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ATA DE REUNIÃO – Ajustes Financeiros, Markup, Estrutura de Despesas, Rentabilidade por Loja e Planejamento Estratégico

Escrito por

john

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ATA DE REUNIÃO – Ajustes Financeiros, Markup, Estrutura de Despesas, Rentabilidade por Loja e Planejamento Estratégico

Resumo Executivo

Objetivo: validar projeções financeiras (ponto de equilíbrio e custos), consolidar política de preços (markup e CMV), revisar rentabilidade por loja e papel estratégico da StockSul, formalizar pró-labore e segregação de retiradas pessoais, ajustar a ferramenta financeira, e definir alocação de sobras de caixa e criação de reserva financeira da empresa.

Principais tópicos discutidos:

  1. Consolidação do fluxo financeiro recente, validação do markup médio efetivo e adoção de parâmetros de preço por patamar.
  2. Divergência entre despesas fixas estimadas (R$ 150 mil) e realizadas (≈ R$ 190 mil, com provisões e variáveis).
  3. Estruturação de pró-labore na matriz (R$ 20 mil/mês) e segregação de retiradas pessoais/investimentos como pós-operação.
  4. Análise de faturamento e rentabilidade por loja, manutenção de CMV/markup de referência (1,8) e limites de compra.
  5. Papel estratégico da StockSul (operar em break-even para defesa de mercado) e revisão de aluguéis críticos.
  6. Custeio da matriz (despesas administrativas ~R$ 46 mil/mês) e separação do efeito da central de compras.
  7. Planejamento de alocação de caixa: margem líquida de 15% (≈ R$ 96 mil/mês), com distribuição entre investimentos pessoais, reserva PJ e capital de giro.
  8. Ajustes técnicos na planilha consolidada e cronograma de acompanhamento prático de fluxo de caixa.

Decisões estratégicas:

  1. Manter política de arredondamento de preços, estabelecer markup-alvo mínimo de 1,70 e referência de trabalho em 1,8 para planejamento/CMV.
  2. Instituir pró-labore consolidado na matriz de R$ 20 mil/mês e segregar retiradas pessoais/investimentos (apartamentos) como pós-operação.
  3. Aceitar a StockSul operando no ponto de equilíbrio (0–4% de sobra) por sua função estratégica de defesa de mercado; avançar em estudo de remodelagem para livraria/papelaria.
  4. Aprovar custo fixo mensal com provisões em R$ 188.000,00 e alocar a sobra mensal de R$ 96.000,00: R$ 20.000,00 para investimentos pessoais, R$ 10.000,00 para reserva PJ (Cresol) e R$ 66.000,00 para capital de giro.
  5. Separar a análise da matriz pelos custos administrativos (~R$ 46 mil/mês), dissociando o fluxo de mercadorias.

