. Caixa-Cofre: Funciona como uma tesouraria. Recebe os valores das sangrias e é usado para pagar contas maiores (fornecedores, boletos).
9. Alessandra concordou que o modelo traria mais clareza e facilitaria seu controle diário.
10. 17/08/2026 – 11:48 – Análise dos Extratos Bancários e Categorização de Despesas
11. Foram analisados os extratos da Cresol e Sicoob para classificar as saídas.
12. O executivo instruiu Alessandra a diferenciar "Fornecedores" (compra de mercadorias para revenda) de outras despesas como impostos, taxas, serviços e salários.
13. Diversas transações foram categorizadas em conjunto (pagamentos de fornecedores, prolabore, taxas).
14. Algumas transações, como uma guia de R$ 231,53, não puderam ser imediatamente identificadas e ficaram como pendência para validação.
15. 17/08/2026 – 12:05 – Encerramento e Próximos Passos
16. O executivo reforçou que as novas planilhas de controle foram enviadas e orientou Alessandra a buscar ajuda caso surjam dúvidas durante o fechamento do dia.
17. Foram formalizados os itens de ação, incluindo a validação das transações pendentes e o envio do extrato Sicoob.
18. Foi acordado o agendamento de uma nova reunião para a semana seguinte para acompanhamento e consolidação dos dados financeiros do mês.

6. Lista de Responsáveis e Ações