Objetivo da Reunião:

Apresentar a primeira versão da nova ferramenta de CRM/funil comercial em desenvolvimento, validar a estrutura proposta junto à empresária, alinhar melhorias necessárias e discutir estratégias comerciais voltadas para fidelização, recorrência, campanhas promocionais, indicação e padronização do atendimento comercial.

1. Apresentação da Nova Estrutura de CRM Comercial

Foi apresentada a primeira versão da ferramenta de CRM desenvolvida para a Imagine Festas, tendo como objetivo manter a lógica de utilização já conhecida pela empresária, porém agregando novos controles e indicadores para transformar a ferramenta em um instrumento de gestão comercial.

Foi destacado que a ferramenta ainda está em fase de construção, com necessidade de ajustes técnicos e automatizações antes da versão final.

A proposta inicial foi manter informações já utilizadas atualmente pela empresa, evitando mudanças bruscas na rotina comercial, porém acrescentando novos campos estratégicos.

2. Estrutura dos Dados do CRM

Foram apresentados os principais campos que irão compor a nova ferramenta:

Cadastro do Cliente

Informações previstas:

1. Nome do cliente;
2. Contato;
3. Data de entrada no funil;
4. Data do último contato;
5. Tipo de serviço;
6. Origem do lead;
7. Etapa comercial;
8. Objeções;
9. Valor da venda;
10. Data do evento;
11. Observações gerais.

Foi discutida a necessidade de simplificar o preenchimento das datas, evitando separação entre dia, mês e ano, deixando o processo mais prático para utilização diária.

3. Estruturação do Funil Comercial

Foi apresentada a nova estrutura de etapas do funil comercial.

A proposta é substituir controles isolados por uma jornada organizada do cliente.

Etapas propostas:

1. Recepção do Contato

Momento inicial onde o cliente entra em contato.

Objetivo:

1. captar informações iniciais;
2. entender necessidade;
3. identificar tipo de evento.

2. Coleta de Informações

Etapa destinada ao levantamento das informações necessárias para elaboração da proposta.

3. Apresentação de Orçamento

Momento em que a proposta comercial é apresentada ao cliente.

4. Negociação

Fase de acompanhamento da decisão do cliente.

5. Aprovado

Cliente confirmou contratação.

6. Pós-venda

Etapa destinada ao relacionamento após execução do evento.

7. Encerrado

Finalização completa do relacionamento comercial.

Foi discutida a retirada do campo “status”, pois ele poderia gerar duplicidade de informações. A proposta é concentrar o controle apenas nas etapas do funil, tornando a visualização mais simples.

4. Controle de Follow-up Comercial

Foi apresentada uma funcionalidade de acompanhamento automático baseada na data do último contato.

O objetivo é que a ferramenta identifique clientes sem acompanhamento dentro do prazo definido.

Exemplo:

1. Recepção de contato → prazo de 1 dia;
2. Coleta de informações → prazo de 2 dias;
3. Apresentação de orçamento → acompanhamento conforme definido;
4. Pós-venda → prazo inicial definido de 15 dias.

Quando o prazo ultrapassar, o sistema indicará visualmente através de cores que existe necessidade de ação comercial.

5. Sistema Visual por Cores

Foi apresentada a possibilidade de utilizar cores para facilitar a gestão:

1. 🟠 Em negociação;
2. 🔴 Situações atrasadas ou clientes sem acompanhamento;
3. 🟢 Clientes aprovados;
4. 🔵 Clientes encerrados.

O objetivo é permitir que a empresária identifique rapidamente quais clientes precisam de atenção.

6. Dashboard Comercial e Indicadores

Foi apresentada a construção de um painel executivo dentro do CRM.

O dashboard terá como objetivo apresentar:

1. Quantidade de clientes por etapa do funil;
2. Clientes em negociação;
3. Clientes aprovados;
4. Clientes reprovados;
5. Clientes encerrados;
6. Ticket médio;
7. Taxa de conversão;
8. Volume de propostas.