Tópicos Discutidos

  1. Markup, CMV e política de preços:
  2. Prática informada: aplicação mínima de 65% sobre custo (≈ markup 1,65) com arredondamento de preços por patamar (ex.: R$ 13,00 → R$ 15,00).
  3. Consolidação indica markup efetivo ≈ 1,85 (vendas R$ 1.269.637,07 vs. fornecedores R$ 685.283,14).
  4. Diretrizes: manter arredondamento para sustentar margem; adotar markup-alvo mínimo de 1,70 e referência de planejamento em 1,8 para definir CMV e limites de compra por loja.
  5. Ponto de equilíbrio, despesas e provisões:
  6. Despesas fixas estimadas: R$ 150 mil/mês (sem fornecedores); consolidado aponta ≈ R$ 190 mil/mês (variáveis + fixas).
  7. Validação operacional com provisões trabalhistas eleva custo fixo mensal para R$ 188.000,00.
  8. Variáveis principais: combustível e manutenção de veículos, alinhadas ao volume de vendas.
  9. Folha de pagamento mapeada ≈ R$ 90 mil vs. orçamento validado R$ 44 mil; presença de retiradas não classificadas como pró-labore.
  10. Pró-labore e retiradas pessoais:
  11. Itens pessoais (faculdade, escola, dentista, farmácia) e consumo de mercado via loja devem ser contabilizados como retiradas/custos fora da operação (pós-operação).
  12. Decisão: pró-labore consolidado na matriz de R$ 20 mil/mês; investimentos em apartamentos tratados como retiradas (não impactam DRE operacional).
  13. Ajustes técnicos na ferramenta financeira:
  14. Necessidade de salvar/reabrir o consolidado, nomear corretamente “matriz” e evitar duplicidade de custos.
  15. Replicação de estrutura de custos e conferência de vínculos de consolidação (ex.: linha 154 – pró-labore StockSul).
  16. Análise de faturamento, rentabilidade por loja e limites de compra:
  17. Proporção por loja (base 2025 ajustada para 2026): Sobradinho 23%; Espumoso 12%; Salto do Jacuí 13%; Arroio do Tigre 15%; Barros-Caçal 15%; Tunas 13%; StockSul 10%.
  18. Uso do markup 1,8 como referência para calcular limites mensais de compra, mantendo CMV padronizado até ajustes por loja conforme dados consolidados.
  19. Desempenho por loja (médias e sobras operacionais):
  20. Sobradinho: faturamento ~R$ 140–146 mil; limite de compras ~R$ 81 mil; destaque positivo, “melhor sobra” (~30%).
  21. Espumoso: ~R$ 76 mil; CMV ~55%; sobra ~18%; aluguel mais alto pressiona, porém saudável.
  22. Salto do Jacuí: ~R$ 76–82 mil; rentabilidade ~25%.
  23. Arroio do Tigre: ~R$ 95–105 mil; sazonalidade positiva set–dez; rentabilidade ~23%.
  24. Barros-Caçal: ~R$ 94–95 mil; rentabilidade ~21%.
  25. Tunas: base 2025 ~R$ 82 mil; dois meses de 2026 ~R$ 104 mil (discrepância a revalidar); rentabilidade estimada ~22%.
  26. StockSul: ~R$ 61–63 mil; compras ~R$ 35 mil; sobra ~4%; aluguel alto; função estratégica de defesa de mercado.
  27. Loja com alto custo de aluguel (StockSul):
  28. Identificação de alto impacto no resultado; migração para ponto central para evitar entrada de concorrente.
  29. Proposta: remodelar para livraria/papelaria; estudo de viabilidade para impacto em margem, ticket e giro.
  30. Paralelo: revisar e negociar contratos de aluguel das lojas com maior impacto (Espumoso e StockSul).
  31. Papel e custeio da matriz:
  32. Matriz não possui receita; centraliza compras e concentra custos de mercadorias (efeito contábil no consolidado).
  33. Despesas administrativas estimadas ~R$ 46 mil/mês; ajuste conceitual para análise da estrutura separando CMV da matriz.
  34. Desempenho financeiro consolidado e alocação de sobras:
  35. Faturamento médio consolidado ≈ R$ 641.000,00/mês; CMV 55%; custos operacionais (com provisões) ≈ R$ 188.000,00/mês.
  36. Rentabilidade líquida de 15% (≈ R$ 96.000,00/mês), considerada excelente (referência de mercado 10–13%).
  37. Alocação aprovada da sobra: R$ 20.000,00 para investimentos pessoais; R$ 10.000,00 para reserva PJ programada; R$ 66.000,00 para capital de giro.
  38. Gestão bancária: centralizar movimentações, revisar tarifas da conta garantia (Banco do Sul) e estreitar relação com Cresol para aplicações.
  39. Treinamento, acompanhamento e organização interna:
  40. Jaque e filha serão treinadas para alimentar projeções de fluxo de caixa; executivo John acompanhará com dinâmica prática (cliente operando sob supervisão).
  41. Validação do organograma e descritivo de funções (elaborados por Mariana); continuidade para finalizar implementação.

