A reunião teve como objetivo principal a reestruturação das funções comerciais e administrativas, a definição de processos operacionais e a gestão de desempenho de colaboradores-chave. As discussões centraram-se na clarificação dos papéis de Jéssica (administrativo/financeiro) e Renan (comercial), na transferência de responsabilidades (carimbos para Cleon) e na abordagem de problemas de performance do arte-finalista (João Guilherme).
Decidiu-se formalizar a nova estrutura através de um organograma e descritivos de função atualizados. Para o comercial, serão implementadas rotinas de follow-up de orçamentos em 24 horas e métricas de produtividade. Para o arte-finalista, será aplicado um Plano de Melhoria de Performance (PIP) com metas claras, enquanto se inicia, em paralelo, um processo de recrutamento e seleção para uma eventual substituição. A contratação de um novo assistente comercial foi suspensa até que uma análise detalhada da carga de trabalho de Jéssica valide a real necessidade. Por fim, foram alinhados os próximos passos para a organização do fluxo financeiro e a preparação para uma conversa de feedback estruturada com o colaborador que apresenta erros recorrentes.
3. Tópicos Discutidos
Reestruturação de Funções e Divisão de Responsabilidades
- Definição do Papel de Jéssica: Jéssica manifestou desinteresse na área comercial e forte alinhamento com o administrativo/financeiro (faturamento, RH, compras). Foi decidido que ela assumirá integralmente essas funções, reportando-se a Rosi. Sua ajuda ao comercial será pontual e condicionada à conclusão de suas tarefas prioritárias. Foi mencionado que ela consideraria deixar a empresa se fosse mantida no comercial.
- Definição do Papel de Renan: Renan será 100% focado na área comercial, responsável por atendimento (incluindo WhatsApp), elaboração e envio de orçamentos, e follow-up. Ele será retirado da gestão de carimbos.
- Transferência da Área de Carimbos para Cleon: A responsabilidade pela área de carimbos será transferida para Cleon, um colaborador com 16-17 anos de empresa que atua como impressor offset. Rosi identificou tempo ocioso em sua rotina e já realizou uma conversa preliminar. Cleon solicitou aumento salarial e foi orientado a aguardar a reestruturação. A mudança será formalizada em seu descritivo de cargo.
- Papel da Gestora (Rosi): Rosi atuará em um nível estratégico de aprovação e gestão, supervisionando o setor de papel (cuja demanda diminuiu) e realizando o primeiro contato com clientes que procuram o "dono", direcionando a finalização para Renan.
- Acompanhamento da Gestão: Foi reforçada a importância do papel de Rosi na cobrança e acompanhamento contínuo para que a equipe internalize as novas rotinas. Reconheceu-se que, com cobrança, as entregas acontecem.
- Contratação Suspensa: A proposta de contratar um novo assistente comercial foi suspensa. A decisão será reavaliada após uma análise detalhada da carga de trabalho de Jéssica para validar a necessidade com base em dados concretos.
Definição de Processos e Rotinas Operacionais
- Rotina de Orçamentos e Follow-up: Foi identificado que a perda de foco e interrupções causam atrasos nos orçamentos. A diretriz é que orçamentos baseados em projetos (com medidas) sejam executados sem visita prévia. Será implementado um procedimento de follow-up obrigatório em até 24 horas após o envio de cada orçamento para qualificar o retorno do cliente.
- Formalização e Comunicação: Um novo organograma será criado e apresentado à equipe em uma reunião de 30-45 minutos. Os descritivos de função de Jéssica, Renan e Cleon serão atualizados para refletir as novas responsabilidades. Um fluxograma macro de processos, já iniciado, será retomado.
- Análise de Carga de Trabalho: Para validar a carga de trabalho de Jéssica (e a decisão sobre nova contratação), será criado um programa de atividades detalhado, mensurando o tempo necessário para cada tarefa e confrontando com possíveis ociosidades (como o uso de celular particular).
- Normas de Conduta: Foi destacada a necessidade de estabelecer e comunicar regras claras, especialmente sobre o uso de celular durante o horário de trabalho, para reduzir distrações e aumentar o foco.
Gestão de Desempenho do Arte-Finalista (João Guilherme)
- Problemas Identificados: O colaborador, um jovem de aproximadamente 22 anos, apresenta alto índice de erros, desatenção, retrabalho e perda de material, frequentemente por leitura incompleta de pedidos e foco disperso (uso de celular).
- Histórico e Potencial: Conversas anteriores não surtiram efeito consistente. No entanto, o colaborador demonstrou comprometimento em uma situação emergencial, e a empresa investiu em sua capacitação, indicando interesse em desenvolvê-lo.
- Estratégia de Abordagem: Será realizada uma conversa de feedback direta, estruturada e assertiva, apresentando dados concretos sobre a frequência e o impacto dos erros. A equipe BG (Matheus e Mariana) apoiará Rosi na preparação do script, utilizando a ferramenta de "análise box" e a política de feedback da empresa.
- Plano de Ação: Será implementado um Plano de Melhoria de Performance (PIP) com metas claras (ex: redução de erros), prazos e indicadores. Em paralelo, será iniciado um processo de Recrutamento e Seleção (R&S) para a posição, como medida de precaução e para permitir uma substituição rápida, caso não haja melhora.
Organização do Fluxo Financeiro
- Foi alinhado que Matheus apresentará e organizará o fluxo financeiro com Rosi.