Foi discutida a importância de consolidar esses dados para transformar o CRM em uma ferramenta de tomada de decisão comercial.

7. Inclusão de Dados de Aniversário e Estratégia de Recorrência

Foi discutida a inclusão de informações estratégicas relacionadas ao aniversário dos clientes.

A empresária informou que já coleta informações como data de nascimento das mães/responsáveis durante o processo contratual, pois isso permite identificar oportunidades futuras de relacionamento.

Foi definida a inclusão dos seguintes campos:

1. Data de nascimento do cliente;
2. Idade calculada automaticamente;
3. Data de aniversário do responsável/mãe.

Objetivo:

1. Criar campanhas futuras;
2. Identificar aniversários próximos;
3. Trabalhar recorrência;
4. Antecipar contatos comerciais.

8. Estratégia de Fidelização e Voucher

Foi apresentada a ideia de criação de um programa de voucher para clientes.

A proposta:

1. Cliente realiza uma decoração;
2. Recebe um benefício para próxima contratação;
3. Voucher possui validade;
4. Voucher é individual;
5. Não acumulativo.

Foi discutida a necessidade de registrar no CRM:

1. Cliente possui voucher? (Sim/Não);
2. Data de validade;
3. Histórico do benefício concedido.

A intenção é fortalecer:

1. recorrência;
2. retenção;
3. relacionamento pós-evento.

9. Campanha Comercial de Outubro – Mês das Crianças

Foi discutida uma campanha comercial para outubro visando aumentar volume de vendas dos kits Pegue e Monte.

A ideia inicial apresentada pela empresária:

1. Criar uma condição especial;
2. Estimular reservas;
3. Gerar entrada de caixa;
4. Movimentar principalmente os kits de menor ticket.

A estratégia inicial considerava:

1. Kits Peg e Monte tradicional;
2. Kits com balão;
3. Produções.

A empresária estimou como objetivo inicial gerar volume suficiente para cobrir custos fixos e fortalecer o caixa da empresa.

10. Discussão Sobre Sorteio/Premiação Comercial

Foi discutida uma campanha envolvendo uma premiação para clientes que realizassem reservas.

Durante a conversa foram avaliados:

1. Possíveis riscos jurídicos;
2. Necessidade de cuidado com utilização do termo “sorteio”;
3. Formatos alternativos de comunicação;
4. Possibilidade de trabalhar como condição especial, benefício ou premiação.

Foi destacada a necessidade de estruturar regras claras antes da divulgação.

11. Estratégia de Teste da Campanha

Foi discutida a importância de iniciar a campanha de forma controlada.

A sugestão foi:

1. Não iniciar com volume muito elevado;
2. Testar inicialmente uma quantidade menor de clientes;
3. Avaliar resultado;
4. Ajustar conforme desempenho.

A empresária demonstrou preocupação em não criar uma ação que gere prejuízo caso o volume esperado não seja alcançado.

12. Estratégia de Indicação

Foi discutida a criação futura de uma campanha de indicação.

Objetivo:

1. Recompensar clientes que indicam novos clientes;
2. Criar relacionamento com pessoas que divulgam a marca;
3. Transformar indicações espontâneas em processo comercial estruturado.

Foi identificado que existem pessoas que já indicaram clientes mesmo sem nunca terem contratado diretamente a empresa, demonstrando potencial para criação de programa específico.

13. Padronização do Atendimento Comercial

Foi identificado como necessidade futura a criação de:

1. Política de atendimento;
2. Scripts comerciais;
3. Jornada do cliente;
4. Tratamento de objeções;
5. Follow-ups estruturados.

A empresária relatou que atualmente possui algumas respostas e abordagens registradas manualmente, porém ainda não existe uma documentação formal.

Foi destacada a importância dessa estrutura para permitir futura contratação de apoio administrativo/comercial.