Próximos Passos

  1. Validar e documentar markup-alvo e política de preços por patamar.
  2. Responsável: John (executivo)
  3. Prazo: 2026-08-04
  4. Revisar detalhadamente a composição das despesas fixas (R$ 150 mil vs. ≈ R$ 190 mil) e reconciliar diferenças, incluindo provisões.
  5. Responsáveis: John (executivo) e Jaque
  6. Prazo: 2026-08-07
  7. Implementar pró-labore consolidado de R$ 20 mil na matriz e segregar retiradas pessoais/investimentos como pós-operação.
  8. Responsável: John (executivo)
  9. Prazo: 2026-08-05
  10. Ajustar planilha consolidada (nomear “matriz”, corrigir duplicidades e vínculos de pró-labore).
  11. Responsável: John (executivo)
  12. Prazo: 2026-08-04
  13. Elaborar estudo de viabilidade da remodelagem da loja com alto aluguel (StockSul) para livraria/papelaria.
  14. Responsável: Jaque
  15. Prazo: 2026-08-14
  16. Mapear e formalizar política de consumo interno (itens retirados da loja) como custo/retirada, com controle mensal.
  17. Responsável: Jaque
  18. Prazo: 2026-08-09
  19. Validar percentuais e médias de faturamento por loja com dados consolidados de 2026.
  20. Responsável: John (executivo)
  21. Prazo: 2026-08-04
  22. Confirmar e documentar CMV efetivo por loja no período recente e confrontar com padrão adotado (1,8).
  23. Responsável: John (executivo)
  24. Prazo: 2026-08-06
  25. Calcular limites de compras mensal por loja com base no markup 1,8 e faturamento validado.
  26. Responsável: John (executivo)
  27. Prazo: 2026-08-07
  28. Revisar contratos de aluguel das lojas com maior impacto (Espumoso e StockSul) e buscar negociação.
  29. Responsável: Jaque
  30. Prazo: 2026-08-20
  31. Mapear ações de aumento de ticket/mix nas lojas com menor sobra (Espumoso, StockSul) sem elevar CMV.
  32. Responsável: Jaque
  33. Prazo: 2026-08-20
  34. Consolidar relatório executivo com rentabilidade por loja e matriz (incluindo nota sobre papel estratégico da StockSul) para metas do próximo trimestre.
  35. Responsável: John (executivo)
  36. Prazo: 2026-08-09
  37. Acionar gerente da Cresol para formalizar nova aplicação PJ e iniciar aplicação programada de R$ 10.000,00 mensais.
  38. Responsáveis: Cleiton (executivo) e Jaque
  39. Prazo: 2026-08-15 (contato e formalização)
  40. Organizar e renegociar tarifas da conta garantia no Banco do Sul.
  41. Responsável: Jaque
  42. Prazo: 2026-08-15
  43. Agendar reuniões quinzenais de acompanhamento prático do fluxo de caixa; Jaque/filha executarão os lançamentos com supervisão.
  44. Responsável: John (executivo); Jaque/filha
  45. Prazo: Início até 2026-08-20; recorrência quinzenal

Painel Executivo

  1. Itens de Ação:
  2. Definir e documentar markup-alvo mínimo (≥1,70) e referência 1,8; patamares de preço e limites de compra por loja.
  3. Reconciliar despesas fixas e variáveis, explicitar gap de R$ 40 mil e validar custo fixo com provisões (R$ 188 mil).
  4. Instituir pró-labore de R$ 20 mil na matriz; segregar retiradas pessoais/investimentos como pós-operação.
  5. Corrigir consolidação da planilha (nome “matriz”, pró-labore, evitar duplicidades).
  6. Preparar estudo de remodelagem da StockSul (livraria/papelaria) e revisar/negociar aluguéis críticos (Espumoso, StockSul).
  7. Validar faturamento e CMV efetivo por loja; calcular limites de compra.
  8. Implementar aplicação PJ mensal de R$ 10.000,00 (Cresol) e renegociar tarifas do Banco do Sul.
  9. Operacionalizar acompanhamento quinzenal do fluxo de caixa com execução prática por Jaque e filha.
  10. Consolidar relatório de rentabilidade por loja e matriz para metas trimestrais.
  11. Decisões Chave:
  12. Manter política de arredondamento de preços, com markup efetivo elevado (≈1,85) e referência de trabalho em 1,8.
  13. Adotar markup-alvo mínimo de 1,70 e CMV padronizado nas análises até validação por loja.
  14. Aprovar pró-labore consolidado de R$ 20 mil/mês na matriz; segregação de retiradas pessoais/investimentos fora da operação.
  15. Aceitar StockSul operando em break-even (0–4% de sobra) por função estratégica; avançar na remodelagem para reduzir impacto do aluguel.
  16. Aprovar custo fixo com provisões em R$ 188 mil/mês e alocação da sobra: R$ 20 mil PF, R$ 10 mil PJ, R$ 66 mil capital de giro.
  17. Avaliar a matriz pelos custos administrativos (~R$ 46 mil/mês), separando o efeito das compras centralizadas.

Minutas Detalhadas (Narrativa Cronológica)

  1. 2026-07-31 14:13:16 – Abertura e contexto operacional
  2. Relato de fechamento mensal com impacto negativo de vendas por chuva intensa no sul; influência climática reconhecida.
  3. Objetivo central: definir receita mínima (ponto de equilíbrio) e validar estrutura operacional.
  4. 2026-07-31 14:13:16 – Projeções financeiras e ponto de equilíbrio
  5. John apresentou análise financeira e ferramenta de projeção; Jaque indicou despesas fixas de R$ 150 mil/mês (sem fornecedores).
  6. Debate sobre provisões e variáveis elevando o custo consolidado; validação de custo fixo com provisões em R$ 188 mil/mês.
  7. 2026-07-31 14:13:16 – Consolidação de vendas, fornecedores e markup efetivo
  8. Vendas/entradas totais: R$ 1.269.637,07; pagamentos a fornecedores: R$ 685.283,14; markup efetivo ≈ 1,85.
  9. Prática de markup mínimo ~1,65 com arredondamento por patamar confirmada; decisão de manter política e adotar alvo mínimo 1,70 e referência 1,8.
  10. 2026-07-31 14:13:16 – Despesas fixas vs. realizadas; variáveis e folha
  11. Gap identificado: estimado R$ 150 mil vs. consolidado ≈ R$ 190 mil; principais variáveis: combustível/manutenção de veículos.
  12. Folha: mapeamento ≈ R$ 90 mil vs. orçamento R$ 44 mil; retiradas não classificadas como pró-labore observadas.
  13. 2026-07-31 14:13:16 – Pró-labore e retiradas pessoais
  14. Itens pessoais (faculdade, escola ~R$ 4.000/mês; saúde; farmácia; mercado via loja) devem ser pós-operação.
  15. Decisão: pró-labore consolidado de R$ 20 mil/mês na matriz; investimentos (apartamentos) como retiradas fora da DRE operacional.
  16. 2026-07-31 14:13:16 – Ajustes técnicos na planilha
  17. Orientações: salvar/reabrir consolidado, garantir descrição “matriz”, evitar duplicidades e conferir vínculo do pró-labore (linha 154).
  18. Ações de replicação e correção de estrutura de custo acordadas.
  19. 2026-07-31 14:13:16 – Loja com alto aluguel; remodelagem
  20. Identificação de loja com alto custo de aluguel (StockSul) e impacto no resultado.
  21. Proposta: transformá-la em livraria/papelaria; necessidade de estudo de viabilidade sobre margem, ticket e giro.
  22. 2026-07-31 14:13 – Distribuição de faturamento por loja (base 2025 → 2026)
  23. Percentuais: Sobradinho 23%; Espumoso 12%; Salto do Jacuí 13%; Arroio do Tigre 15%; Barros-Caçal 15%; Tunas 13%; StockSul 10%.
  24. Validação de médias mensais observadas e ajustes para sazonalidade (setembro a dezembro).
  25. 2026-07-31 14:20 – Parâmetros de margem (Markup/CMV) e limites de compra
  26. Variação de markup entre 1,6 e 1,85; definido 1,8 como padrão de trabalho para limites de compra.
  27. Acordado manter CMV padronizado nas análises até ajustes por loja conforme dados.
  28. 2026-07-31 14:28–15:06 – Análise por loja e papel da matriz
  29. Sobradinho: melhor sobra (~30%), aluguel baixo, limite de compras ~R$ 81 mil.
  30. Espumoso: ~R$ 76 mil; CMV ~55%; sobra ~18%; aluguel mais alto.
  31. Salto do Jacuí: ~R$ 76–82 mil; rentabilidade ~25%.
  32. Arroio do Tigre: ~R$ 95–105 mil; sazonalidade set–dez; ~23% rentabilidade.
  33. Barros-Caçal: ~R$ 94–95 mil; ~21% rentabilidade.
  34. Tunas: 2025 ~R$ 82 mil vs. 2026 (2 meses) ~R$ 104 mil; revalidar.
  35. StockSul: ~R$ 61–63 mil; compras ~R$ 35 mil; sobra ~4%; aluguel alto; função defensiva.
  36. Matriz: central de compras sem receita; separar custos administrativos (~R$ 46 mil/mês) do CMV centralizado na análise.
  37. 2026-07-31 (Apresentação de dados) – Consolidado financeiro e alocação de sobra
  38. Faturamento médio ≈ R$ 641.000/mês; CMV 55%; custos operacionais com provisões ≈ R$ 188.000/mês.
  39. Margem líquida de 15% (≈ R$ 96.000/mês).
  40. Alocação de sobra: R$ 20.000 PF (investimentos pessoais), R$ 10.000 PJ (reserva Cresol), R$ 66.000 capital de giro.
  41. 2026-07-31 (Gestão bancária e acompanhamento) – Tarifas e aplicações
  42. Centralizar movimentação financeira, revisar tarifas da conta garantia (Banco do Sul).
  43. Estreitar relação com Cresol para novas aplicações em nome da empresa.
  44. Cronograma de acompanhamento prático de fluxo de caixa: reuniões quinzenais conduzidas por John; Jaque/filha operarão as planilhas (“mão na massa”).
  45. 2026-07-31 (Organização interna) – Treinamento e organograma
  46. Perfil analítico de Jaque confirmado; satisfação com resultados e estruturação via organograma (Mariana).
  47. Continuidade para finalizar processos de RH e implementação operacional.

Lista de Responsáveis e Ações

Responsável | Ação a ser desempenhada | Prazo

--- | --- | ---

John (executivo) | Documentar markup-alvo mínimo (≥1,70) e diretrizes de arredondamento de preços | 2026-08-04

John (executivo), Jaque | Revisar composição de despesas fixas e variáveis; reconciliar gap de R$ 40 mil e validar custo com provisões (R$ 188 mil) | 2026-08-07

John (executivo) | Implementar pró-labore consolidado de R$ 20 mil na matriz; segregar retiradas pessoais/investimentos como pós-operação | 2026-08-05

John (executivo) | Corrigir planilha consolidada (nome “matriz”, vínculos de pró-labore, evitar duplicidades) | 2026-08-04

Jaque | Elaborar estudo de viabilidade para remodelagem da loja com alto aluguel (StockSul) – cenários atual vs. livraria/papelaria | 2026-08-14

Jaque | Formalizar controle de consumo interno (itens retirados da loja) como custo/retirada com registro mensal | 2026-08-09

John (executivo) | Validar percentuais e médias de faturamento 2026 por loja | 2026-08-04

John (executivo) | Confirmar CMV efetivo por loja e confrontar com padrão (markup 1,8) | 2026-08-06

John (executivo) | Calcular limites mensais de compra por loja (markup 1,8) | 2026-08-07

Jaque | Revisar contratos e negociar aluguéis (Espumoso, StockSul) | 2026-08-20

Jaque | Propor ações de mix/ticket para elevar sobra nas lojas com menor margem (Espumoso, StockSul) | 2026-08-20

John (executivo) | Consolidar relatório executivo de rentabilidade por loja e matriz (inclui papel estratégico da StockSul) | 2026-08-09

Cleiton (executivo) | Solicitar contato da gerente da Cresol com Jaque para formalizar aplicação PJ | 2026-08-15

Jaque | Iniciar e manter aplicação mensal programada de R$ 10.000,00 para a PJ (Cresol) | 2026-08-15 (início)

Jaque | Organizar e renegociar tarifas da conta garantia no Banco do Sul | 2026-08-15

John (executivo) | Agendar e conduzir reunião prática de preenchimento de fluxo de caixa (quinzenal) | Início até 2026-08-20

Jaque / Filha | Executar o preenchimento prático das planilhas compartilhando a tela (quinzenal) | Início até 2026-08-20

Equipe Executiva | Dar continuidade e finalizar processo de organização interna (organograma) | 2026-08-31 (sugerido)

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